Plusieurs formalités doivent être accomplies très rapidement après l’immatriculation de la société. Cela permet à l’entrepreneur de démarrer son activité dans les meilleurs conditions possibles.
Voici quelques démarches importantes à effectuer une fois que la nouvelle société est immatriculée au registre du commerce et des sociétés :
- ouvrir un compte bancaire professionnel,
- mettre en place les documents commerciaux de l’entreprise,
- mettre en place la comptabilité de l’entreprise,
- mettre en place tous les outils informatiques de l’entreprise,
- assurer la société et son dirigeant dans tous les domaines nécessaires,
- mettre en place tous les registres du personnel obligatoires.
Suivant la nature de l’activité de la société et l’organisation choisie, d’autres démarches peuvent être requises dès l’immatriculation de la société. Le dirigeant doit être épaulé à ce niveau par les professionnels qui l’accompagnent.
L’ouverture du compte bancaire professionnel
Un compte bancaire professionnel doit être ouvert au nom de la société, il s’agit d’une obligation pour créer l’entreprise. En pratique, la plupart des sociétés en création ouvrent un compte bancaire afin de déposer les apports en numéraire des associés.
Une fois la société immatriculée, il n’existe aucune obligation d’avoir un compte bancaire professionnel. Toutefois, ce compte est nécessaire pour plusieurs raisons :
- En l’absence de compte bancaire professionnel, la société risque gros en cas de contrôle ;
- En pratique, aucun établissement bancaire n’acceptera d’ouvrir un compte bancaire non professionnel pour une société commerciale ;
- Un compte bancaire professionnel permet de réaliser des opérations particulières utiles dans le cadre de l’activité, et différentes de celles prévues pour les particuliers.
La mise en place des documents commerciaux de la société
Les documents commerciaux qui seront utilisés par la nouvelle société peuvent être nombreux : factures, devis, bons de commande et bons de livraison, documents publicitaires, conditions générales de vente… Il est primordial de mettre en place les documents commerciaux dès l’immatriculation de la société (voir même avant).
Le contenu de la plupart de ces documents est réglementé, il faut donc les établir avec vigilance. Vous retrouverez dans ces dossiers toutes les informations nécessaires pour les mettre en place :
La mise en place de la comptabilité de la société
Dès lors que la société est immatriculée, le dirigeant doit mettre en place la comptabilité de l’entreprise. Plusieurs choix sont ici nécessaires :
- le choix du cabinet d’expertise comptable et de l’étendue de la mission qui lui sera confiée,
- les modalités de gestion de la comptabilité de la société, si tout ou partie de la comptabilité est gérée en interne,
- le choix du logiciel de comptabilité, si tout ou partie de la comptabilité est gérée en interne.
Ensuite, au niveau de l’organisation de la comptabilité, il faut notamment définir :
- le plan de compte qui sera utilisé par l’entreprise,
- la fréquence de mise à jour de la comptabilité,
- les liens entre le logiciel de comptabilité et les autres applications utilisées par la société (notamment la gestion commerciale),
- la répartition des travaux comptables entre le personnel de l’entreprise (dans la plupart des cas, uniquement le dirigeant au démarrage),
- la méthode de classement et d’archivage des documents comptables.
Enfin, si cela est prévu, il faut également mettre en place les tableaux de bord qui serviront à piloter l’entreprise.
A noter : lorsque la société embauche du personnel dès son immatriculation, le dirigeant doit également mettre en place la gestion de la paie immédiatement si celle-ci n’est pas sous-traitée à un cabinet.
La mise en place des outils informatiques de la société
Au moment de l’immatriculation de la société, le dirigeant doit également mettre en place l’ensemble des outils et applications informatiques qui seront utilisés par l’entreprise. Lorsque l’activité sera lancée et que les premiers clients arriveront, tout doit être installé et paramétré.
Les outils informatiques dont la société doit se doter dépendent de son activité et de l’organisation choisie. Voici quelques exemples : les messageries électroniques, les sites internet, les logiciels de gestion commerciale, les logiciels de comptabilité, les logiciels de paie…
La souscription des contrats d’assurance professionnelles
Il est ici nécessaire de distinguer les assurances qui concernent l’entreprise de celles qui concernent le dirigeant directement.
Les assurances qui concernent l’entreprise et son activité
Il s’agit d’un point relativement important pour la nouvelle société : la souscription des assurances professionnelles. Ces démarches permettront à l’entreprise d’être assurée contre les pertes d’exploitation, d’être assurée les dommages causés aux clients, d’assurer les locaux utilisés, d’assurer la flotte de véhicules de l’entreprise, d’assurer les biens importants utilisés dans le cadre de l’activité… Afin de déterminer les risques à assurer, nous vous conseillons de faire réaliser au préalable un audit par un assureur professionnel.
En général, il est nécessaire de souscrire une assurance multirisque professionnelle, qui contient l’assurance responsabilité civile professionnelle ainsi que d’autres garanties indispensables, telles que l’assurance des locaux et/ou du matériel par exemple. Le contenue de l’assurance multirisque professionnelle sera adapté aux besoins de la nouvelle société.
A noter : pour certaines activités professionnelles, la souscription d’un contrat d’assurance est obligatoire. C’est par exemple le cas pour toutes les entreprises de bâtiment.
Les assurances qui concernent le dirigeant de la société
Dès l’immatriculation de la société, il peut être opportun pour le dirigeant de la société d’analyser sa protection sociale compte tenu de son nouveau régime social (RSI ou régime général) et des projections prévues en matière de rémunération.
En cas de besoin, des contrats d’assurance complémentaire pour dirigeants (mutuelle, prévoyance, retraite complémentaire, perte d’emploi…) pourront être souscrits.
Egalement, il est possible de souscrire des contrats d’assurance responsabilité civile pour dirigeants. En effet, même si un contrat d’assurance protège la société pour les dommages causés aux tiers, ces garanties ne couvrent pas le dirigeant en cas de mise en cause personnelle.
La mise en place des registres du personnel obligatoires
Si la société embauche du personnel dès son immatriculation, le dirigeant doit mettre en place les registres du personnel obligatoires, parmi lesquels :
- Le registre unique du personnel, obligatoire dès l’embauche du premier salarié ;
- Le livre de paie, obligatoire dès l’embauche du premier salarié ;
- Le registre des délégués du personnel, obligatoire dès que des délégués du personnel sont nommés (dès 11 salariés) ;
- Le document unique d’évaluation des risques professionnels, obligatoire dès l’embauche du premier salarié ;
- Le registre des dangers graves et imminents, obligatoire dans chaque établissement doté d’un comité d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail (dès 50 salariés).
Egalement, il est nécessaire de rédiger et d’afficher le règlement intérieur applicable dans l’entreprise.
En fonction du secteur d’activité de la société, d’autres registres et documents peuvent être obligatoires. Nous vous conseillons de consulter la législation sociale applicable à votre cœur de métier ou de solliciter votre expert-comptable à ce sujet.
