Toutes les sociétés doivent, en principe, faire approuver leurs comptes annuels. Elles doivent, au préalable, avoir clôturé leur exercice social. Pour cela, elles disposent d’un délai particulier, qui dépend notamment de sa forme juridique. Il est généralement de 6 mois, sauf dans les sociétés par actions pour lesquelles il convient de consulter les statuts pour connaître la date butoir. Le point de départ est la date de clôture de l’exercice comptable (en général, le 31 décembre, mais pas toujours). Voici ce qu’il faut connaître au sujet du délai d’approbation des comptes annuels.
Le point de départ du délai d’approbation des comptes : la clôture de l’exercice
Avant toute chose, il est important de préciser la date à laquelle commence à courir le délai d’approbation des comptes. En pratique, il s’agit de la date de clôture de l’exercice comptable.
La vie des sociétés est découpée en plusieurs périodes appelées des exercices sociaux. En principe, leur durée est de douze (12) mois, mais deux exceptions existent.
Le premier exercice, lors de la création de la société, peut avoir une durée différente. Elle peut être de quelques mois, voire de quelques semaines, ou de plus d’un an (sans dépasser 24 mois).
Également, en cours d’existence, une société a la faculté de modifier la date de clôture de son exercice ; ce qui a pour effet de décaler la date limite d’approbation des comptes annuels.
Le délai d’approbation des comptes varie suivant la forme de l’entreprise
La plupart des sociétés commerciales disposent d’un délai de six (6) mois à compter de la date de clôture de leur exercice comptable afin de faire approuver leurs comptes annuels par leurs associés. Cette règle concerne notamment les sociétés à responsabilité limitée (SARL) y compris les SARL unipersonnelles (EURL).
Pour ce qui est des sociétés par actions, et plus particulièrement des sociétés par actions simplifiées (SAS), celles-ci doivent respecter le délai prévu dans les statuts. La limite de 6 mois ne s’applique donc pas. Cela dit, si la société prévoit de distribuer des dividendes à ses actionnaires, elle doit les verser dans les 9 mois de la clôture de l’exercice.
Contrairement à ce que l’on pourrait penser, les SAS à associé unique (SASU) ne relèvent pas de cette exception. Elles suivent le régime de droit commun, applicable notamment à l’EURL ; c’est-à-dire le délai de 6 mois à compter de la date de clôture de l’exercice social.
Attention, d’autres délais encadrent la procédure d’approbation des comptes. La lettre de convocation, ainsi que les documents obligatoires (comptes annuels, rapport de gestion, etc.), doivent être, par exemple, communiqués aux associés au moins 15 jours avant la date de tenue de l’assemblée générale annuelle.
Remarque : les SASU et les EURL dont l’associé unique exerce les fonctions de dirigeants (président ou gérant) peuvent bénéficier d’une procédure d’approbation des comptes simplifiée. Dans cette dernière, le dépôt des comptes au greffe vaut approbation, sans formalisme particulier.
L’allongement exceptionnel du délai d’approbation des comptes (prorogation)
Lorsqu’une société estime qu’elle ne pourra pas réunir les associés dans le délai imparti, elle peut demander au président du tribunal de commerce une prorogation de ce dernier. Cette demande doit, en principe, parvenir au greffe du tribunal de commerce avant l’expiration du délai de 6 mois. Toutefois, en pratique, le président du tribunal de commerce peut accepter de recevoir une demande postérieure à cette date.
Plusieurs justificatifs doivent accompagner la requête. La société doit notamment joindre un exemplaire du bilan et du compte de résultat de l’exercice comptable précédent, ainsi qu’un bilan prévisionnel de l’exercice en cours de clôture. Elle doit également motiver sa demande, c’est-à-dire préciser les motifs qui la poussent à demander un report. Enfin, elle a intérêt à proposer une estimation du délai de report souhaité.
