L’approbation des comptes est une procédure peu connue, qui est souvent confondue (à tort), avec le dépôt des comptes annuels. Toutefois, en pratique, il s’agit de deux formalités bien différentes. Approuver les comptes revient à approuver la gestion faite par le dirigeant d’une société. Cela consiste à suivre une procédure particulière, qui varie selon la forme juridique de l’entreprise. Mais alors, qu’est-ce que l’approbation des comptes annuels ? Voici un dossier qui répond à ces questions :
- Définition de l’approbation des comptes,
- Entreprises visées par l’obligation,
- Étapes à suivre pour approuver les comptes.
L’approbation des comptes annuels : définition
L’approbation des comptes annuels est une procédure qui consiste, pour les associés ou l’associé unique, à approuver la gestion faite de la société par son représentant légal au cours d’une période appelé un exercice comptable. D’autres décisions sont également prises à cette occasion : répartition du résultat comptable, ratification de la rémunération du dirigeant, approbation des conventions réglementées, etc.
L’approbation des comptes s’effectue sur la base des documents comptables annuels (bilan, compte de résultat et annexe) établis par le dirigeant de la société et communiqués aux associés. Un rapport de gestion, ainsi qu’un inventaire et divers autres documents (feuille de présence, texte du projet des résolutions, rapport sur les conventions réglementées…) complètent le dossier.
Approuver ne signifie pas nécessairement accepter. En effet, les associés ont la faculté de refuser d’approuver les comptes annuels soumis au vote par le dirigeant. Dans cette hypothèse, ils ne répartissent pas le résultat de l’exercice qui reste en instance d’affectation. Cette décision n’a toutefois aucun impact majeur sur la société. Elle continue de fonctionner normalement.
Enfin, il ne faut pas confondre « approbation » et « dépôt ». Ce sont deux procédures distinctes, aux finalités différentes. L’approbation est interne, elle concerne la société et les rapports entre les associés et le dirigeant. Le dépôt a, quant à lui, répond à des obligations d’information. Les comptes approuvés sont publiés au BODACC – bulletin officiel des annonces civiles et commerciales – sauf pour les petites sociétés.
L’approbation des comptes annuels : entreprises concernées
D’un point de vue juridique, seules les sociétés commerciales ont l’obligation légale de faire approuver leurs comptes annuels. D’ailleurs, il faut souligner que l’obligation vise aussi bien les sociétés à plusieurs associés (comme les SAS, les SARL, les SA, les SNC…) que les sociétés à associé unique (les SASU et les EURL).
En théorie, les sociétés civiles ne sont pas concernées par l’obligation d’approbation des comptes annuels. Toutefois, elles ont intérêt à le faire tout de même pour deux raisons majeures. Tout d’abord, parce que la loi contraint le gérant de société civile à rendre compte de sa gestion chaque année. De plus, l’approbation contribue à prouver la non-fictivité de la société.
Enfin, les entreprises individuelles n’ont pas à faire approuver leurs comptes annuels par le chef d’entreprise.
L’approbation des comptes annuels : procédure à suivre
Approuver les comptes d’une société à plusieurs associés
La plupart des étapes d’approbation des comptes sont communes à toutes les sociétés, à quelques exceptions près. La différence la plus importante concerne le délai dont dispose les associés pour approuver les comptes. En SARL, cette limite est de 6 mois à compter de la clôture de l’exercice comptable. Dans la SAS, il n’existe pas de date butoir. Toutefois, si la société envisage de distribuer des dividendes, le versement doit intervenir dans les 9 mois de la date de clôture.
Pour le reste, voici la procédure à suivre dans les sociétés pluripersonnelles (à plusieurs associés) :
- Arrêté des comptes et établissement des comptes annuels ;
- Rédaction du rapport de gestion et de l’éventuel rapport spécial ;
- Convocation des associés à l’assemblée générale ordinaire annuelle (assortie des documents légaux) ;
- Tenue de l’assemblée générale dans les conditions prévues dans les statuts ;
- Signature d’une feuille de présence ;
- Mises au voix des résolutions ;
- Vote des associés (adoption ou rejet de chaque résolution proposée) ;
- Établissement d’un procès-verbal d’assemblée générale.
Pour connaître la procédure applicable par forme juridique :
Approuver les comptes d’une société à associé unique
Les SASU et les EURL doivent, en principe, appliquer les mêmes règles que les sociétés à plusieurs associés. Ici, on ne parle pas d’assemblée générale ni de résolutions, mais de décisions de l’associé unique. Cela dit, une procédure d’approbation des comptes simplifiée existe pour les sociétés dont le dirigeant est également associé unique. Pour ces dernières, le simple dépôt des comptes annuels au greffe du tribunal de commerce vaut approbation des comptes. Le procès-verbal (ou, plus précisément, la décision d’affectation du résultat comptable) n’a pas à être envoyé. Cette mesure de simplification présente certains inconvénients, dont celui de rendre publics les comptes annuels alors qu’ils auraient éventuellement pu bénéficier de la confidentialité.
Pour connaître la procédure applicable par forme juridique :
- Comment approuver les comptes annuels d’une SASU ?
- Comment approuver les comptes annuels d’une EURL ?
