Comment gérer et calculer les frais kilométriques ?

Les frais kilométriques correspondent à une indemnisation servant à couvrir la dépréciation du véhicule, les frais de réparation et d’entretien, les dépenses de pneumatiques, la consommation de carburant, les frais d’achat des casques et des protections et les primes d’assurances, supportés par une personne qui utilise son propre véhicule à des fins professionnelles (trajets domicile – lieu de travail et déplacements pendant les heures de travail).

Gestion des frais kilométriques

Le calcul des frais kilométriques

Les frais kilométriques sont calculés au moyen d’un barème publié par l’administration fiscale. Ces barèmes sont calculés en fonction de la puissance du véhicule et du nombre de kilomètres parcourus.

Remarque : Les barèmes ci-dessous correspondent aux plafonds fixés par l’administration fiscale pour bénéficier des exonérations de cotisations fiscales et d’impôt sur le revenu. L’entreprise peut indemniser d’avantage met la partie excédentaire ne bénéficiera pas des exonérations et ne sera pas déductible du résultat imposable.

Le barème à utiliser pour les automobiles

Le barème 2021 des frais kilométriques applicable aux voitures actuellement en vigueur est celui publié par l’administration fiscale, inchangé depuis plusieurs années.

Ce barème, qui s’applique pour l’imposition fiscale des revenus 2020 et pour les remboursements de frais kilométriques effectués en 2021 est le suivant :

Puissance Jusqu’à 5 000 km De 5 001 à 20 000 km Au-delà de 20 000 km
3 CV ou moinsD * 0,456(D x 0,273) + 915D * 0,318
4 CVD * 0,523(D x 0,294) + 1 147D * 0,352
5 CVD * 0,548(D x 0,308) + 1 200D * 0,368
6 CVD * 0,574(D x 0,323) + 1 256D * 0,386
7 CV ou plusD * 0,601(D x 0,340) + 1 301D * 0,405

« D » correspond à la distance parcourue en kilomètres.
« CV » correspond au nombre de chevaux fiscaux indiqués sur la carte grise du véhicule.

Depuis le 1er janvier 2021, le montant de l’indemnité kilométrique obtenu à l’aide du barème présenté ci-dessus est majoré de 20% en cas d’utilisation d’un véhicule électrique.

Exemple : pour 8 000 kilomètres parcourus à titre professionnel avec un véhicule automobile d’une puissance de 6 CV, le montant des frais kilométriques s’élève à : (8 000 * 0,323) + 1 256 = 3 840 euros.

Le barème à utiliser pour les motos et autres cyclomoteurs

Le barème 2021 des frais kilométriques applicable aux motos actuellement en vigueur est le suivant :

Puissance Jusqu’à 3 000 km De 3 001 à 6 000 km Au-delà de 6 000 km
1 CV à 2 CVD * 0,341(D x 0,085) + 768D * 0,213
3 CV à 5 CVD * 0,404(D x 0,071) + 999D * 0,237
Plus de 5 CVD * 0,523(D x 0,068) + 1 365D * 0,295

Le barème 2021 des frais kilométriques applicable aux deux roues de cylindrée inférieure à 50 cm3 actuellement en vigueur est le suivant :

Jusqu’à 2 000 km De 2 001 à 5 000 km Au-delà de 5 000 km
D * 0,272(D x 0,064) + 416D * 0,147

Ces barèmes sont, eux aussi, majorés de 20% pour les véhicules électriques.

Le barème à utiliser pour les vélos

La loi relative à la transition énergétique avait mis en place, à compter du 1er juillet 2015, le versement d’une indemnité kilométrique, à la charge de l’employeur, pour les salariés qui se rendaient au travail avec leur vélo.

Le calcul de l’indemnité kilométrique vélo était le suivant : Distance parcourue en kilomètres * 0,25 euros 

L’indemnité kilométrique « vélo » a été supprimée depuis le 11 mai 2020 et remplacée par le forfait mobilités durables. Toutefois, les employeurs qui la versaient à cette date peuvent continuer à le faire.

Traitement fiscal et social des frais kilométriques

Indemnités kilométriques véhicules, motos et autres cyclomoteurs

Au niveau fiscal, les indemnités kilométriques véhicules sont déductibles du résultat imposable de l’entreprise dans la limite du barème proposé par l’administration fiscale. Pour le salarié, l’indemnité est exonérée d’impôt sur le revenu.

Au niveau social, ces indemnités sont exonérées de cotisations sociales dans la limite du barème publié par l’administration fiscale.

Pas d’IR, pas de cotisations sociales et déduction du bénéfice lorsque l’entreprise respecte les plafonds fixés par l’administration fiscale.

Indemnités kilométriques vélo

Au niveau fiscal, l’indemnité versée était déductible du résultat imposable au niveau de l’entreprise dans la limite d’un certain montant. Pour le salarié, l’indemnité est exonérée d’impôt sur le revenu.

Au niveau social, les indemnités pour frais kilométriques en vélo sont exonérées de cotisations sociales dans la limite d’un certain montant.

Pas d’IR, pas de cotisations sociales et déduction du bénéfice lorsque l’entreprise respecte les plafonds fixés par l’administration fiscale.

Comment gérer les frais kilométriques ?

Les frais kilométriques peuvent être gérés au moyen d’un tableur comme excel, surtout si l’entreprise est de petite taille et que la gestion de ces frais n’est pas compliquée (pas de refacturation aux clients, pas d’intégration nécessaire dans les applications informatiques utilisées…). A défaut, l’utilisation de tableurs peut rapidement devenir problématique, être une source d’erreur et vous faire perdre du temps.

Il est alors préférable que l’entreprise puisse gérer les frais kilométriques directement avec un module intégré à une de ses applications métiers, ou qu’elle dispose d’un outil spécialement dédié à leur gestion.

Dans certains cas, il est également possible d’utiliser le barème des frais de carburant.

Pierre Facon

Co-fondateur du site Le Coin des Entrepreneurs
Média online de référence sur la création, la reprise et la gestion d'entreprise, et application en ligne d'aide à la création / reprise d'entreprise.
Conseiller et expert en création d’entreprise. J'accompagne de nombreux entrepreneurs dans la mise en place de leurs projets.



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