L’approbation des comptes annuels est une formalité obligatoire pour toutes les sociétés. Elle concerne notamment toutes les sociétés commerciales, mais aussi les sociétés civiles (comme les SCI) pour lesquelles le gérant doit rendre compte de sa gestion par écrit. Elle se caractérise par l’accomplissement de plusieurs démarches importantes : l’établissement des comptes annuels, la rédaction du rapport de gestion, la réunion et le vote des associés en assemblée générale, la rédaction d’un procès-verbal et le dépôt des comptes au greffe du tribunal de commerce. Voici, en détail, les 5 étapes de l’approbation des comptes annuels d’une société.
Établir les comptes annuels (bilan, compte de résultat et annexe)
Avant de procéder à l’approbation des comptes annuels, il faut d’abord les établir. Ces états financiers comprennent généralement un bilan, un compte de résultat et une annexe. Des règles particulières existent en matière de présentation des documents. Il existe des formes abrégées ou simplifiées pour les petites entreprises et la forme « de base » pour les autres. Les micro-entreprises (au sens économique et non fiscal) bénéficient, pour leur part, d’une dispense d’annexe comptable.
Cela dit, il appartient au dirigeant d’arrêter et d’établir les comptes annuels de sa société. En cas de besoin, il peut, bien évidemment, se faire assister par un expert-comptable. L’établissement des comptes annuels s’effectue à la fin de chaque exercice social et, plus particulièrement, après la clôture de ce dernier. Il faut donc attendre que la date de clôture, fixée dans les statuts de la société, soit dépassée pour pouvoir commencer à effectuer ce travail.
Rédiger le rapport annuel de gestion
Le dirigeant d’une société doit rendre compte de sa gestion aux associés. Cette obligation se matérialise notamment par la communication d’un rapport annuel : le rapport de gestion. Dans ce dernier, il expose la situation de la société, son évolution prévisible et ses perspectives d’avenir. Il y recense également un certain nombre de chiffres et ratios financiers, ainsi que diverses mentions obligatoires.
Le rapport de gestion est, en principe, obligatoire pour toutes les entreprises. Toutefois, depuis 2019, les petites entreprises – au sens d’une directive européenne – bénéficient d’une dispense d’établissement de ce dernier. Il faut que la société ne dépasse pas 2 des 3 seuils suivants : 12 millions d’euros de chiffre d’affaires, 6 millions d’euros de total de bilan et 50 salariés. Attention, certaines activités sont exclues.
Convoquer et faire statuer les associés sur les comptes annuels
Après avoir préparé tous les documents relatifs à l’approbation des comptes, le dirigeant doit les communiquer aux associés. Il leur transmet généralement dans un courrier qui comprend la lettre de convocation à l’assemblée générale ordinaire annuelle (AGOA), au moins 15 jours avant la réunion. Au cours de l’assemblée, les associés peuvent approuver les comptes, ou les refuser. Ils affectent également le résultat et valident certaines décisions.
Les associés doivent, en principe, se prononcer sur les comptes annuels dans les 6 mois de la clôture de l’exercice. Cela revient, pour les entreprises dont l’exercice social coïncide avec l’année civile (31 décembre), à faire délibérer les associés avant le 30 juin de l’année suivante. Pour les SAS, il n’existe pas de délai particulier à respecter. Toutefois, en cas de distribution de dividendes, celle-ci doit intervenir dans les 9 mois à compter de la date de clôture.
Rédiger un procès-verbal d’approbation des comptes annuels
Toutes les décisions, qu’elles soient prises ou rejetées par les associés, doivent être, en principe, retranscrites dans un écrit. Il s’agit d’un procès-verbal d’assemblée générale ordinaire annuelle (PV d’AGOA). Pour les associés à associé unique, on parle de PV de décisions de l’associé unique. Le PV recense toutes les résolutions mises au voix, ainsi que les résultats du vote : acceptation ou rejet.
Pour les sociétés à plusieurs associés, une feuille de présence est également annexée au PV. Les associés présents et/ou représentés doivent la signer pour confirmer leur présence à l’assemblée. Le dirigeant peut, pour ne pas avoir à déposer l’intégralité du procès-verbal au greffe du tribunal de commerce (voir ci-dessous), établir uniquement le texte de la résolution d’affectation du résultat proposée et votée.
Déposer les comptes annuels au greffe du tribunal de commerce
Enfin, la dernière étape du processus est le dépôt des comptes annuels au greffe du tribunal de commerce. Elle doit intervenir dans le mois suivant la date de tenue de l’assemblée. Un délai supplémentaire d’un mois est accordé en cas de dépôt des comptes en ligne. Cette formalité est obligatoire pour les sociétés commerciales. Les sociétés civiles et les entreprises individuelles bénéficient d’une dispense.
En cas de refus d’approbation, il suffit de déposer au greffe la copie de la décision. Les comptes ne doivent pas être joints. Enfin, c’est au moment du dépôt au greffe que la société peut demander la non-publication de ses comptes annuels au BODACC, si elle répond aux conditions fixées par la Loi. Elles doivent, pour cela, adresser au tribunal une déclaration de confidentialité des comptes annuels.
