Voici une checklist complète et actionnable – comportant 5 étapes – pour aider votre entreprise à se mettre en conformité avec la facturation électronique avant les échéances de septembre 2026 (réception des factures) et septembre 2027 (émission des factures).
Étape 1 : Vérifiez si votre entreprise est concernée par la facturation électronique
La nouvelle réglementation relative à la facturation électronique concerne toutes les entreprises qui exercent une activité économique et qui sont assujetties à la TVA. Autrement dit, seules les entreprises exonérées de TVA, en vertu d’une disposition légale, n’entrent pas dans le champ d’application de la facturation électrique. Celles qui bénéficient du dispositif de la franchise en base de TVA doivent, par exemple, se plier aux obligations de la facturation électronique (y compris les micro-entrepreneurs).
En cas de besoin, vous pouvez utiliser un simulateur développé par l’administration fiscale. Accessible en ligne, à l’adresse suivante : https://www.impots.gouv.fr/facturation-electronique-qu-est-ce-que-ca-change-pour-moi, cette plateforme vous permettra de prendre connaissance de vos obligations au regard de votre situation réelle :
- Taille de votre entreprise (micro, petite, moyenne ou grande entreprise),
- Typologie de votre clientèle (particulier, professionnel, entreprise étrangère),
- Régime de TVA applicable (franchise en base, régime simplifié ou régime réel),
- Origine de votre chiffre d’affaires (ventes et/ou prestations de services).
Étape 2 : Identifiez vos flux de facturation et l’étendue de vos obligations
La facturation électronique concerne tous les échanges commerciaux que vous avez avec votre clientèle, quelle que soit la nature de cette dernière : particuliers (Business to Consumer – B2C) et/ou professionnels (Business to Business – B2B). L’étendue précise de vos obligations en la matière va toutefois dépendre de la position de vos clients à l’égard de la TVA.
Dans tous les cas de figure, vous devez, à minima, être en mesure de recevoir vos factures d’achats au format électronique, via une plateforme dématérialisée partenaire (PDP). Concernant vos factures de ventes :
- Si vos clients sont non-assujettis à la TVA (particuliers ou entreprises étrangères) : obligation de déclarer à l’administration les données de transaction (e-reporting) ;
- Si vos clients sont assujettis à la TVA : obligation de concevoir, d’émettre et de conserver les factures dans un format spécial (e-invoicing) ;
- Si votre entreprise est redevable de la TVA sur les encaissements : obligation de déclarer à l’administration les encaissements (e-reporting).
Étape 3 : Choisissez une Plateforme Dématérialisée Partenaire (PDP)
Une plateforme dématérialisée partenaire (PDP) est une solution informatisée qui stocke et transmet certaines informations à l’administration fiscale. Il s’agit des informations contenues dans la facturation électronique (échanges B2B / e-invoicing), des informations de paiement (entreprises soumises à la TVA sur les encaissements / e-reporting) et/ou des informations de transaction (échanges B2C / e-reporting). La plateforme doit obligatoirement disposer d’un agrément. L’administration précise la liste des PDP ici.
La plateforme que vous allez choisir doit être compatible avec votre logiciel de facturation. Autrement, vous devrez saisir deux fois les informations de facturation, opération chronophage et dépourvue de toute valeur ajoutée. Soyez également attentifs au prix de la solution. Certaines sont gratuites, mais leurs fonctionnalités restent limitées. Enfin, prenez connaissance des caractéristiques du support client (formation, assistance technique, moyens de communication…).
Étape 4 : testez et formez vos équipes
Avant de déployer votre nouvelle solution de facturation électronique, procédez à plusieurs tests grâce au mode « Sandbox » s’il existe. Générez et envoyez des factures tests à certains de vos partenaires via votre PDP. Vérifiez la bonne réception de la facture par vos clients, et la conformité de son format. Il s’agit, en général, du format « Factur-X ». Si besoin, corrigez les erreurs. Enfin, vérifiez l’intégration avec votre logiciel de comptabilité.
Après avoir testé et validé votre PDP, vous devez :
- Sensibiliser l’ensemble de votre personnel aux nouvelles obligations en matière de facturation,
- Former vos équipes en charge de la facturation à l’utilisation des nouvelles fonctionnalités,
- Adapter vos processus internes et mettre en place de nouveaux workflow portant sur :
- La validation des factures de ventes avant envoi,
- Le suivi des encaissements clients,
- La gestion des impayés et des litiges,
- Etc.
Étape 5 : mettez à jour votre logiciel de facturation et vos documents commerciaux
Si vous ne changez pas de logiciel de facturation à l’occasion du passage à la facturation électronique, vous devrez nécessairement mettre à jour celui-ci. Pour cela, vous devrez contacter votre éditeur de logiciel afin qu’il mette à votre disposition une nouvelle version de son logiciel.
Enfin, il ne vous reste plus qu’à :
- Modifier vos conditions générales de ventes (CGV) afin de tenir compte de vos obligations en matière de facturation électronique ;
- Communiquer votre numéro SIREN à vos partenaires et les informer vos clients et fournisseurs de la date de bascule vers la facturation électronique ;
- Renseigner correctement les fiches de vos clients dans votre logiciel de facturation, afin d’assurer l’envoi de la facture électronique sur leur PDP.
