Les sociétés de domiciliation : définition, utilité et critères de choix

Les sociétés de domiciliation proposent des prestations très utiles, principalement adaptées aux entreprises en cours de constitution / fraîchement créées ou à celles qui disposent d’un budget réduit et qui n’ont pas forcément besoin d’un local commercial. Elles leur permettent de disposer rapidement et à moindre coût d’une adresse administrative. Mais pas seulement : elles proposent également de nombreux autres services : accueil, secrétariat, location d’espaces de travail… Voici un dossier consacré aux sociétés de domiciliation répondant aux questions :

Qu’est-ce qu’une société de domiciliation ?

Les sociétés de domiciliation fournissent des adresses administratives aux entreprises immatriculées au registre du commerce et des sociétés (RCS) ou au répertoire des métiers (RM). Leurs services concernent donc aussi bien les sociétés (SA, SNC, SARL, SAS, EURL, SASU…) que les entreprises individuelles. Les micro-entreprises peuvent également y avoir recours, de même que les associations et les sociétés civiles (y compris les SCI).

L’adresse, quant à elle, correspond obligatoirement au siège social. Lorsque le siège se situe à l’étranger, l’adresse peut correspondre à un établissement. Elle est destinée à recevoir le courrier. La détermination de l’adresse du siège social n’est pas à prendre à la légère. Cette décision est très importante car elle détermine notamment la nationalité de l’entreprise, le droit qui lui sera applicable et les administrations territorialement compétente (greffe, impôts…).

L’activité de domiciliation fait l’objet d’un encadrement légal. Pour proposer de tels services, les sociétés concernées doivent obtenir un agrément préfectoral, délivré pour une durée de cinq ans renouvelable. Pour cela, elles doivent remplir de nombreuses conditions (honorabilité des dirigeants, locaux conformes, assurance responsabilité civile professionnelle…) et déposer un dossier auprès de la préfecture dont elle dépend.

Est-il obligatoire de domicilier son entreprise ?

Vous devez obligatoirement déclarer une adresse pour votre entreprise. A minima, il doit s’agir de votre siège social. Cette information est, en effet, obligatoire pour immatriculer votre société.

Cela dit, aucun texte de Loi ne vous oblige à domicilier votre entreprise au sein d’une société de domiciliation. Vous êtes donc libre de le faire (ou non). Vous avez, par exemple, tout à fait la possibilité de domicilier votre entreprise chez le dirigeant, dans un local commercial loué ou acheté ou même dans les locaux d’une autre entreprise.

Cela dit, si vous n’avez pas d’autre alternative, le recours à une société de domiciliation solution s’avère être une solution intéressante. Elle présente, en effet, de nombreux avantages.

Quels sont les avantages et les inconvénients de la domiciliation commerciale ?

Les points forts

Tout d’abord, les sociétés de domiciliation commerciale proposent des adresses situées dans des quartiers prestigieux de grandes villes (comme l’Avenue des Champs Élysées à Paris, par exemple). L’entreprise domiciliée y reçoit son courrier, ce qui signifie que les partenaires qui lui écrivent ont connaissance de cette adresse. Une adresse renommée peut contribuer à valoriser l’image de l’entreprise auprès de ses clients, de ses fournisseurs et des banques.

Avoir recours à la domiciliation commerciale peut également permettre de protéger certaines informations personnelles sensibles. En effet, lorsqu’une société opte pour la domiciliation dans le local d’habitation de son dirigeant, ce dernier voit son adresse personnelle rendue publique et accessible à tous, gratuitement et facilement (sur le site Internet de l’entreprise, par exemple, ou sur le site des greffiers des tribunaux de commerce infogreffe.fr).

Dans de nombreux cas, les sociétés de domiciliation font économiser de l’argent aux entreprises domiciliées. Leurs lieux d’implantation bénéficient généralement d’une fiscalité privilégiée en matière de contribution foncière des entreprises (CFE). Ainsi, les locataires bénéficient d’une imposition moins importante que celle en vigueur dans les autres solutions.

Enfin, il faut préciser que la domiciliation commerciale est une solution plus flexible sur le plan juridique que celle du bail commercial (3-6-9 années). Avec elle, l’entreprise domiciliée peut résilier son contrat tous les trimestres. À défaut, la location se poursuit tacitement, pour une durée identique : un trimestre.

Les limites

La domiciliation commerciale comporte toutefois quelques limites. Tout d’abord, cette solution ne permet pas d’exercer une activité physique au sein de l’établissement déclaré en tant que siège social. Dans la plupart des autres solutions de domiciliation, c’est possible. Des restrictions peuvent toutefois exister en cas de domiciliation dans le local d’habitation du représentant légal.

Ensuite, la domiciliation commerciale génère un coût récurrent pour l’entreprise. Il est, certes, généralement assez faible mais un système d’options payantes peut venir l’alourdir en conséquence. Certaines sociétés facturent en supplément la réexpédition hebdomadaire du courrier, la numérisation journalière, ou encore la permanence téléphonique.

Que faut-il faire pour établir son adresse chez une société de domiciliation ?

Pour utiliser les services d’une société de domiciliation, vous devez obligatoirement signer un contrat avec elle. Il formalisme les engagements de chaque partie. Le contrat de domiciliation doit comprendre de nombreuses mentions, comme : les prestations assurées par le domiciliataire, la durée du service, l’adresse exacte, les obligations du domicilié et de la société de domiciliation, le numéro de son agrément préfectoral, etc.

Vous l’aurez donc compris, votre principal travail consistera, pour trouver une adresse administrative, à :

1. Choisir une société de domiciliation en ligne ainsi qu’une adresse précise,
2. Analyser les conditions financières et juridiques de la domiciliation,
3. Signer une convention écrite (contrat de domiciliation).

Une fois le contrat signé, il vous appartient de procéder aux formalités de déclaration : immatriculation (si vous créez votre entreprise) ou transfert de siège social (si votre société est déjà immatriculée).

Quels sont les services proposés par une société de domiciliation ?

Les domiciliataires proposent, en supplément de la domiciliation commerciale, beaucoup d’autres services. Elles peuvent, par exemple, se charger d’une partie de la gestion administrative de votre entreprise : accueil et standard téléphonique, gestion des courriers (réception, envoi, ré-expédition)…

De plus, la plupart mettent à la disposition de leurs clients des locaux : bureaux, salles de réunion, espaces de coworking, etc. Loués à la journée, à la mi-journée voire à l’heure, ils vous permettent de bénéficier d’un lieu pour travailler, recevoir vos clients et effectuer vos réunions.

Certaines sociétés de domiciliation proposent même de créer des entreprises et mettent à disposition de ceux qui le souhaitent une assistance juridique.

Combien coûtent les services d’une société de domiciliation ?

Les sociétés de domiciliation proposent, en général, des packs. Leur coût dépend du lieu dans lequel vous envisagez de fixer l’adresse : à Paris ou en Province. Également, il sera plus important si vous choisissez de domicilier votre entreprise dans un endroit prestigieux. Votre statut juridique a aussi une influence sur le prix (domicilier une société coûte plus cher qu’une micro-entreprise). Il faut compter, en moyenne, entre 10 euros hors taxes et 70 euros hors taxes par mois pour une simple domiciliation.

Ensuite, le prix dépend également (et surtout !) des services additionnels que vous avez souscrits. Toutes les options sont payantes et le coût final peut augmenter de façon très importante. À titre d’exemple, la réexpédition est facturée environ 15 euros par mois et la permanence téléphonique entre 50 et 100 euros par mois. Les locations d’espaces de travail font également l’objet d’une facturation complémentaire.

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Comment choisir sa société de domiciliation ?

La plupart des sociétés de domiciliation proposent d’adhérer à leurs services en ligne. Vous pouvez ainsi trouver rapidement le prestataire qui répond à vos besoins. Pour cela, faîtes des recherches sur Internet, prenez connaissance des avis des utilisateurs, appréciez leurs commentaires, comparez les prix et les prestations et faîtes un choix.

Avant de vous engager avec un prestataire, vérifiez qu’il dispose bien d’un agrément préfectoral, indispensable à l’exploitation de son activité. Lisez attentivement le contrat de domiciliation et analysez les clauses sensibles : durée du contrat, conditions de la résiliation, etc.

Ayez toujours à l’esprit que la flexibilité a un coût. Les offres sans engagement sont généralement plus onéreuses que celles qui prévoient une durée déterminée. Méfiez-vous également des tarifs trop alléchants. Ces offres peuvent présenter de nombreux « frais cachés ».

Enfin, interrogez-vous sur le périmètre des prestations souhaitées. Certains acteurs sont des spécialistes de la domiciliation, d’autres l’intègrent dans une offre plus large de services aux entrepreneurs (création, juridique, comptabilité). Les deux approches correspondent à des besoins différents.

Que propose notre partenaire LegalPlace en matière de domiciliation ?

Notre partenaire LegalPlace, société de services juridiques en ligne propose notamment une prestation de domiciliation dans le 2ème arrondissement de Paris.

Son offre (17 € hors taxes par mois pour les micro-entrepreneurs, SCI et associations et 25 € HT par mois pour les sociétés (SAS, SASU, SARL, EURL)) comprend les prestations suivantes :

• Réception du courrier, numérisation et mise à disposition sur un espace client en ligne,
• Renvoi à domicile des courriers sensibles (pièces d’identité notamment),
• Utilisation ponctuelle de l’adresse pour recevoir clients et partenaires.

Par ailleurs, LegalPlace propose de nombreux services complémentaires utiles aux entrepreneurs. N’étant pas un acteur spécialisé uniquement sur la domiciliation, la plateforme propose également la création d’entreprise en ligne, les formalités juridiques courantes (transfert de siège, modification statutaire, fermeture…), une offre de comptabilité, un compte bancaire en ligne et une solution de facturation conforme à la nouvelle réglementation.