L’étendue des obligations comptables du programmeur informatique indépendant va dépendre du statut juridique sélectionné pour son entreprise, et également du régime d’imposition des bénéfices choisi (impôt sur le revenu ou impôt sur les sociétés). Ces obligations sont très allégées pour l’entreprise individuelle (EI) soumise au régime micro-entreprise. Elles sont plus importantes pour l’EI soumis au régime de la déclaration contrôlée (impôt sur le revenu), puis pour l’EI qui a opté pour l’impôt sur les sociétés. Enfin, elles sont complètes pour les sociétés. Voici un dossier qui répond à la question : quelles sont les obligations comptables d’un programmeur informatique indépendant ?
Obligations comptables du freelance informatique qui exerce en société
Le programmeur informatique qui exerce son activité indépendante en société a de nombreuses obligations comptables.
Tenue d’une comptabilité commerciale
Les sociétés doivent obligatoirement tenir une comptabilité d’engagement, de type « créances et dettes ». Le programmeur informatique doit enregistrer, d’un côté, toutes ses factures d’achats et de ventes à leur date d’établissement (et non à la date de leur règlement) et, de l’autre, les paiements. Un allègement existe toutefois pour les sociétés qui relèvent du régime simplifié d’imposition, dont le chiffre d’affaires ne dépasse pas 286 000 €. Elles peuvent opter pour la comptabilité super-simplifiée : tenue d’une comptabilité de trésorerie au cours de l’année, et constatation des créances et des dettes à la clôture de l’exercice comptable.
Les livres comptables obligatoires
Les sociétés doivent tenir deux livres comptables obligatoires : le grand-livre et le livre-journal. Le livre-journal comprend toutes les écritures comptables de la société, classées par ordre chronologique. Le livre-journal centralise toutes les écritures contenues dans les journaux auxiliaires (achats, ventes, banque, etc.). Le grand-livre, quant à lui, reprend les mêmes informations que le livre-journal, mais il les classe par numéros de compte. L’ordre dépend du plan comptable utilisé par l’entreprise. Il peut également jouer un rôle centralisateur.
Établissement et dépôt de comptes annuels
Les sociétés doivent, sans exception, établir des états financiers chaque année. On les appelle les comptes annuels. Ces derniers comprennent un bilan, un compte de résultat et une annexe. Il existe toutefois de nombreuses mesures d’allègements. Par exemple, les micro-sociétés sont dispensées d’annexe. Les petites sociétés peuvent présenter des états financiers simplifiés. Cela dit, après avoir établi les comptes annuels, il convient de les faire approuver par les associés, et les déposer au greffe du tribunal de commerce chaque année.
Obligations comptables du freelance informatique en entreprise individuelle
Entreprise individuelle à l’impôt sur le revenu
La plupart du temps, le programmeur informatique exerce une activité non-commerciale, et plus particulièrement libérale. C’est notamment le cas lorsque son travail consiste à fournir des prestations principalement intellectuelles. Dans cette situation, il relève du régime des Bénéfices Non Commerciaux (BNC). En revanche, certaines activités relèvent, au contraire, des Bénéfices Industriels et Commerciaux (BIC), comme les activités de ventes de logiciel par exemple. Ici, nous nous intéressons uniquement au freelance qui relève des BNC.
Le régime micro-entreprise (micro-BNC)
Le régime micro-BNC s’applique sous conditions de chiffre d’affaires. Ce dernier ne doit pas dépasser 83 600 €. L’entrepreneur bénéfice alors d’une dispense de comptabilité. Il ne doit pas enregistrer d’écritures comptables, ni établir de comptes annuels. Ses obligations comptables se limitent à tenir un livre des recettes (seul livre comptable obligatoire, dont la tenue est réglementée), et à conserver ses justificatifs à l’appui. Il doit ouvrir un compte bancaire dédié à son activité si ses recettes dépassent 10 000 euros par an, pendant 2 années consécutives.
Le régime réel d’imposition : la déclaration contrôlée
La comptabilité des titulaires de BNC consiste à tenir deux registres obligatoires :
- Le livre-journal des recettes et des dépenses : c’est le même livre que celui présenté ci-dessus, sauf qu’il n’est pas tenu de la même façon. On enregistre les recettes et les dépenses qu’à leur date de paiement (et non à la date de facturation) ;
- Le registre des immobilisations : c’est un document qui précise, pour chaque bien ayant une valeur importante et utilisé pour l’activité professionnelle, la date d’acquisition, le coût d’achat et le montant des amortissements déduits (au cours de l’année, et cumulés).
Ici, ce sont les règles de la comptabilité de trésorerie qui s’appliquent, et non celles de la comptabilité d’engagement. Pour le reste, le freelance doit établir, chaque année, un bilan et un compte de résultat. L’annexe est facultative. Aucun dépôt au greffe n’est requis.
Entreprise individuelle à l’impôt sur les sociétés (IS)
L’entreprise individuelle soumise à l’IS relève des bénéfices industriels et commerciaux (BIC), même si l’activité exercée est de nature libérale. S’il a opté pour l’IS, le freelance en informatique doit tenir une comptabilité d’engagement, de type « créances et dettes » comme les sociétés traditionnelles. Toutefois, à leur différence, il ne doit pas établir de comptes annuels, ni les déposer au greffe. Il doit tenir un livre-journal et un grand-livre.