À l’approche de la date de clôture de l’exercice comptable, le chef d’entreprise va devoir prendre le temps de réaliser plusieurs travaux en lien direct avec la comptabilité qui vont lui permettre d’établir ses comptes annuels. Même si un expert-comptable accompagne l’entrepreneur, ce dernier aura besoin d’un travail préparatoire du chef d’entreprise pour établir son bilan.
Dans ce dossier, Le Coin des Entrepreneurs vous propose plusieurs informations et conseils pour vous aider à préparer la clôture de votre exercice comptable :
- Préparation des justificatifs et enregistrement des mouvements
- Le rattachement des charges et des produits à l’exercice
- L’élaboration de l’inventaire et sa valorisation
- Le cadrage de la TVA : TVA collectée et TVA déductible
Clôture de l’exercice comptable : les travaux à réaliser
Pour préparer la clôture de votre exercice comptable et faciliter les travaux à réaliser, nous allons vous présenter plusieurs tâches importantes :
- la préparation et le classement des justificatifs,
- l’enregistrement de toutes les opérations comptables,
- le rattachement des charges et des produits à l’exercice,
- l’élaboration de l’inventaire et sa valorisation,
- le cadrage de la TVA.
Si vous passez par un cabinet d’expertise comptable pour la gestion de votre comptabilité, vous déléguez donc la clôture de l’exercice à un professionnel. Toutefois, ce n’est pas parce que vous ne vous chargez pas de votre comptabilité que vous ne pouvez pas y participer et faciliter les travaux comptables (ce qui pourrait peut-être vous permettre d’économiser de l’argent si votre dossier est traité rapidement).
Préparation des justificatifs et enregistrement des mouvements
Lorsque la date de clôture de votre exercice comptable est arrivée, votre premier travail à réaliser en comptabilité va consister à réunir tous les justificatifs de l’année : factures fournisseurs, factures de vente, relevés bancaires, échéanciers d’emprunt, écritures de paie…, puis les classer de manière organisée (par date et par nature par exemple).
Ensuite, pour que les travaux d’élaboration des comptes annuels puissent commencer, il sera nécessaire d’enregistrer tous les mouvements de l’exercice en comptabilité.
Le rattachement des charges et des produits à l’exercice
Tout au long de l’exercice comptable, vous allez tenir votre comptabilité en enregistrant tous les mouvements qui affectent le patrimoine de votre entreprise : factures d’achat, factures de vente, remboursements d’emprunt, location et leasing…
Parfois, certains enregistrements concernent des achats ou des ventes qui peuvent concerner l’exercice comptable suivant, totalement ou partiellement. Pour obtenir des comptes annuels conformes à la réalité, il faudra nécessairement retraiter les montants qui ne correspondent pas à l’exercice comptable au moment de la clôture. Inversement, il est possible que vous ayez engagé des dépenses, ou entamé des ventes ou des prestations qui ne seront pas encore facturées à la date de clôture de l’exercice comptable. L’objectif est simple : rattacher les produits et les charges au bon exercice comptable.
Pour traiter ces situations, plusieurs schémas d’écriture comptable sont utilisables en fin d’exercice comptable en fonction des situations à traiter : les charges constatées d’avance, les produits constatés d’avance, les factures à recevoir, les factures à émettre. Afin de préparer ces enregistrements comptables, il conviendra d’analyser votre comptabilité et de lister dans un tableau :
- toutes les dépenses enregistrées en comptabilité mais qui concernent, totalement ou partiellement, l’exercice comptable suivant ;
- toutes les ventes enregistrées en comptabilité mais qui concernent, totalement ou partiellement, l’exercice comptable suivant ;
- toutes les dépenses engagées sur l’exercice mais qui sont facturées sur l’exercice suivant ;
- et toutes les ventes ou prestations commencées sur l’exercice mais qui sont facturées sur l’exercice suivant.
L’élaboration de l’inventaire et sa valorisation
Un inventaire est une démarche consistant à identifier, compter et évaluer les stocks d’une entreprise. Il s’agit d’une opération matérielle permettant de contrôler l’existence des éléments d’actif que constituent les stocks, puis de les valoriser.
La bonne évaluation des stocks de l’entreprise est une tâche importante, car son enregistrement permet ensuite de déterminer votre marge réelle sur l’exercice comptable. En comptabilité, la valeur de vos stocks vient réduire le total des achats (car les stocks sont des produits qui ne sont pas encore vendus). Dans votre compte de résultat, votre marge sera donc calculée en tenant uniquement compte des achats consommés sur l’exercice.
Le cadrage de la TVA : TVA collectée et TVA déductible
Un cadrage de TVA est une étude qui va vous permettre de vérifier que la TVA collectée et la TVA déductible sont correctement enregistrées dans votre comptabilité, et que les sommes indiquées dans les déclarations de TVA correspondent bien aux sommes présentes en comptabilité. Pour réaliser cette opération, des tableaux sont souvent utilisés afin de réaliser les rapprochements.
En pratique, il peut être intéressant de réaliser cette vérification après avoir enregistré tous les mouvements de l’exercice comptable, et avant de transmettre la dernière déclaration de TVA relative à l’exercice qui va être clôturé. Ainsi, vous pourrez effectuer vos éventuelles corrections sur celle-ci et obtenir un bilan propre à ce niveau.