La micro-entreprise, et plus particulièrement l’entreprise individuelle ayant opté pour le régime micro-entreprise, bénéficie d’une dispense totale de comptabilité. Dans cette configuration, la micro-entreprise ne doit pas tenir de livre-journal, ni de grand-livre. Elle ne doit pas enregistrer d’écritures comptables dans des journaux. Elle n’a pas non plus à établir de comptes annuels, ni à envoyer de liasse fiscale à l’administration. En revanche, elle doit tenir un livre des recettes. De plus, si elle exerce une activité commerciale ou artisanale, elle a l’obligation de remplir un registre des achats. Voici les informations essentielles à retenir au sujet des livres comptables obligatoires en micro-entreprise : le livre des recettes et le registre des achats.
Le livre des recettes : document obligatoire pour tous les micro-entrepreneurs
Le livre des recettes est le seul livre comptable obligatoire des micro-entrepreneurs. En effet, toutes les micro-entreprises doivent le tenir, quelle que soit la nature de l’activité qu’elle exerce. Les commerçants, les artisans et toutes les professions libérales sont concernées par ce document.
Comme son nom l’indique, le livre des recettes recense toutes les recettes encaissées par le micro-entrepreneur, par ordre chronologique d’encaissement. Il ne s’agit donc pas de la date d’établissement de la facture, mais bien de la date à laquelle le micro-entrepreneur a reçu les fonds sur son compte bancaire.
Le livre des recettes d’un micro-entrepreneur doit contenir plusieurs mentions obligatoires : date d’encaissement, référence de la facture de vente, nom du client (particulier ou professionnel), nature de la vente ou de la prestation, montant encaissé et mode de règlement (chèque, virement, CB ou espèces).
Bien que le support utilisé pour le livre des recettes soit libre, il existe plusieurs règles à respecter pour le remplir. Les écritures, une fois portées sur le registre, ne doivent pouvoir être modifiées. De plus, les feuilles ne doivent comprendre aucune rature, aucun saut de ligne, aucune case vide, ni aucun blanc.
Le micro-entrepreneur peut donc choisir un livre des recettes au format papier. Il doit, dans ce cas, imprimer les feuillets officiels proposés par le Gouvernement, ou acheter un document dans une papeterie spécialisée. Il peut également utiliser un logiciel de facturation, qui va générer automatiquement le registre.
Le registre des achats : livre obligatoire pour certains micro-entrepreneurs
Contrairement au livre des recettes, le registre des achats n’est pas obligatoire pour tous les micro-entrepreneurs. Il ne concerne que les micro-entrepreneurs qui vendent des marchandises, objets, fournitures, denrée à emporter ou à consommer sur place ou qui fournissent des prestations d’hébergement.
Le registre des achats détaille toutes les dépenses effectuées par le micro-entrepreneur. Il se présente également de façon chronologique, en fonction de la date de paiement des factures d’achat. Comme pour le livre des recettes, c’est bien la date de règlement qui fait foi, et non la date d’établissement de la facture.
Les mentions obligatoires du registre des achats sont les mêmes que celles du livre des recettes : date de paiement, référence de la pièce justificative, nom du fournisseur, nature de la dépense, montant et mode de paiement (en distinguant expressément les paiements en espèces).
Tous les justificatifs doivent être conservés à l’appui de ce registre. Le micro-entrepreneur doit donc mettre de côté les factures, les notes et les éventuels tickets de caisse (autorisés pour les dépenses de faible montant) pendant 10 ans à compter de leur date d’émission.
Les conditions de tenue du registre des achats sont les mêmes que celles du livre des recettes : il ne doit pas y avoir de de blanc, de saut de ligne, de rature ou de case vide. Le support peut être physique (cahier ou feuillet) ou non (solution de gestion globale permettant de gérer les ventes et les achats du micro-entrepreneur).
