Le succès du lancement et de la pérennisation d’une activité de consultant informatique indépendant réside dans la capacité du professionnel à trouver suffisamment de nouvelles missions après avoir réalisé les premiers contrats qui l’on incité à se lancer. Le travail de prospection est primordial pour développer une activité de consultant informatique indépendant au-delà des premiers contrats décrochés.
Lorsque le consultant informatique est décidé à démarrer son activité indépendante, le processus de création d’entreprise peut être enclenché. Nous insisterons dans ce dossier sur les points suivants :
- La réalisation du prévisionnel financier, utile même si le consultant informatique n’a pas de demande de financement à effectuer et que le projet est relativement simple,
- Le choix du statut juridique, un paramètre important pour démarrer sur de bonnes bases,
- La compréhension des règles de gestion, notamment au niveau de la fiscalité, des cotisations sociales et des obligations en matière de facturation / comptabilité.
Le prévisionnel financier du consultant informatique indépendant
Les prévisions de chiffre d’affaires
Dans la plupart des cas, il est relativement simple de budgétiser le chiffre d’affaires sur les premiers mois, voire la première année d’activité. En effet, le futur consultant informatique a bien souvent un ou plusieurs contrats en bonne voie avant de se lancer.
Les projections peuvent être plus compliquées au-delà de ces premières missions compte tenu de l’incertitude sur les futurs contrats.
L’activité d’un consultant informatique peut être irrégulière, il peut s’écouler une période entre deux missions durant laquelle aucun chiffre d’affaires ne sera généré. Le consultant informatique réalisera de la prospection à ce moment-là, travail qui ne génère pas de chiffre d’affaires mais qui est essentiel pour pérenniser l’activité.
En fonction des missions réalisées, il peut être compliqué de trouver également le temps de prospecter durant la réalisation des prestations. Il est donc nécessaire de tenir compte de ces irrégularités possibles au niveau du chiffre d’affaires dans le prévisionnel financier.
Les prévisions de dépenses
Pour exercer son activité, le consultant informatique supporte en général peu d’investissements importants. Dans le prévisionnel financier, il faut budgétiser les frais et charges suivants :
- Les achats de matériel informatique,
- Les achats ou location de logiciels informatiques,
- Les frais de déplacement pour se rendre chez les clients (frais de transport, frais de restauration),
- Les frais de fonctionnement de l’entreprise (frais de compte bancaire, honoraires du cabinet comptable, assurance professionnelle…),
- Les frais d’abonnement téléphonique et internet.
Ensuite, le poste essentiel de dépenses concerne les cotisations sociales du consultant informatique indépendant. Leur budgétisation dépend du revenu du professionnel et de son régime social. Voici quelques conseils pour les budgétiser :
- Au régime micro-entreprise, le calcul est simple : on applique le taux en vigueur au montant du chiffre d’affaires encaissé. Pour les professionnels bénéficiaires de l’ACCRE, des taux réduits spécifiques sont prévus sur trois ans.
- Pour les consultants affiliés au régime social des travailleurs indépendants, il faut budgétiser entre 40% et 45% de cotisations sociales par rapport au revenu. Ce taux est approximatif, il fluctue en fonction du niveau de revenu. Un expert-comptable peut les calculer précisément.
- Pour les consultants affiliés au régime général de la sécurité sociale, il faut budgétiser 85% de cotisations sociales par rapport au montant du salaire net. Ce taux est également approximatif, il dépend du niveau de revenu.
Nous conseillons d’établir un prévisionnel tenant compte des dépenses réelles prévues même au cas où il est prévu de créer une micro-entreprise. Cela permet de calculer la rentabilité réellement attendue de la future activité.
Le statut juridique du consultant informatique indépendant
Pour exercer son activité, le consultant informatique doit créer une entreprise. Pour cela, il doit commencer par choisir un statut juridique. Le statut choisi détermine les formalités à accomplir pour immatriculer l’entreprise.
Les statuts juridiques possibles : entreprise individuelle, EIRL, EURL, SASU
Plusieurs options sont possibles :
- L’entreprise individuelle, avec une option possible pour le régime de l’EIRL,
- L’EURL,
- La SASU.
Chacun de ces statuts juridiques obéit à des règles juridiques, fiscales et sociales qui lui sont propres. Il faut en avoir connaissance pour choisir le type de structure juridique à créer. Les formalités de création d’entreprise à accomplir dépendent également du statut juridique choisi.
Les tableaux comparatifs du dossier suivant vous permettront de cerner correctement les différences entre chacun de ces statuts juridiques : Tableau comparatif EI / EIRL / EURL / SASU.
Le statut juridique pour un projet à plusieurs associés
Si le consultant informatique projette de s’associer avec d’autres professionnels, il doit alors constituer une société pluripersonnelle. En général, la société prend la forme d’une SARL ou d’une SAS.
Pour bien appréhender les différences entre ces deux structures, nous vous conseillons de consulter ces publications :
Le portage salarial, une solution pour démarrer une activité de consultant informatique
Le démarrage d’une activité de consultant informatique peut s’effectuer par le biais du portage salarial. Cette solution est située à mi-chemin entre le salariat et la création d’entreprise.
Le portage salarial permet au consultant informatique d’être sous contrat de travail avec une société de portage. Il exerce ensuite ses missions de manière totalement indépendante. La société de portage se charge de facturer les clients du consultant informatique, puis lui rétribue une partie du chiffre d’affaires réalisé sous forme de salaires. Durant sa mission, le consultant informatique cotise à l’assurance chômage et il y est éligible à l’issue de sa mission.
En fonction des projets, le portage salarial peut être une solution intéressante pour le consultant informatique qui entame une activité indépendante.
La fiscalité du consultant informatique indépendant
En matière de fiscalité des bénéfices, il est nécessaire de dissocier l’imposition qui a lieu au niveau de l’entreprise de celle supportée directement par le consultant. Toutefois, il y a une « transparence fiscale » lorsque l’entreprise est au régime micro-entreprise ou au régime de la déclaration contrôlée.
Ensuite, le consultant informatique indépendant est assujetti à la TVA dans le cadre de son activité, sauf s’il relève du régime de la franchise en base de TVA.
L’imposition des bénéfices réalisés par l’entreprise
Comme évoqué ci-dessus, il y a un mécanisme de transparence fiscale lorsque l’entreprise est au régime micro-entreprise ou au régime de la déclaration contrôlée. Cela signifie que l’entreprise ne supporte aucune imposition sur les bénéfices : c’est le consultant qui supporte personnellement l’imposition des bénéfices de l’entreprise.
Lorsque l’entreprise est soumise à l’impôt sur les sociétés, elle est redevable de cet impôt calculé sur les bénéfices. Un taux fixe est dans ce cas appliqué sur le bénéfice fiscal (bénéfice calculé en tenant compte des dépenses réellement engagées et déductibles fiscalement). Un taux réduit est possible sur une partie des bénéfices.
Vous retrouverez toutes les informations nécessaires à ce sujet ici : Taux et calcul de l’IS.
L’imposition personnelle du consultant informatique indépendant
Les modalités d’imposition à l’impôt sur le revenu du consultant informatique indépendant dépendent du régime fiscal de l’entreprise.
Les règles sont les suivantes :
- Si l’entreprise est au régime micro-entreprise, le consultant est imposé sur la base d’un bénéfice calculé forfaitairement d’après le montant des recettes qu’il encaisse. Un système de versement libératoire d’impôt sur le revenu est également possible sous conditions. Nous expliquons cela ici : le régime micro-entreprise.
- Si l’entreprise est au régime de la déclaration contrôlée, le consultant est imposé à l’impôt sur le revenu, dans la catégorie des bénéfices non commerciaux (BNC), sur le montant du bénéfice réellement réalisé.
- Si l’entreprise est à l’impôt sur les sociétés, le consultant est imposé à l’impôt sur le revenu sur le montant de ses rémunérations dans la catégorie des traitements et salaires, et sur le montant de ses dividendes dans des revenus de capitaux mobiliers (application du prélèvement forfaitaire unique ou option pour le barème progressif).
La TVA du consultant informatique indépendant
En fonction des options fiscales choisies à l’occasion de la création de l’entreprise, le consultant informatique indépendant peut relever :
- Du régime de la franchise en base de TVA. Dans cette configuration, les clients sont facturés en hors taxes et il faut porter la mention suivante sur toutes les factures : . La TVA payées sur les dépenses n’est pas récupérable.
- D’un régime réel d’imposition à la TVA. Dans cette configuration, les clients sont facturées TTC suite à l’application de la TVA sur le montant hors taxes des prestations. La TVA est exigible à l’encaissement, c’est-à-dire lorsque le client effectue un règlement (total ou partiel). La TVA payées sur les dépenses est récupérable.
Le régime social du consultant informatique indépendant
Le consultant informatique indépendant est affilié à un régime de sécurité sociale dans le cadre de son activité. Celui-ci dépend du statut juridique employé.
Les règles en la matière sont les suivantes :
- L’activité est exercée en entreprise individuelle, en EIRL ou en EURL : affiliation au régime social des travailleurs indépendants, même en l’absence de versement d’une rémunération.
- L’activité est exercée en SASU : affiliation au régime général de la sécurité sociale en cas de versement d’une rémunération.
Le régime social des travailleurs indépendants
Le consultant informatique qui exerce son activité par l’intermédiaire d’une entreprise individuelle, d’une EIRL ou d’une EURL est affilié au régime social des travailleurs indépendants. En dehors du régime micro-entreprise, le poids des cotisation sociales représente à peu près 40 à 45% du montant revenu soumis à celles-ci.
Le principe de calcul et de paiement des cotisations sont les suivants :
- Si l’entreprise est au régime micro-entreprise, le consultant relève du régime micro-social simplifié.
- Si l’entreprise est au régime de la déclaration contrôlée, les cotisations sociales du consultant sont calculées sur la base du bénéfice qu’il réalise. Il paie des cotisations à titre provisionnel puis une régularisation est établie lorsque son revenu définitif est connu.
- Si l’entreprise est à l’impôt sur les sociétés, les cotisations sociales du consultant sont calculées sur la base du montant de ses rémunérations et, le cas échéant, sur une partie de ses dividendes. Il paie des cotisations à titre provisionnel puis une régularisation est établie lorsque son revenu définitif est connu.
Aucun bulletin de paie ne doit être établi.
Lorsque l’activité est exercée en EURL, le montant de la rémunération et sa composition (fixe ou variable) sont déterminés directement dans les statuts de la société ou dans un procès-verbal de décision de l’associé unique.
Le régime général de la sécurité sociale
Le consultant informatique qui exerce son activité par l’intermédiaire d’une SASU est affilié au régime général de la sécurité sociale. Il s’agit du même régime que celui dont relèvent les salariés sous contrat de travail.
Il perçoit un salaire net et reverse les cotisations salariales et patronales aux caisses de sécurité sociale dont il dépend. Un bulletin de salaire doit être établi à l’occasion du versement de chaque rémunération. Le poids des cotisations sociales (salariales et patronales) représente à peu près 85% du salaire net.
Le montant de la rémunération et sa composition (fixe ou variable) sont déterminés directement dans les statuts de la SASU ou dans un procès-verbal de décision de l’associé unique.
Le consultant, en tant que mandataire social, ne paie pas de cotisations chômage. Au niveau de la retraite, il doit cotiser aux caisses cadres.
La comptabilité et la facturation du consultant informatique indépendant
Nous évoquerons ici deux points importants pour le consultant informatique indépendant : la gestion de la facturation des clients et les obligations comptables auxquelles il doit se conformer.
La facturation des prestations aux clients
Suite à la réalisation de ces prestations, le consultant informatique doit remettre une facture aux clients. La facturation est obligatoire dans le cadre de toute prestation de services entre professionnels, ce qui est quasi-systématiquement le cas pour un consultant informatique indépendant.
Une facture doit être établie en respecter des règles précises, notamment au niveau des informations à y faire figurer. Nous vous donnons toutes les informations nécessaires ici : les mentions sur les factures.
Egalement, ce dossier aborde la gestion de la facturation du consultant en détail : La facturation du consultant indépendant.
Les obligations comptables
Peu importe la configuration juridique et fiscale de son entreprise, le consultant informatique indépendant a des obligations comptables à respecter. Voici les règles :
- Si l’entreprise est au régime micro-entreprise, le consultant informatique doit tenir un livre des recettes. Nous évoquons ce point en détail ici : La comptabilité des micro-entreprises.
- Si l’entreprise est au régime de la déclaration contrôlée, le consultant informatique doit tenir une comptabilité de trésorerie. Nous évoquons ce point en détail ici : Le régime de la déclaration contrôlée. Dans cette configuration, un expert-comptable est souvent nécessaire.
- Si l’entreprise est au régime de l’impôt sur les sociétés, le consultant informatique doit tenir une comptabilité d’engagement. Il peut toutefois tenir une comptabilité de trésorerie si l’entreprise est au régime simplifié d’imposition. Dans cette configuration, un expert-comptable est également nécessaire.
Enfin, les consultants indépendants au régime de la déclaration contrôlée doivent adhérer à un centre de gestion agréé. A défaut, le montant de leur bénéfice imposable est majoré de 25%.
