Logiciel de paie : utilité, prix, choix et conseils

La paie fait partie des travaux administratifs obligatoires pour les employeurs, qui pourront s’en charger ou la déléguer à un prestataire. Si vous décidez de vous charger vous-même de la paie de vos salariés, vous allez avoir besoin d’un logiciel de paie pour pouvoir gérer toutes les tâches qui vous incombent en tant qu’employeur.

logiciel de paie

Le logiciel de paie : utilité et fonctionnalités

Ce type de logiciel vous permet de gérer les formalités relatives à la paie de votre personnel. Il s’agit tout d’abord des fonctionnalités de base suivantes : l’édition des bulletins de paie et les déclarations auprès des organismes sociaux.

Ensuite, en fonction du logiciel utilisé, de nombreuses autres fonctionnalités peuvent être accessibles :

  • gestion automatisée des absences des salariés (congés, RTT…),
  • suivi des temps de travail,
  • transmission automatique des bulletins de paie par mail,
  • gestion des notes de frais des salariés,
  • tenue du registre unique du personnel,

Pour travailler sur le choix de votre logiciel de paie, vous devez tout d’abord définir quelles sont les fonctionnalités dont vous avez besoin. Cela vous permettra de faire le tri parmi les options possibles.

Choix d’un logiciel de paie : comment s’y prendre ?

Pour choisir votre logiciel de paie, vous pouvez vous baser sur des critères, notamment : la simplicité d’utilisation, les fonctionnalités, l’assistance, les prix et la protection des données.

La simplicité d’utilisation

Vous devez adapter le niveau de complexité du logiciel de paie que vous utiliserez avec notre niveau de connaissance sur le sujet. Sans formation particulière, vous devez privilégier les logiciels très simples d’utilisation. Les applications de paie en ligne répondent généralement à ce critère, en permettant à tout chef d’entreprise de gérer sa paie. Vérifiez donc que la solution qui vous intéresse soit facilement utilisable. Pour cela, vous pouvez demander un test avant de vous engager.

Le prix de l’abonnement

Le prix est un critère incontournable lorsque l’on souscrit un abonnement à un service, il faut donc en tenir compte pour votre choix d’un logiciel de paie. Par rapport à cela, pensez à faire le rapprochement entre les prix et les fonctionnalités proposées.

Certains éditeurs peuvent paraître intéressants au premier abord, puis vous vous rendrez compte que votre abonnement ne vous donne pas accès à tout ce dont vous avez besoin et qu’il sera nécessaire d’évoluer vers une formule plus onéreuse. Une approche comparative ne peut pas se baser uniquement sur le prix, la consistance du service doit également être prise en compte.

Les fonctionnalités du logiciel

Le logiciel que vous choisissez doit proposer suffisamment de fonctionnalités pour que vous puissiez y gérer toutes les tâches afférentes à la gestion de votre personnel. Voici une liste de fonctionnalités souvent utiles :

  • édition des bulletins de paie,
  • archivage électronique et accès aux documents (les bulletins de paie doivent être conservés 5 ans),
  • transmission de la déclaration sociale nominative (DSN),
  • tenue du registre unique du personnel,
  • gestion des absences (congés, RTT…),
  • gestion des notes de frais,
  • génération des écritures de paie pour la comptabilité.

Le service d’assistance

Voici un autre paramètre très important dont vous devez tenir compte pour le choix de votre logiciel de paie. À tout moment, vous pouvez rencontrer un souci ou avoir besoin d’une assistance sur une question liée à votre paie.

Pour avoir une solution face à ce type de problème, votre éditeur doit proposer un service d’assistance ou un conseiller dédié. Le service d’assistance est donc un critère à prendre en compte dans votre choix.

Le type de logiciel

Concernant le type de logiciel, les applications en ligne sont à privilégier. Elles seront beaucoup plus simples à utiliser pour gérer votre paie, seront accessibles depuis n’importe quel terminal connecté et permettront un travail collaboratif avec les salariés qui pourront également disposer d’un accès pour transmettre des informations (les notes de frais par exemple).

La protection des données personnelles

Ce dernier point est un paramètre important, car la paie concerne des données personnelles et sensibles sur vos salariés. L’éditeur du logiciel de paie que vous utilisez doit être irréprochable à ce niveau.

Quel est le prix d’un logiciel de paie ?

La plupart des logiciels de paie accessibles en ligne sont proposés sous la forme d’un abonnement. Le prix exact que vous allez payer dépendra de deux paramètres :

  • l’éditeur que vous avez choisi,
  • et les fonctionnalités souscrites.

Concernant l’établissement des bulletins de paie, le prix à prévoir se situe aux alentours de 15 à 20 euros par bulletin. Normalement, les déclarations aux organismes sociaux (la déclaration sociale nominative pour déclarer et payer les cotisations salariales et patronales) seront comprises dans ce prix.

Ensuite, les logiciels incluent souvent de nombreux autres services supplémentaires pour gérer votre personnel. Un supplément sera donc à prévoir, dont le prix dépendra des fonctionnalités souscrites.

Enfin, au-delà du prix, vous devez également tenir compte du temps que vous passez pour gérer la paie de votre entreprise. Une application avec des tarifs un peu plus élevés n’est pas forcément une mauvaise option si les fonctionnalités proposées vous font économiser du temps.

Nos conseils par rapport à votre logiciel de paie

La gestion de la paie de vos salariés est un travail administratif obligatoire et sur lequel vous devez absolument éviter de commettre des erreurs. Pour que vous puissiez éviter d’y perdre trop de temps, nous vous conseillons de privilégier une solution qui soit :

  1. très simple à utiliser,
  2. riche en fonctionnalités,
  3. et avec un service d’assistance ou des conseillers compétents.

De plus, avant de souscrire un abonnement à un logiciel de paie, nous vous conseillons de le tester au préalable. Cela vous permet de vous assurer qu’il correspond bien à vos attentes, et que vous savez l’utiliser sans difficulté.

Les nouvelles applications en ligne vous permettront de gagner du temps sur la gestion de votre paie et de vos salariés grâce à l’automatisation de nombreuses tâches, qui sont consommatrices de temps lorsqu’elles sont gérées manuellement (telles que les notes de frais par exemple).

Enfin, compte tenu de l’importance de la paie et des problèmes auxquels vous pourriez être confrontés en cas d’erreurs, nous vous conseillons de privilégier un éditeur fiable et reconnu.

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Pierre Facon

Co-fondateur - Le Coin des Entrepreneurs
Média online de référence sur la création, la reprise et la gestion d'entreprise
Application digitale pour accompagner les entrepreneurs dans leurs projets
Expert en création d’entreprise



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