Indemnités kilométriques : le barème forfaitaire des frais de voiture

L’administration fiscale publie, chaque année, un barème des frais de voiture. Ce tableau sert notamment à calculer les indemnités forfaitaires kilométriques pouvant être remboursées par une entreprise à ses salariés et/ou dirigeants. Voici un dossier complet sur le barème kilométrique automobile répondant aux questions :

bareme kilometrique voiture

Qui peut bénéficier du barème kilométriques des frais de voiture ?

Le barème des indemnités forfaitaires kilométriques concerne essentiellement les salariés ainsi que certains dirigeants et chefs d’entreprise.

Concrètement, il s’applique aux salariés et aux dirigeants assimilés à des salariés qui optent pour la déduction des « frais réels » lorsqu’ils remplissent leur déclaration préremplie de revenus.

Les gérants majoritaires de SARL (et associés visés par l’article 62 du code général des impôts) peuvent aussi en bénéficier, dans les mêmes conditions.

Enfin, les professionnels libéraux soumis au régime de la déclaration contrôlée peuvent renoncer à la déduction de leurs frais professionnels et demander l’application du barème kilométrique.

En principe, les commerçants et artisans soumis à l’impôt sur le revenu ne peuvent donc utiliser ce barème. Ceux qui optent pour la comptabilité super-simplifiée peuvent toutefois appliquer un autre barème pour leur dépenses de carburant. Ils peuvent les évaluer de manière forfaitaire à l’aide du barème des frais de carburant.

Quels sont les véhicules concernés par le barème kilométrique ?

Tous les véhicules sont éligibles au barème, quelles que soient leurs caractéristiques (énergie, puissance…). Toutefois, le montant de l’indemnité dépendra de ces paramètres.

Le véhicule personnel utilisé pour des déplacements professionnels peut appartenir au salarié, au dirigeant ou au chef d’entreprise (qu’il en soit propriétaire ou copropriétaire). Il peut également s’agir d’un véhicule loué ou pris en crédit-bail.

Des règles spécifiques s’appliquent lorsque l’intéressé, non-propriétaire du véhicule, l’utilise à titre gratuit. Il doit pouvoir justifier la prise en charge effective des frais couverts par le barème.

Quels sont les frais couverts par le barème des frais kilométriques ?

Le barème kilométrique automobile indemnise plusieurs types de frais. Il prend notamment en compte :

  • L’amortissement du véhicule (usure due à son utilisation),
  • Les dépenses d’entretien et de réparation (courantes et exceptionnelles),
  • Les frais de carburant (frais de recharge de batterie, le cas échéance),
  • Et les primes d’assurance.

Une entreprise qui a recours au barème forfaitaire ne peut donc rembourser les frais présentés ci-dessus à ses salariés/dirigeants. En revanche, elle doit rembourser, en complément, toutes les dépenses de stationnement (tickets de parking ou de parc-mètres) ainsi que les frais de péages des autoroutes.

Comment calculer les indemnités kilométriques avec le barème fiscal ?

Le barème des indemnités kilométriques est très simple à utiliser. Il convient de déterminer le nombre de kilomètres parcourus à titre professionnel et de multiplier ce montant par un taux. Parfois, un montant forfaitaire vient s’ajouter. Le taux et le forfait varient en fonction des kilomètres effectués chaque année (moins de 5 000, moins de 20 000 ou plus de 20 000).

Indemnité kilométrique = [ Distance parcourue (d) * Taux ] + Forfait (le cas échéant)

Voici le barème applicable aux automobiles pour l’année 2019 :

Puissance du véhiculeEntre 0 et 5 000 kmEntre 5 001 et 20 000 kmAu-delà de 20 000 km
3 CV ou moins0,456 * d( d * 0,273 ) + 9150,318 * d
4 CV0,523 * d( d * 0,294 ) + 1 147 0,352 * d
5 CV0,548 * d( d * 0,308 ) + 1 200 0,368 * d
6 CV0,574 * d( d * 0,323 ) + 1 256 0,386 * d
7 CV ou plus0,601 * d( d * 0,340 ) + 1 301 0,405 * d

Voici quelques exemples de calcul :

  • Un gérant majoritaire de SARL parcourt 17 000 kilomètres avec son véhicule de 11 CV fiscaux. Son indemnité s’élève à 7 081 euros [ ( 17 000 * 0,340 ) + 1 301 ]
  • Un salarié effectue 4 500 kilomètre avec sa voiture (4 CV fiscaux). Il a droit à une indemnité de 2 353,50 euros ( 4 500 * 0,523 )

Les indemnités kilométriques sont-elles soumises aux charges sociales ?

Lorsque l’intéressé doit utiliser son véhicule personnel dans un but professionnel, l’indemnité kilométrique bénéficie d’une exonération de charges sociales. En effet, l’administration présume que son bénéficiaire l’utilise conformément à son objet.

L’exonération ne concerne que les indemnités qui ne dépassent pas les limites prévues, en application du barème kilométrique fiscal.

Attention toutefois, lorsque le nombre de kilomètres indemnisés par une société est important, elle devient redevable de la taxe sur les véhicules des sociétés (TVS). En pratique, cette taxe concerne les sociétés qui remboursent plus de 15 000 kilomètres par an à leurs salariés et/ou dirigeants.

Comment gérer les indemnités forfaitaires kilométriques ?

Les entreprises doivent pouvoir justifier leurs dépenses. Et les frais de voiture n’échappent pas à cette règle. Pour cela, elles ne doivent procéder au remboursement que sur présentation d’un justificatif.

En général, il s’agit d’une note de frais. Ce document doit contenir plusieurs informations, et notamment :

  • La date de chaque déplacement professionnel,
  • Le lieu de départ ainsi que le lieu d’arrivée,
  • Le motif du déplacement (identité du destinataire),
  • Et le nombre de kilomètres parcourus.

Par ailleurs, il doit communiquer une copie de la carte grise du véhicule utilisé.

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Thibaut Clermont

Co-fondateur du site Le Coin des Entrepreneurs et dirigeant de FCIC, société spécialisée dans l'édition de sites internet sur la création, la gestion et la reprise d'entreprise. Ancien expert-comptable stagiaire.



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