Toutes les pièces justificatives comptables doivent être conservées sous leur forme originale. Une méthode de classement doit être mise en place pour permettre de faire facilement la liaison entre la pièce justificative et son écriture en comptabilité.
Ce dossier sur les pièces justificatives comptables vous informe sur les points suivants :
- Qu’est-ce qu’une pièce justificative comptable ?
- La liaison entre les pièces justificatives et les écritures comptables
- Le classement des pièces justificatives comptables
- La conservation des pièces justificatives comptables
Qu’est-ce qu’une pièce justificative comptable ?
Une pièce justificative comptable est un document qui permet d’appuyer une écriture comptable, elle doit être obligatoirement datée. La pièce justificative peut être une pièce qui justifie une seule écriture comptable isolée ou un récapitulatif qui justifie un ensemble d’opérations. Elle peut provenir d’un tiers (une facture fournisseur par exemple) ou être élaborée par l’entreprise (une facture de vente par exemple).
Voici quelques exemples de documents pouvant constituer une pièce justificative comptable : une facture de vente, une facture d’achat, un bulletin de paie, un relevé bancaire, un listing informatique…
Une méthode de classement efficace doit être mise en place pour permettre d’effectuer la liaison entre une pièce justificative et son écriture en comptabilité.
L’entreprise doit conserver ses pièces justificatives sous leur forme originale pendant les délais requis par la loi. Il peut s’agir soit d’un document établi sur un support papier, soit d’un document en un autre support assurant la fiabilité, la conservation et la restitution en clair de son contenu pendant les délais requis (document en format numérique par exemple).
La liaison entre les pièces justificatives et les écritures comptables
Les écritures passées en comptabilité doivent être appuyées par des pièces justificatives comptables. Un chemin de révision doit permettre aux dirigeants de l’entreprise, à l’expert-comptable, au commissaire aux comptes et à l’administration en cas de contrôle, de faire la liaison entre une écriture en comptabilité et sa pièce justificative.
Pour faciliter cette liaison, l’entreprise doit utiliser une méthode de classement efficace et inscrire les références de la pièce justificative dans l’écriture comptabilisée. L’inscription, sur la pièce justificative, du numéro de l’écriture comptable facilite la liaison.
Le classement des pièces justificatives comptables
Le plan comptable général ne précise aucune règle de classement pour les pièces justificatives comptables. L’entreprise adopte donc librement sa méthode de classement. Celle-ci doit être efficace afin que l’entreprise soit en mesure, à tout moment, d’accéder rapidement à la pièce justificative comptable recherchée.
La méthode de classement utilisée par l’entreprise doit être précisée, le cas échéant, dans le document qui décrit les procédures et l’organisation comptable. Ce document doit être produit dès lors qu’il est nécessaire à la compréhension et au contrôle du système de traitement.
Pour relier une pièce justificative comptable à son écriture comptable, on inscrit généralement sur le document le numéro attribué par le logiciel de comptabilité à l’écriture. Ensuite, l’utilisation d’une méthode de classement par ordre chronologique ou par ordre alphabétique, et par exercice comptable, permet de faire la liaison rapidement.
La conservation des pièces justificatives comptables
Le Code de commerce précise que les pièces justificatives comptables doivent être conservées pendant 10 ans. Toutefois, la législation fiscale peut nécessiter des délais de conservation plus long compte tenu des cas possibles de prolongation du délai de reprise de l’administration.
Voici également quelques règles à connaître en matière de conservation des pièces justificatives comptables :
- Une facture reçue sous format électronique doit être conservée sous ce format pendant au moins 3 ans, même si l’entreprise la conserve également en format papier après l’avoir imprimée. Passé ce délai, la facture peut être conservée, au choix, sous format papier ou sous format électronique.
- Une entreprise peut numériser les factures qu’elle reçoit en format papier pour les stocker sur un support informatique. Pour cela, il faut respecter toutes les conditions prévues par les articles A102 B-1 et B-2 du livre des procédures fiscales. Nous développons ce point en détail ici : la conservation des factures.
