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Comment faire un bulletin de paie ?

Le bulletin de paie est un document qui doit être remis par l’employeur à chaque salarié de l’entreprise lors du paiement de la rémunération. L’établissement du bulletin de paie est encadré par la loi, plusieurs mentions obligatoires doivent y figurer.

Voici les règles à respecter pour établir correctement un bulletin de paie.

Comment faire un bulletin de paie

L’obligation d’établir un bulletin de paie

Lors du paiement de la rémunération, l’employeur doit remettre une pièce justificative appelée bulletin de paie (ou fiche de paie).

Il convient donc d’établir un bulletin de paie mensuellement ou suivant la périodicité de la paie.

Un bulletin de paie doit être remis à toute personne affiliée aux assurances sociales du régime général de sécurité sociale.

Comme nous le verrons dans le dernier paragraphe, il peut être établir sur support papier ou sur support électronique.

Les mentions obligatoires sur le bulletin de paie

L’établissement du bulletin de paie est réglementé par le code du travail, qui fixe plusieurs mentions obligatoires.

Renseignements sur l’employeur

Les mentions suivantes relatives à l’employeur doivent obligatoirement figurer sur le bulletin de paie :

  • Nom, adresse de l’employeur et, le cas échéant, désignation de l’établissement dont dépend le salarié ;
  • Référence de l’organisme auquel l’employeur verse les cotisations de sécurité sociale,
  • Numéro d’immatriculation sous lequel l’employeur verse les cotisations sociales,
  • Et code APE pour les entreprises inscrites au répertoire de l’INSEE.

Renseignements sur le salarié

Concernant le salarié, les éléments suivant doivent être indiqué sur le bulletin de paie :

  • Nom et intitulé de l’emploi du salarié ;
  • Position du salarié dans la classification conventionnelle applicable ;

Renseignements sur la législation applicables

Le bulletin de paie doit mentionner l’intitulé de la convention collective applicable.

A défaut, il convient de préciser les références du code du travail concernant la durée des congés payés et les délais de préavis en cas de cessation de la relation de travail.

Renseignements liés à la paie du mois

  • Période et nombre d’heures auxquels se rapporte le salaire (1),
  • Nature et volume du forfait auquel se rapporte le salaire pour les salariés sous convention de forfait ;
  • Indication de la nature de la base de calcul du salaire lorsque, par exception, cette base de calcul n’est pas la durée du travail,
  • Nature et montant des accessoires de salaire soumis aux cotisations salariales et patronales, tels que les primes et les avantages en nature par exemple,
  • Montant de la rémunération brute du salarié,
  • Nature et montant de tous les prélèvements sociaux et fiscaux sur la rémunération brute (CSG, CRDS, cotisations salariales…) (2),
  • Montant du net à payer au salarié et date de paiement,
  • Le cas échéant, les dates de congés payés et montant de l’indemnité correspondante si une période de congé est comprise dans la période de paie,
  • Montant de la prise en charge des frais de transport public ou des frais de transports personnels.

(1) Il convient de distinguer les heures payées au taux normal et les heures au taux majoré (heures supplémentaires ou pour toute autre cause) et de mentionner le taux horaire appliqué.

(2) Par mesure de simplification, il est possible de regrouper les prélèvements sociaux et fiscaux en 6 catégories : sécurité sociale et CNSA, assurance chômage, retraite complémentaire obligatoire, prévoyance, CSG et CREDS, autres charges patronales.

Autres mentions du bulletin de paie

Il faut obligatoirement informer le salarié qu’il doit conserver le bulletin de paie sans limitation de durée.

Les mentions facultatives sur le bulletin de paie

Ensuite, l’employeur peut ajouter des mentions facultatives sur le bulletin de paie telles que :

  • la date d’entrée du salarié dans l’entreprise,
  • la nature du contrat de travail (CDI, CDD…)
  • le numéro de sécurité sociale et l’adresse du salarié,
  • le salaire net imposable,
  • les salaires nets et bruts cumulés sur l’année,
  • les congés restants à prendre,
  • les coordonnées bancaires du salarié,
  • les modalités de règlement du net à payer (chèque, virement…),
  • le montant des cotisations patronales de sécurité sociale, qui figure souvent sur les fiches de paie,
  • le récapitulatif annuel du montant des cotisations sociales patronales acquittées, lorsque le montant n’est pas fourni chaque mois.

Il convient de faire attention aux mentions liées aux congés restants dus car la cour de cassation a jugé :

  1. que la mention des congés payés sur le bulletin de paie vaut reconnaissance par l’employeur que ces congés sont dus,
  2. que la mention du solde des congés payés acquis sur une période antérieure sur le bulletin de paie vaut accord de l’employeur pour le report des congés payés.

A ne pas indiquer sur le bulletin de paie

Il est strictement interdit d’indiquer les mentions suivantes sur le bulletin de paie :

  • l’exercice des fonctions de représentant du personnel,
  • l’exercice du droit de grève.

La remise de la fiche de paie au salarié

L’employeur peut remettre le bulletin de paie au salarié :

  • par courrier,
  • en main propre,
  • ou par courrier électronique si le salarié lui donne son accord.

La remise du bulletin de paie est obligatoire. L’employeur qui ne respecte pas cette règle s’expose à une amende pénale et peut être condamné à verser des dommages et intérêts.

Utiliser un logiciel fiable pour faire votre paie

Afin de sécuriser et de faciliter la gestion de la paie, il est recommandé d’utiliser un logiciel spécialisé. En effet, l’application vous permettra d’éditer vos documents en conformité avec la législation et des mises à jour seront normalement prévues à chaque nouvelle loi.

 

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Pierre FACON – Webmaster du coin des entrepreneurs

Dirigeant de F.C.I.C, édition et gestion de sites sur la création et la gestion d’entreprise.
Conseiller en création d’entreprise.


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