Toutes les étapes pour embaucher un salarié

L’activité de votre entreprise se développe et vous vous interrogez sur une nouvelle embauche ? Par rapport à cela, de nombreuses questions se posent, d’autant plus s’il s’agit de votre premier recrutement. Quel sera le coût pour l’entreprise ? Quelles sont les démarches à accomplir ? Comment gérer la rédaction du contrat de travail et de la paie ?…

Ce guide vous informe sur les principales étapes à accomplir pour embaucher un salarié :

étapes pour embaucher un salarié

L’offre d’emploi et le choix du candidat à embaucher

Une embauche démarre par l’identification de votre besoin de recrutement et par la vérification des capacités financières de votre entreprise pour financer le recrutement.

En général, le recrutement du premier salarié s’explique par le développement de l’activité de l’entreprise. Pour sécuriser votre embauche, vous devez préalablement la budgétiser puis valider la faisabilité de l’opération. Pour obtenir une simulation du coût du recrutement.

Une fois que vous avez parfaitement identifié vos besoins, vous allez pouvoir élaborer votre offre d’emploi. Par rapport à cela, vous devez veiller à respecter la réglementation. L’annonce doit être rédigée en français et ne pas contenir de fausses informations. Si vous avez besoin d’explication à ce niveau, vous pouvez consulter ce dossier : rédiger une offre d’emploi.

Ensuite, il sera nécessaire de la diffuser pour que d’éventuels candidats puissent la consulter. Les moyens traditionnellement utilisés sont les sites d’emploi, les journaux, le site internet de l’entreprise, les réseaux sociaux… Vous devez mobiliser un maximum de canaux de communication. Sinon, vous avez également la possibilité de sous-traiter votre recrutement à un cabinet spécialisé qui se chargera de trouver votre candidat, moyennant rémunération.

Enfin, vous allez devoir analyser les candidatures reçues et procéder à des entretiens, puis choisir le candidat que vous souhaitez embaucher pour le poste à pourvoir. À partir de cet instant, plusieurs démarches sont à accomplir. La première correspond à la proposition d’embauche.

La rédaction et la signature d’une proposition d’embauche

Dès que vous avez trouvé le bon candidat pour le poste à pourvoir, vous allez devoir lui transmettre une proposition d’embauche en bonne et due forme. La proposition peut prendre la forme :

  • d’une offre de contrat de travail,
  • ou d’une promesse d’embauche.

La proposition de contrat de travail

Cette option consiste à fournir une proposition de contrat au candidat sélectionné, qui précise notamment les éléments suivants :

  • l’intitulé précis du poste,
  • le type de contrat de travail,
  • la date d’entrée en fonction souhaitée,
  • la rémunération proposée,
  • le lieu de travail,
  • et le délai prévu pour accepter l’offre.

L’offre de contrat de travail doit être formulée par écrit (un courrier ou un mail). Dans le délai fixé au niveau de l’offre, le candidat peut accepter ou refuser la proposition. Tant que le salarié n’a pas répondu, vous pouvez retirer votre offre, mais vous pourriez être condamné à verser des dommages et intérêts.

La promesse d’embauche

Cette option correspond à une promesse unilatérale de contrat de travail. Les éléments qui doivent y figurer sont identique à ceux prévus dans une proposition de contrat de travail (voir ci-dessus).

Dans le délai fixé au niveau de l’offre, le candidat peut accepter ou refuser la proposition.

La déclaration préalable à l’embauche du salarié (DPAE)

Dans les 8 jours qui précèdent la date de l’embauche, vous allez devoir déclarer votre salarié aux organismes de protection sociale. Pour y procéder, vous avez deux méthodes possibles :

  • par l’intermédiaire de la déclaration préalable à l’embauche,
  • ou en ayant recours aux titres simplifiés pour l’embauche (le titre emploi-services entreprise).

La déclaration préalable à l’embauche permet de réaliser plusieurs démarches simultanément :

  • votre immatriculation au régime général de la sécurité sociale, en tant qu’employeur, s’il s’agit de votre première embauche ;
  • la déclaration nominative préalable à l’embauche ;
  • l’immatriculation de votre salarié à la CPAM (Caisse Primaire d’Assurance Maladie) ;
  • l’affiliation à l’assurance-chômage ;
  • la déclaration et demande d’adhésion à la médecine du travail.

Vous avez la possibilité de réaliser cette déclaration en ligne sur le site internet net-entreprises.fr.

Enfin, s’il s’agit de votre première embauche, vous devez affilier votre entreprise à une caisse de retraite complémentaire, en adhérant à un groupe de protection sociale AGIRC (pour les cadres) et ARRCO et ARRCO (pour les non cadres).

La rédaction et la signature du contrat de travail de votre salarié

Le contrat de travail est un contrat conclu entre un salarié et un employeur. Le salarié s’engage à travailler pour l’employeur, sous ses ordres, et l’employeur s’engage à rémunérer le salarié. Le contrat de travail pourra prendre la forme d’un CDI ou d’un CDD. Ce dernier type de contrat ne peut être utilisé que dans des cas précis, pour l’exécution d’une tâche précise et temporaire. Pour plus de précisions : les motifs de recours au CDD.

Comme nous l’avons précédemment évoqué, une proposition d’embauche peut précéder la signature du contrat de travail définitif. Dans ce cas, les informations incluses dans le contrat de travail doivent concorder avec celles qui figurent dans l’offre.

Un contrat de travail existe dès l’instant où une personne (le salarié) s’engage à travailler, moyennant rémunération, pour le compte et sous la direction d’un employeur. En pratique, le contrat prend souvent la forme d’un écrit (c’est même obligatoire pour les CDD). Le contenu du contrat de travail dépendra de son type :

  • S’il s’agit d’un CDI, le contenu est librement déterminé. En pratique, pour cadrer les relations, on y renseigne toutefois plusieurs informations importantes : temps de travail, poste occupé et tâches confiées, rémunération, obligations du salarié, obligation de l’employeur…
  • S’il s’agit d’un CDD, un certain nombre de mentions obligatoires sont prévues par la loi. Vous retrouverez nos explications ici : rédiger un CDD.

La souscription d’une mutuelle d’entreprise

En tant qu’employeur, vous aurez l’obligation de proposer à chacun de vos salariés une couverture complémentaire santé collective. Votre participation financière doit être au moins égale à 50 % de la cotisation, et le reste est à la charge du salarié.

Pour cela, vous devez choisir un assureur et mettre en place un contrat d’assurance. Des garanties minimales sont exigées par la loi au niveau de la couverture. Nous vous donnons des explications à ce niveau ici : mettre en place une mutuelle d’entreprise.

Vis-à-vis du salarié embauché, il convient de transmettre un bulletin d’adhésion au salarié, puis une attestation d’affiliation à la mutuelle. La mutuelle d’entreprise est obligatoire pour le salarié, sauf dans certains cas précis prévus par la loi.

La mise en place d’un registre unique du personnel

Au cas où il s’agirait de votre première embauche, vous devrez obligatoirement rédiger un registre unique du personnel. Ce document contient la liste des salariés de l’entreprise, classée dans l’ordre de leur embauche, et fournit un certain nombre d’informations sur chacun d’entre eux :

  • Leur identification : nom, prénoms, date de naissance, sexe et nationalité ;
  • Leur carrière : emplois, qualifications, date d’entrée et de sortie de l’entreprise ;
  • Leur type de contrat : CDI, contrat d’apprentissage, contrat d’insertion professionnelle, CDD, mise à disposition par un groupement d’employeurs ou par une entreprise de travail temporaire (intérim) ;
  • Pour les travailleurs étrangers : le type et le numéro d’ordre du titre valant autorisation de travail ;
  • Pour les stagiaires : nom et prénoms, dates de début et de fin du stage, nom et prénoms du tuteur, lieu de présence du stagiaire, sont à indiquer dans une partie spécifique ;
  • Pour les salariés à temps partiel : l’indication « salarié à temps partiel »
  • Pour les salariés dont l’autorisation d’embauche ou de licenciement est requise : la date de cette autorisation ou la date de la demande d’autorisation.

Pour plus d’informations : le registre unique du personnel.

Les autres formalités pour embaucher un salarié

En plus de ce que nous avons déjà évoqué précédemment, vous aurez encore quelques démarches à accomplir pour embaucher votre salarié :

  • Une première visite d’information et de prévention qui doit avoir lieu dans les 3 mois suivants la date d’embauche, ou une visite médicale d’aptitude à l’embauche si le salarié est exposé à des risques professionnels ;
  • Si s’agit de votre premier recrutement, la rédaction d’un document unique d’évaluation des risques (DUER), qui répertorie tous les dangers pour la sécurité et la santé des salariés et analyse les risques dans chaque unité de travail.

Enfin, les employeurs sont soumis à des obligations d’affichage d’informations dans l’entreprise. Vous obtiendrez tous les renseignements nécessaires à ce sujet ici : les obligations d’affichage (service-public.fr).

Les démarches relatives à la paie de votre salarié

En tant qu’employeur, vous serez tenu de réaliser plusieurs travaux administratifs relatifs à la gestion de la paie de votre salarié. Il s’agit notamment :

  • de réaliser un bulletin de paie tous les mois,
  • de payer le salaire net,
  • et de transmettre la déclaration sociale nominative tous les mois ou tous les trimestres (pour déclarer et payer les cotisations sociales).

La plupart du temps, les entreprises recourent aux services d’un professionnel pour gérer la paie de leurs salariés. L’expert-comptable de l’entreprise peut généralement s’en charger. Des sociétés sont également spécialisées sur ces questions. Aujourd’hui, il existe également de nouveaux services en ligne qui peuvent vous permettre de gérer la paie de vos salariés sans aucune difficulté.

Pierre Facon

Co-fondateur - Le Coin des Entrepreneurs
Média online de référence sur la création, la reprise et la gestion d'entreprise
Application digitale pour accompagner les entrepreneurs dans leurs projets
Expert en création d’entreprise



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