Dès l’instant où une entreprise recrute un premier salarié, le chef d’entreprise va devoir se charger de la gestion de la paie, ou en déléguer la gestion à un prestataire spécialisé. L’entrepreneur qui décide de se charger en interne de la gestion de la paie doit nécessairement s’équiper d’un logiciel de paie adéquat par rapport à son entreprise, son activité et ses besoins. Pour cela, il est nécessaire de choisir le bon logiciel de paie.
Le coin des entrepreneurs vous fournit plusieurs conseils pour vous aider à choisir le logiciel de paie qui vous convient.
L’importance du choix du logiciel de paie
La gestion de la paie n’est pas une tâche simple pour un entrepreneur qui ne dispose pas de connaissances spécifiques sur le sujet. De plus, il s’agit d’un travail encadré par une réglementation stricte et qui implique plusieurs démarches administratives : établissement des bulletins de paie, virement des salaires, transmission de la déclaration sociale nominative.
Ensuite, pour gérer la paie d’une entreprise, il faut également tenir compte de nombreuses variables qui évoluent constamment, et des règles spécifiques qui sont propres au secteur d’activité de l’entreprise.
La réalisation des bulletins de paie peut être grandement facilitée lorsque l’on choisit un bon logiciel de paie. De même, le risque d’erreurs sera considérablement réduit en utilisant un logiciel fiable et régulièrement mis à jour. Il est donc important de se renseigner correctement avant de choisir votre logiciel de paie.
Les critères à prendre en compte pour choisir votre logiciel de paie
Pour choisir votre logiciel de paie, vous allez devoir vous baser sur plusieurs critères. Voici une liste de paramètres à prendre en compte lorsque vous comparerez des logiciels :
- le type de logiciel (monoposte ou application en ligne),
- le prix, qui prendra souvent la forme d’un abonnement mensuel,
- les fonctionnalités proposées,
- le suivi par un conseiller dédié,
- le service d’assistance en cas de problème,
- le traitement des données et leur protection,
- les possibilités de partage de données (par exemple l’envoi des écritures de paie à votre expert-comptable).
Avant comparer plusieurs logiciels de paie, il faut au préalable établir une liste de critères de choix : les fonctionnalités, la formation et les contenus d’aide, le service support, le suivi par un conseiller dédié, les mises à jour… Cela vous permettra de faire le tri et de sélectionner uniquement les applications qui répondent à vos exigences.
Nos conseils pour choisir votre logiciel de paie
Voici plusieurs conseils importants à prendre en compte pour choisir votre logiciel de paie.
La notoriété et la fiabilité de l’éditeur du logiciel de paie
Tout d’abord, il faut vous assurer que l’éditeur du logiciel soit fiable et reconnu pour la qualité de ses produits. Ce point est très important pour obtenir une utilisation correcte de l’application et être certain que l’éditeur vous fournisse une version à jour de dernières évolutions législatives visant la paie.
Vous devez également vous assurer que votre logiciel de paie soient systématiquement à jour des dernières réglementations, afin que vous soyez en conformité avec la législation. L’application que vous choisissez doit donc proposer rapidement à chaque modification des règles.
La simplicité d’utilisation
Autre point important : vous devez vous assurer que le logiciel soit :
- facilement paramétrable, pour que vous puissiez l’adapter aux caractéristiques de votre entreprise et de votre activité,
- et simple d’utilisation, ce qui vous permet de gérer votre paie sans avoir besoin de suivre une formation spécifique.
Si vous n’avez jamais réalisé un bulletin de paie ou utilisé un logiciel de paie, vous souhaiterez probablement acquérir un minimum de connaissances sur le sujet. Dans ce cas, il faut vérifier au préalable si l’éditeur propose des formations, des webinaires ou des contenus (guide, vidéos…) qui pourront vous aider.
Le service d’assistance proposé par l’éditeur du logiciel
Ensuite, il faut que l’éditeur de votre logiciel de paie vous fasse profiter de plusieurs services en cas de problème. Il faut notamment avoir un accès à un service support réactif et compétent en cas de problème.
De plus, si vous avez besoin d’un conseiller qui peut vous aider au niveau de votre paie, vous devez vérifier que ce service est bien inclus dans l’abonnement souscrit.
Les fonctionnalités du logiciel de paie
Les fonctionnalités du logiciel sont également très importantes, il faut que l’application retenue soit cohérente avec vos besoins : établissement des bulletins de paie, déclarations de cotisations sociales, gestion des congés, gestion des absences…
Il peut également être intéressant de vérifier si l’application de paie peut être liée à vos autres applications administratives, comme votre logiciel de comptabilité par exemple pour y déverser les écritures de paie.
Enfin, si vous préférez utiliser un outil collaboratif et automatisé, n’oubliez pas de vérifier ces possibilités. Le logiciel peut par exemple automatiser l’envoi des bulletins de paie, proposer un accès aux salariés pour la gestion de leur note de frais et de leur demande de congés…
Le type de logiciel de paie
Le mode d’utilisation du logiciel est également important : monoposte, multiposte, en ligne… Le choix d’une application monoposte peut être une source de problèmes en cas de dysfonctionnement de l’ordinateur. En cas d’installation multiposte, il faut verrouiller correctement l’accès à l’application compte tenu du caractère confidentiel des données qu’elle comporte. Un logiciel accessible en ligne peut vous permettre de travailler depuis n’importe quel poste et de collaborer avec votre expert-comptable, ce dernier pouvant par exemple se charger du paramétrage du logiciel, vérifier un élément à votre demande…
Autres conseils pour choisir votre logiciel de paie
Certains secteurs d’activité sont assez spécifiques, il faut donc vérifier que votre logiciel de paie soit en mesure de gérer la paie de votre secteur. Si nécessaire, vous pouvez poser la question à l’éditeur.
Enfin, nous vous conseillons de tester votre logiciel de paie avant de vous y abonner et de commencer à l’utiliser. Si vous hésitez entre plusieurs solutions, les tests vous permettront de vérifier quel est le logiciel qui vous convient le mieux.
Gérer votre paie en ligne sur notre logiciel partenaire (test gratuit) : En savoir plus
Quand faut-il choisir votre logiciel de paie ?
Si vous avez prévu d’embaucher votre premier salarié et que vous avez décidé de gérer la paie vous-même, nous vous conseillons de choisir votre logiciel dès que votre recrutement est acté.
Vous devez éviter de vous y prendre au dernier moment afin de disposer de suffisamment de temps pour comparer les solutions et faire votre choix, prendre votre logiciel en main et le paramétrer correctement. Si vous avez besoin d’une formation, il faudra anticiper d’avantage afin d’être prêt lorsqu’il faudra sortir le premier bulletin de paie.
