La paie est est un domaine assez complexe à gérer et qui présente plusieurs enjeux majeurs. Parmi eux, on retrouve notamment le choix du mode de gestion. L’entreprise va-t-elle gérer ce processus elle-même (on parle alors d’internalisation de la paie) ? Ou, au contraire, va-t-elle confier à un professionnel le soin de la gérer pour elle (externalisation de la paie) ? Chaque solution présente des avantages et des inconvénients que nous avons choisis de vous présenter ici.
Alors, vaut-il mieux faire les fiches de paie de son entreprise soi-même ou sous-traiter leur réalisation ? Voici des éléments de réponse.
Faire soi-même les fiches de paie ou déléguer : présentation des solutions
Lorsqu’une entreprise gère elle-même la paie, elle doit non seulement s’occuper de l’établissement des bulletins de salaires, mais également du suivi « social » au sens large du personnel. Cela concerne notamment la gestion des entrées/sorties, la rédaction des contrats de travail, l’établissement des déclarations d’embauche, déclarations sociales nominatives (DSN), la gestion du prélèvement à la source (PAS), etc. Le recours à un logiciel de paie est indispensable. L’enjeu consiste alors à choisir la bonne solution (logiciel en version monoposte ou en mode SaaS par exemple).
Si, à l’inverse, l’entreprise souhaite sous-traiter la paie, son travail se limite à gérer le personnel au quotidien. Cela consiste essentiellement à réunir les informations qui permettront au prestataire de réaliser les bulletins de salaire et de déclarer les charges sociales et à les lui transmettre. Ici, l’enjeu est de trouver le bon prestataire, c’est-à-dire une entreprise sérieuse et compétente. A ce titre, soulignons qu’il peut s’agir de l’expert-comptable (s’il exerce déjà une mission comptable sur le dossier) ou d’une entreprise spécialisée.
De nombreux critères doivent être pris en compte avant de faire un choix. Ce dernier va notamment résulter du volume de fiches de paie à traiter, de la complexité des opérations à effectuer compte tenu des spécificités de l’entreprise (activité par exemple), des contraintes technologiques de l’entreprise, de ses compétences dans le domaine social, etc. Il existe également un solution intermédiaire, qui consiste à ne déléguer qu’une partie du processus : l’entreprise assure elle-même certains travaux et délègue les tâches dont elle souhaite ne pas s’occuper.
Gérer la paie en interne : avantages et inconvénients
Gérer la paie en interne présente de nombreux avantages. Cette solution permet à l’entreprise de conserver la maîtrise totale du processus « Ressources Humaines ». Elle conserve une certaine forme d’indépendance. L’entreprise gagne également en réactivité. Lorsqu’un salarié pose une question par exemple, elle ne doit pas la transférer au prestataire et attendre sa réponse. Elle peut y répondre immédiatement. Au-delà d’une certaine taille, il est souvent plus intéressant, sur le plan financier, d’internaliser la paie. En effet, une fiche de paie coûte, en moyenne, une trentaine d’euros par mois lorsqu’elle est conçue par un expert-comptable. A compter de 25 salariés, le calcul vaut la peine d’être effectué.
Cette solution n’est malheureusement pas sans inconvénient. Elle contraint l’entreprise à trouver et à conserver les compétences chez elle (elle doit absolument éviter le départ de ses gestionnaires). Une certaine rigueur s’impose : elle doit respecter scrupuleusement la règlementation applicable. Régulièrement mise à jour et modifiée, l’entreprise doit effectuer une « veille sociale » afin de se tenir informée de tout changement. Enfin, le choix le plus important à faire – et qui nécessite une introspection et une analyse complète des besoins – est le choix du logiciel de paie. Ses fonctionnalités doivent être adaptées aux besoins de l’entreprise. Il convient également de prendre en compte le coût du déploiement des mises à jour.
Sous-traiter la paie à un prestataire externe : avantages et inconvénients
Externaliser la paie, c’est d’abord faire le choix de la simplicité. L’entreprise ne s’occupe de rien et n’a pas à se soucier de l’évolution de la législation. Elle gagne donc un temps précieux qu’elle peut consacrer à d’autres tâches. Cette solution présente également moins de risques : les évolutions de la Loi sont prises en compte en temps réel. Et, dans le pire des cas de figure, l’assurance responsabilité du prestataire prendra en charge les conséquences pécuniaires d’une erreur. Enfin, les coûts fixes générés par la gestion interne de la paie (salaire du gestionnaire, licence du logiciel, dépenses de formation…) ont généralement pour effet de rendre l’externalisation plus intéressante financièrement pour les petites entreprises.
A l’inverse, l’enjeu crucial pour une entreprise qui externalise sa paie est de trouver le bon prestataire. Il en existe de nombreux et le choix est parfois difficile. Il ne doit pas se limiter au tarif, car il se fait généralement au détriment de la qualité. Toutes les prestations doivent être passées en revue et comparées entre plusieurs acteurs. Ensuite, l’entreprise se place dans un certain état de dépendance vis-à-vis du prestataire. « Cliente », elle rencontrera probablement des délais de traitement. Enfin, les informations ne sont plus centralisées dans une base de données unique, interne à l’entreprise. Elles s’exposent à un risque de perte de confidentialité des données.
Faire soi-même ou déléguer la paie de l’entreprise : synthèse
| Internaliser la paie | Externaliser la paie | |
|---|---|---|
| Avantages | – Indépendance et maîtrise du processus – Réactivité et souplesse – Solution économique pour les gros volumes | – Gain de temps – Évolutions légales intégrées immédiatement – Coût réduit en cas de faible effectif |
| Inconvénients | – Formation et veille sociale indispensable – Risque lié au non-respect de la règlementation – Difficultés à trouver et conserver les compétences | – Difficultés à trouver le bon prestataire – Absence de centralisation des données – Dépendance vis-à-vis du prestataire |
