Les mentions obligatoires sur les factures

Contacter un comptableLa facture est un document écrit qui détaille la vente d’une marchandise ou l’exécution d’une prestation de service. Elle sert de preuve commerciale et précise ce que le client doit payer. Pour être valable, elle doit comporter un certain nombre de mentions obligatoires, ainsi que des mentions particulières (obligatoires selon les cas). Ce guide vous les détaille avec précision.

Les mentions obligatoires sur toutes les factures

Pour être conforme aux règles de facturation, une facture doit obligatoirement comporter les mentions suivantes, quelles que soient la qualité du client (particulier, professionnel ou entité publique), la forme juridique de l’entreprise et la nature de son activité.

Date d’émission de la facture et date de la vente/exécution

La date à laquelle la facture est émise doit clairement figurer sur le document.

De plus, la facture doit également indiquer la date de la vente (date de livraison des biens) ou de la prestation de services (date de fin d’exécution).

Numéro de la facture

Toute facture doit comporter un numéro unique. Ce dernier doit être basé sur une séquence chronologique et continue. Il permet d’identifier chaque facture et d’éviter les doublons.

Néanmoins, lorsque les conditions d’exercice de l’activité le justifient, La numérotation peut être établie  par séries distinctes (en cas de pluralité de points de vente, par exemple).

Identité du vendeur ou du prestataire

Lorsque le vendeur est une société, il doit préciser sur chacune de ses factures sa dénomination sociale, sa forme juridique, l’adresse de son siège social, le montant de son capital social, son numéro d’identification à la TVA, ainsi que son numéro unique d’immatriculation au registre du commerce et des sociétés (SIREN).

S’il s’agit d’une entreprise individuelle, la dénomination sociale est remplacée par le nom et le prénom de l’entrepreneur, précédés ou suivis de la mention « Entrepreneur Individuel ». Un entrepreneur individuel n’ayant pas de capital social, il n’a pas à mentionner cette information.

Identité du client

Les informations à indiquer dans une facture dépendent de la nature du client :

• Si le client est un professionnel :
  • Nom complet (dénomination sociale pour une société),
  • Numéro SIREN (ou SIRET),
  • Adresse du siège social,
  • Adresse de facturation (si elle diffère de l’adresse du siège social),
  • Numéro d’identification à la TVA (si le client est redevable de la TVA).
• Si le client est un particulier :
  • Nom complet,
  • Adresse (sauf opposition du client),
  • Adresse de facturation (si elle diffère de l’adresse du domicile).

L’adresse de livraison des biens, si elle est différente de l’adresse de facturation du client, doit également figurer sur la facture.

Lorsqu’un bon de commande a été préalablement établi, il convient d’en rappeler le numéro sur la facture finale.

Nature des opérations facturées

Une facture doit obligatoirement donner le détail des opérations effectuées et facturées. Il faut, de façon générale, préciser si ces dernières concernent uniquement des livraisons de biens, uniquement des prestations de service, ou à la fois une livraison de biens et des prestations de services.

Ensuite, pour chaque bien livré ou service rendu, il convient de préciser :

• La quantité (exprimée en unité, volume, taux horaire ou poids),
• La dénomination précise (description détaillée du produit ou service),
• Le prix unitaire hors taxes (HT),
• Et le taux de TVA applicable (ou mention de l’exonération, le cas échéant).

Attention, lorsque plusieurs taux de TVA s’appliquent, ils doivent apparaître clairement sur des lignes distinctes.

Mentions sur le paiement et le prix

Toute facture doit obligatoirement comporter les mentions suivantes :

• La somme totale à payer (montant hors taxes et montant toutes taxes comprises),
• Les réductions de prix consenties (rabais, remise, ristourne ou escompte),
• La date ou le délai de paiement,
• Les conditions d’escompte en cas de paiement anticipé,
• Le taux des pénalités de retard applicable en cas de retard de paiement.

Pour les ventes ou prestations de services entre professionnels, une mention obligatoire spécifique doit figurer sur les factures : le montant de l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement. Cette indemnité forfaitaire est due au créancier pour tout paiement intervenu après la date d’échéance.

Enfin, l’entreprise qui relève de la TVA sur les encaissements doit indiquer dans ses factures si elle a opté pour le paiement sur les débits. Dans ce cas, la facture doit comporter la mention : « Option pour le paiement de la taxe d’après les débits« .

Les mentions particulières sur les factures

Tout d’abord, pour les entreprises bénéficiant du régime en franchise de base de TVA, il faut obligatoirement porter sur chaque facture la mention suivante : « TVA non applicable, art. 293 B du Code général des impôts ».

Pour les livraisons de biens intracommunautaires, les factures doivent obligatoirement comporter la mention suivante : « Exonération de TVA, article 262 ter 1 du Code général des impôts ».

Lorsqu’il s’agit de prestations de services intracommunautaires dont la taxe est autoliquidée par le preneur, il faudra faire figurer, à notre sens, la mention « Autoliquidation » ou toute autre formule équivalente.

Ensuite, si le redevable de la taxe est un représentant fiscal au sens de l’article 289 A du CGI : son nom complet et son adresse, ainsi que son numéro de TVA intracommunautaire doivent figurer sur la facture.

Pour les livraisons intra-communautaire d’un moyen de transport neuf, les caractéristiques de ce moyen de transport telles qu’elles sont définies au III de l’article 298 sexies du CGI.

En cas d’adhésion à un centre de gestion agréé, la facture doit préciser : « Membre d’une association agréée, le règlement par chèque et par carte bancaire est accepté ».

Sauf exceptions, les factures de ventes de biens adressées à des particuliers doivent compoter une mention précisant l’existence et la durée de la garantie légale de conformité (en général, 2 ans).

Enfin, les artisans et les auto-entrepreneurs qui exercent une activité artisanale et qui ont, à ce titre, l’obligation de souscrire une assurance professionnelle, doivent indiquer dans leurs factures :

1. L’assurance souscrite au titre de leur activité,
2. Les coordonnées de l’assureur ou du garant,
3. Et la couverture géographique du contrat ou de la garantie.

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