Dans le cadre de son activité professionnelle, une entreprise est tenue de délivrer une facture à chacun de ses clients pour chaque vente ou prestation de services réalisée. Afin de faciliter la régularité de l’entreprise vis-à-vis de ses obligations en matière de facturation, il est aujourd’hui préférable de s’appuyer sur un logiciel pour établir ses factures. Dans cette situation, il conviendra tout de même de s’assurer que l’ensemble des informations obligatoires figurent bien sur chaque facture.
Ce dossier vous propose un rappel au sujet des informations obligatoires sur les factures :
- La liste des informations obligatoires sur les factures
- Précisions sur les informations à indiquer sur les factures
La liste des informations obligatoires sur les factures
La loi encadre strictement le contenu des factures en prévoyant une liste d’informations qui doivent obligatoirement y être mentionné. Voici la liste des informations obligatoires :
- l’identité de l’entreprise et du client,
- le numéro individuel d’identification à la TVA de l’entreprise, ainsi que celui client lorsqu’il auto-liquide la TVA (opération réalisée à l’étranger),
- la date d’émission de la facture,
- le numéro de la facture,
- le numéro du bon de commande (le cas échéant),
- la date du jour effectif de la vente ou de la prestation de services,
- la désignation du produit vendu ou de la prestation de services réalisée,
- les réductions de prix acquises à la date de la vente ou de la prestation de services et directement liées à cette opération,
- le taux de TVA applicable (ou les taux applicables à chaque ligne de services en cas de taux différents),
- le montant total de la TVA,
- le montant total à payer hors taxes (HT) et toutes taxes comprises (TTC),
- les majorations de prix (comme les frais de transport par exemple),
- les conditions de règlement, et notamment la date à laquelle le paiement doit être effectué par le client,
- les conditions d’escompte en cas de paiement anticipé,
- le taux des pénalités exigibles en cas de retard de paiement,
- le montant de l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement due par le créancier professionnel en cas de retard de paiement,
- les informations relatives aux assurances professionnelles.
Précisions sur les informations à indiquer sur les factures
L’identité de l’entreprise et du client
La facture doit impérativement fournir plusieurs informations concernant l’identité de l’entreprise, notamment :
- La dénomination sociale de la société, ou le nom et prénom de l’entrepreneur individuel ;
- La forme juridique de l’entreprise
- L’adresse de l’entreprise ;
- Le numéro SIREN ;
- Le numéro individuel d’identification à la TVA de l’entreprise.
Ensuite, au niveau du client, il convient de renseigner les informations suivantes :
- Le nom et prénom du client, ou sa dénomination sociale (s’il s’agit d’une société) ;
- L’adresse du client et l’adresse de facturation si celle-ci est différente.
La numérotation des factures
L’entreprise doit observer des règles strictes en matière de numérotation de ses factures. Pour cela, chaque facture doit avoir un numéro unique basé sur une séquence chronologique continue, sans rupture.
Des séries de numérotation distinctes peuvent toutefois être employées lorsque l’activité le nécessite. Souvent, il s’agit d’un préfixe qui précise l’année et éventuelle le mois de facturation.
La description des produits ou services vendus
La facture doit mentionner, en détail, le descriptif détaillé en quantité et prix de chaque produit ou service vendu. Toutefois, si la vente ou la prestation a préalablement fait l’objet d’un devis qui fournit ce descriptif détaillé, et que ce dernier a été accepté par le client, la description sur la facture est facultative (sauf si des modifications par rapport au devis initial sont à signaler).
Les assurances professionnelles obligatoires
Les professionnels qui exercent une activité pour laquelle une assurance est obligatoire (l’assurance garantie décennale par exemple, et l’assurance responsabilité civile des professionnels libéraux) doivent indiquer sur leurs factures :
- l’assurance souscrite au titre de leur activité,
- les coordonnées de l’assureur ou du garant,
- et la couverture géographique de l’assurance ou de la garantie.