Les modalités de convocation des associés à l’assemblée générale annuelle varient en fonction de la forme juridique de la société.
Le coin des entrepreneurs vous propose un rappel des règles à suivre pour procéder à la convocation des associés à l’assemblée générale annuelle dans les SARL et les SAS.
La convocation des associés à l’assemblée générale annuelle d’une SARL
Dans les SARL (Sociétés A Responsabilité Limitée), les associés doivent en principe être convoqués par le gérant ou par une personne chargée d’effectuer cette formalité. La convocation doit être transmise 15 jours au moins avant la date de l’assemblée, sauf si les statuts de la SARL prévoient des délais plus longs.
En principe, la convocation est envoyée par lettre recommandée. Toutefois :
- Les statuts peuvent imposer une convocation par lettre recommandée avec accusé de réception (LRAR) ;
- Il est possible de proposer, par voir postale ou électronique, une convocation électronique. L’associé doit alors donner son accord 20 jours au moins avant la date de l’assemblée. A défaut d’accord, une convocation par lettre recommandée (ou par LRAR) doit être effectuée ;
- Enfin, la convocation verbale des associés est possible. Toutefois, elle est déconseillée en pratique.
La convocation transmise aux associés de la SARL doit préciser :
- Les mentions relatives à la société (dénomination sociale, numéro d’identification, adresse du siège social…),
- La date, l’heure et le lieu de la réunion,
- L’ordre du jour de l’assemblée,
- Les modalités de représentation des associés.
Les documents suivants doivent être joints à la convocation :
- Les comptes annuels et, le cas échéant, les comptes consolidés,
- Le rapport de gestion et le rapport de gestion du groupe, le cas échéant,
- Le texte des projets de résolutions,
- Le cas échéant, le rapport des commissaires aux comptes (rapport sur les comptes annuels et, si nécessaire, rapport sur les conventions réglementées et rapport sur les comptes consolidés).
La convocation des associés à l’assemblée générale annuelle d’une SAS
Dans les SAS (Sociétés par Actions Simplifiées), ceux sont les statuts qui déterminent :
- Les mentions relatives à la société (dénomination sociale, numéro d’identification, adresse du siège social…),
- L’organe chargé de convoquer les associés à l’assemblée générale annuelle,
- Les modalités d’envoi de la convocation (lettre simple, LRAR, courrier électronique…). La convocation verbale est interdite dans les sociétés par actions.
La convocation transmise aux associés ou aux actionnaires de la société doit préciser :
- Les mentions suivantes relatives à la société : dénomination sociale, forme juridique, montant du capital social, adresse du siège social, numéro d’identification et RCS,
- La date, l’heure et le lieu de la réunion,
- La nature de l’assemblée (ordinaire ou extraordinaire),
- L’ordre du jour de l’assemblée,
- Les modalités de vote à distance,
- Les modalités pour poser des questions par écrit.
Les documents suivants doivent être joints à la convocation :
- Les comptes annuels et, le cas échéant, les comptes consolidés,
- Le rapport de gestion et le rapport de gestion du groupe, le cas échéant,
- Le texte des projets de résolutions,
- Le cas échéant, le rapport des commissaires aux comptes (rapport sur les comptes annuels et, si nécessaire, rapport sur les conventions réglementées et rapport sur les comptes consolidés),
- Le cas échéant, le rapport du président (SAS sans commissaire aux comptes).
A lire également sur ce thème :
- La préparation de l’assemblée générale annuelle d’une SARL
- La préparation de l’assemblée générale annuelle d’une SAS
- Les formalités postérieures à l’assemblée générale annuelle
- La procédure à respecter pour demander la confidentialité des comptes annuels
