Une entreprise qui emploie des salariés peut gérer de deux façons différentes son processus « paie ». Elle peut le faire elle-même, ou bien externaliser le processus à une entreprise extérieure (expert-comptable, société spécialisée, éditeur de logiciel assisté). C’est cette deuxième option que nous allons étudier ici et, plus précisément, les avantages de l’externalisation de la paie. Pour résumer, on peut affirmer que déléguer la paie d’une entreprise permet de :
Déléguer la paie pour gagner du temps
Sous-traiter la paie de l’entreprise permet au dirigeant et à ses équipes de gagner du temps. Lorsque l’externalisation est totale, le prestataire s’occupe de l’intégralité de la gestion de la paie. C’est lui qui s’occupe de l’établissement des bulletins, de la distribution aux salariés, des déclarations des charges sociales (DSN), de la gestion du prélèvement à la source, des divers contrôles et cadrages annuels, etc.
L’entreprise n’a, de son côté, rien à faire à part récolter et transmettre les informations servant de matières premières à l’élaboration des bulletins de salaire à son partenaire. Elle ne doit pas prévoir de formations pour maintenir à jour l’état des connaissances de ses salariés et s’assurer d’être en conformité avec le droit social. Elle peut donc se concentrer sur son cœur de métier ou sur des tâches à plus forte valeur ajoutée (prospection, innovation…).
Déléguer la paie pour économiser de l’argent
Externaliser la paie de l’entreprise permet de variabiliser le coût de la gestion des ressources humaines. En effet, le coût global de cette solution dépend généralement du nombre de fiches de paie à réaliser. Il varie généralement entre 20 et 40 euros hors taxes par mois et par bulletin. Un tarif décroissant peut même être appliqué en fonction des quantités. Ici, il n’y a pas de forfait minimum : 0 bulletin effectué = 0 € facturé.
Les frais rencontrés en cas d’internalisation de la paie (lorsque l’entreprise s’en occupe elle-même) sont, à l’inverse, fixes. Cela signifie que l’entreprise devra y faire face quel que soit le volume de travail. Dans ce cas de figure, il faut notamment prévoir les coûts suivants : rémunération du gestionnaire de paie, formations, licence du logiciel de paie, mises à jour, sécurisation des données, etc.
Déléguer la paie pour bénéficier d’un savoir-faire
L’entreprise qui souhaite gérer elle-même sa paie doit généralement trouver des compétences ; mais surtout, les conserver. Elle doit mettre en place toute une infrastructure spécifique pour ce processus. Le droit du travail nécessite, pour sa part, un certain degré de spécialisation ainsi que des connaissances. Ce que maîtrisent sans conteste les prestataires « paye ». Ces entreprises sont structurées pour répondre efficacement aux besoins de leurs clients.
Elles excellent dans leur domaine de prédilection qu’est la paie, mais pas seulement. En effet, les entreprises spécialisées pourront conseiller l’entreprise et son dirigeant sur de nombreux points. Elles aident à maîtriser les coûts en optimisant les cotisations sociales (recherche d’aides et d’allègement de charges, établissement d’un accord d’intéressement, mise en place d’un plan épargne entreprise, développement de l’abondement, attribution de chèques cadeaux, etc.).
Déléguer la paie pour être plus serein
La paie est un domaine très particulier, en constante évolution. Des contraintes de plus en plus nombreuses sont ajoutées chaque année pour l’employeur. Il est parfois difficile de s’y retrouver. En déléguant le processus, l’entreprise assume clairement ne pas être la mieux placée pour le gérer. Elle fait le choix de confier ce travail à un prestataire spécialisé, qui dispose de solides connaissances dans ce domaine et qui les met régulièrement à jour (veille sociale).
En ce sens, déléguer la paie à un prestataire externe permet de limiter le risque d’erreur (oubli d’une mention obligatoire, absence de prise en compte d’une évolution réglementaire ou légale, etc.). Également, l’entreprise n’a pas à sécuriser les données, effectuer des sauvegardes et protéger les informations relatives aux salariés. C’est le prestataire qui s’en occupe. Il met, le cas échéant, à disposition de l’entreprise un coffre-fort numérique.
