Pour une entreprise, externaliser la paie revient à confier à un prestataire externe la gestion de son processus « ressources humaines ». En pratique, il peut s’agir d’un cabinet (d’expertise-comptable ou spécialisé en traitement de la paie) ou d’une société d’édition de logiciel de paie. L’externalisation peut, au choix de l’entreprise, être totale ou partielle. Son coût dépend de la solution choisie et du volume de bulletins à traiter. Voici tout ce qu’il faut savoir sur l’externalisation de la paie d’une entreprise :
- Qu’est ce que c’est ?
- Quels sont ses avantages et ses inconvénients ?
- Comment procéder ?
- Quel est le coût ?
L’externalisation de la paie : qu’est-ce que c’est ?
Définition de l’externalisation
L’externalisation de la paie consiste, pour une entreprise, à confier ou à déléguer la gestion de sa paie à une entreprise tierce. Il peut s’agir d’une société spécialisée (cabinet de gestion de la paie), d’un cabinet d’expertise-comptable ou d’un éditeur de logiciel (plateforme en ligne comprenant différents niveaux d’assistance) par exemple.
Externaliser sa paie, c’est sous-traiter tout ou partie du processus de paie. Autrement dit, cela revient à « faire faire » (externalisation) au lieu de faire soi-même en interne (internalisation). L’externalisation – ou outsourcing – présente plusieurs avantages : gain de temps, flexibilité et, pour les petites entreprises, gain d’argent.
Tâches externalisables
Les travaux suivants peuvent généralement faire l’objet d’une externalisation (liste non-exhaustive) :
- Gestion des entrées du personnel (rédaction des contrats de travail, établissement des DUE, etc.) ;
- Réalisation des fiches de paie et déclaration des charges sociales (DSN) ;
- Contrôle de la paie et édition d’états périodiques (états de charges sociales par exemple) ;
- Gestion des arrêts maladie ;
- Tenue des registres obligatoires (registre du personnel) ;
- Conseils en droit social ;
- Établissement de tableaux de bord, mise en place d’outils de suivi de la masse salariale ;
- Gestion des sorties du personnel (établissement des documents de fin de contrats).
Niveaux d’externalisation de la paie
Il existe différents degrés d’externalisation de la paie. On distingue généralement l’externalisation totale et l’externalisation partielle.
Lorsqu’une entreprise externalise totalement sa paie, c’est au prestataire que revient le soin de s’occuper de l’ensemble du processus de paie. Il utilise ses propres infrastructures et notamment son logiciel de paie. L’entreprise, quant à elle, n’a rien à faire. Elle ne doit donc pas structurer son organisation interne pour gérer le volet « Ressources Humaines ». Des échanges sont toutefois nécessaires entre les deux structures pour transmettre certaines informations.
En cas d’externalisation partielle, une répartition des tâches est effectuée entre l’entreprise et son prestataire. En accord avec ce dernier, l’entreprise choisit les travaux qu’elle aura à sa charge. A minima, elle doit récolter les informations permettant d’établir la paie et les transmettre au prestataire. Ici, le prestataire met à disposition de l’entreprise un outil qui lui permet de faciliter la gestion de la paie. Elle conserve le contrôle du processus RH.
Quels sont les avantages et les inconvénients de l’externalisation de la paie ?
L’externalisation de la paie présente de nombreux avantages pour l’entreprise. Tout d’abord, cette solution lui fait gagner du temps. En effet, quelle que soit l’option choisie, une entreprise qui externalise sa paie s’affranchit de plusieurs contraintes : choix d’un logiciel de paie, paramétrage, mise à jour, formation du personnel, etc. Également, ce mode de gestion de la paie apporte une certaine flexibilité. L’entreprise n’a pas à embaucher du personnel supplémentaire pour gérer l’augmentation de la charge de travail du service RH. Dans les petites entreprises, à l’effectif restreint (moins de 20 salariés), l’externalisation est généralement la solution la plus intéressante financièrement.
Il existe cependant certains inconvénients. Un risque de dépendance apparaît vis-à-vis du prestataire. En effet, c’est lui qui détient toutes les données et un changement peut parfois s’avérer compliqué (rétention d’informations, incompatibilité des logiciels, différences dans les formats d’export…). De plus, les informations ne sont plus centralisées dans une base de données unique, ce qui peut complexifier leur exploitation. Enfin, les entreprises qui emploient de nombreux salariés gagnent plus à gérer le processus de paie en interne, plutôt qu’à le sous-traiter (maîtrise du processus de gestion des ressources humaines, conservation des compétences, réactivité, économies…).
Comment externaliser la paie d’une entreprise ?
Le travail le plus complexe consiste à choisir une solution d’externalisation (cabinet ou logiciel assisté) et surtout, à trouver LE bon prestataire. Pour cela, l’entreprise doit, au préalable, faire un point complet sur ses besoins. Le prix est, bien évidemment, un facteur important mais il ne doit pas être l’élément qui fonde la décision.
Quelle que soit la solution choisie, l’entreprise doit gérer son personnel au quotidien au niveau managérial et administratif. Chaque mois, elle doit réunir tous les éléments permettant d’établir les fiches de paie de ses salariés : absences, congés payés, heures complémentaires/supplémentaires, primes, etc.
Ensuite, elle doit communiquer au prestataire les informations récoltées. Cette étape se matérialise par une transmission des informations au cabinet externe via un portail collaboratif ou par une saisie de ces informations sur la plateforme en ligne (cas du logiciel en mode SaaS).
Le prestataire – ou le logiciel – effectue et contrôle la paie. Puis il transmet les bulletins à l’entreprise avec un état des virements à effectuer pour payer les salaires. Il se charge lui-même de l’établissement des déclarations sociales nominatives (DSN) et des diverses déclarations sociales. Parfois, un coffre-fort numérique est mis à disposition.
Quel est le coût de l’externalisation de la paie ?
Le budget à prévoir pour sous-traiter la paie d’une entreprise dépend de la solution choisie (externalisation totale ou partielle). Il est, dans la plupart des cas, plus important en cas de recours à un cabinet puisque cette solution fait intervenir des gestionnaires spécialisés.
Ainsi, le coût d’un bulletin de salaire totalement externalisé est d’environ 30 euros hors taxes par mois. Ce tarif comprend la déclaration des charges sociales correspondantes (DSN) et la gestion du prélèvement à la source de l’impôt sur le revenu.
Pour l’externalisation partielle, différentes tarifications existent : prix variable, abonnement fixe assorti d’un variable (facturation à la fiche de paie)… En général, le bulletin de salaire coûte, dans ce type de solution, environ 20 euros hors taxes l’unité.
