Toutes les entreprises qui embauchent des salariés doivent gérer les congés payés de ces derniers, ce qui suscite souvent beaucoup de questions (notamment suite au recrutement du premier salarié).
Voici une fiche d’information sur le fonctionnement, la gestion et le calcul des congés payés.
Quelques rappels sur les congés payés
Un salarié a droit aux congés payés chaque année et ces derniers sont à la charge de l’employeur.
La période de référence pour les congés payés démarre le 1er juin et se termine le 31 mai de l’année suivante.
Lorsqu’un mois n’est pas travaillé entièrement, le calcul sur le mois concerné doit être proratisé.
Les salariés doivent être tenus informés de leur solde restant de congés payés sur leur bulletin de paie.
Le calcul des congés payés
2 méthodes de calcul existent pour les congés payés :
- la première est basée sur les jours ouvrables,
- et la seconde est basée sur les jours ouvrés.
Les congés payés en jours ouvrables
Avec cette méthode, le salarié a droit à 2,5 jours ouvrables de congés payés par mois travaillé, ce qui équivaut à 30 jours ouvrables de congés payés par période.
Les congés payés en jours ouvrés
L’employeur peut également décider de fonctionner en jours ouvrés pour les congés payés, ce qui signifie que ces derniers sont calculés sur les jours ouvrables travaillés.
Il est possible d’utiliser cette méthode uniquement si elle ne pénalise pas le salarié par rapport à l’autre méthode.
Les congés supplémentaires
Les conventions ou accords collectifs applicables peuvent prévoir des congés payés plus long que la durée légale.
Enfin, la loi prévoit également des congés supplémentaires dans certains cas :
- le congé supplémentaire pour les mères de famille,
- et le congé supplémentaire en cas de fractionnement.
Précision sur le fractionnement : quand le nombre de jours de congés payés pris en dehors de la période allant du 1er mai au 31 octobre est égal ou supérieur à 6, le salarié a droit à 2 jours ouvrables de congé supplémentaire, et un jour supplémentaire lorsque ce nombre est compris entre 3 et 5.
La prise des congés payés
Tout d’abord, le salarié a l’obligation de prendre ses congés payés et l’employeur a l’obligation de permettre au salarié de les prendre.
Dans certains cas exceptionnels, il est possible de demander le report de tout ou partie des congés sur l’année suivante.
En théorie : c’est l’employeur qui fixe les dates de départ en congés. Il doit ensuite les communiquer à chaque salarié concerné un mois au moins à l’avance et les afficher dans les locaux de l’entreprise. Les conventions ou accords collectifs peuvent toutefois prévoir des dispositions contraires.
En pratique : le salarié propose à son employeur des dates pour partir en congés et celui-ci les accepte ou non.
Les congés pris sont ensuite décomptés du solde des droits acquis par le salarié, suivant la méthode de calcul utilisée (jours ouvrés ou jours ouvrables).
Remarque : pour les salariés dont les congés payés sont calculés en jours ouvrables et qui travaillent du lundi au vendredi, la pause d’un congé le vendredi est préjudiciable car l’employeur retirera 2 jours (vendredi et samedi).
Fermeture de l’entreprise : il arrive couramment que les entreprises ferment pendant les congés, notamment au mois d’août. Durant la fermeture, les salariés sont ainsi mis en congés. Voici quelques remarques sur ce point :
- si le salarié ne dispose plus d’assez de droit aux congés payés, il peut bénéficier du chômage partiel,
- si l’entreprise ferme pour une durée supérieure à la durée légale des congés payés, les salariés ont droit à une indemnité.
Le paiement des congés payés
Il incombe à l’entreprise de prendre en charge les congés payés de ses salariés.
Un exception existe toutefois dans les entreprises de bâtiment, pour lesquelles les congés payés sont pris en charge par une caisse spécifique auprès de laquelle elles doivent payer des cotisations liées aux congés payés.
2 méthodes de calcul sont prévues pour le calcul des indemnités de congés payés :
- la première est basée sur la règle du maintien de la rémunération : l’indemnité est égale à la rémunération que le salarié aurait perçu s’il avait normalement travaillé,
- la seconde est basée sur la règle du dixième de la rémunération : l’indemnité est égale au dixième de la rémunération du salarié sur la période de référence des congés payés.
L’utilisation de cette seconde règle est possible uniquement si elle ne pénalise pas le salarié par rapport à la première règle.
A lire également sur Le Coin des Entrepreneurs :
