Si vous choisissez de domicilier votre entreprise au sein d’une société spécialisée (société de domiciliation), vous devrez obligatoire signer un contrat. La loi prévoit, en effet, que la domiciliation donne lieu à l’établissement d’un écrit. Elle encadre également certaines dispositions qu’il contient. Vous avez tout intérêt à les connaître pour comprendre la portée de vos engagements. Voici les points importants à regarder dans un contrat de domiciliation :
- Les obligations du domiciliataire
- Les obligations du domicilié
- La durée de domiciliation
- Le prix de la prestation et des options
Les obligations de la société de domiciliation
Tout d’abord, la société de domiciliation commerciale doit disposer d’un agrément et avoir demandé son immatriculation au registre du commerce et des sociétés (RCS). Pour cela, elle doit réunir de nombreuses conditions, parmi lesquelles :
- Mettre à disposition des locaux assurant une confidentialité suffisante, permettant des réunions régulières ainsi que la tenue et la conservation des documents obligatoires (livres, registres…) ;
- Ne pas avoir fait l’objet de diverses condamnations ou de sanctions disciplinaires/administratives entraînant un retrait de l’agrément de l’activité de domiciliation.
Bien évidemment, le domiciliataire doit être propriétaire des locaux ou justifier, à minima, d’un bail commercial. La référence de son agrément préfectoral doit figurer clairement dans le contrat de domiciliation.
Enfin, la société de domiciliation dispose d’obligations déclaratives spécifiques vis-à-vis du greffe du tribunal de commerce et des organismes fiscaux et sociaux.
Les obligations de l’entreprise domiciliée
L’entreprise domiciliée doit s’engager à utiliser les locaux comme siège social ou comme agence, représentation ou succursale si son siège se situe à l’étranger. Si plusieurs sociétés appartenant à un même groupe sont domiciliées au même endroit, un seul contrat suffit, dans la mesure où l’une d’entre elles dispose de la jouissance des locaux.
Lorsqu’un changement l’affecte, elle doit en informer la société de domiciliation. Cela concerne notamment la transformation en une autre forme juridique, la modification de l’objet social ainsi que tout changement concernant les représentants légaux (remplacement, changement d’adresse…).
L’entreprise domiciliée doit transmettre à son domiciliataire plusieurs justificatifs et notamment un projet de statuts ou un extrait Kbis. Elle doit également donner mandat au domiciliataire de recevoir, en son nom, toute notification.
La durée du contrat de domiciliation
Le code de commerce impose une durée minimale de trois mois pour le contrat. Elle est renouvelable par tacite reconduction, sauf préavis de résiliation. Aucun contrat ni aucune clause ne peuvent déroger à ces règles d’ordre public. En général, la résiliation peut intervenir à tout moment, après une période incompressible de 3 mois.
De nombreuses sociétés de domiciliation en ligne mettent en avant des offres « sans engagement » mais la formule s’avère quelque peu trompeuse. En réalité, la prestation de domiciliation ne peut durer moins de 3 mois. D’ailleurs, lorsque vous vous engagez, le domiciliataire vous réclame immédiatement une somme d’argent qui correspond à 3 mois de redevances…
Le tarif de la domiciliation et celui des options au contrat
Le contrat doit mentionner le tarif en vigueur pour la prestation de domiciliation ainsi que celui des options mises à votre disposition. Il peut également prévoir les modalités de revalorisation du prix (indexation par exemple). Vous devez faire preuve d’une attention particulière à ce niveau.
En effet, certaines sociétés de domiciliation proposent des tarifs extrêmement bas la première année. Mais seulement la première année… Au-delà, une augmentation importante du prix peut venir effacer le gain réalisé la première année. Pour apprécier cela, vous devez tenir compte de votre durée d’engagement. Prenez également connaissance des options incluses dans votre forfait et celles qui ne le sont pas. Car ces dernières feront l’objet d’une facturation complémentaire…
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