La facturation est un domaine administratif important et obligatoire pour toutes les entreprises. Dès le démarrage d’une nouvelle activité professionnelle, la mise en place de la facturation doit être réalisée le plus rapidement possible. Pour être en conformité avec la loi à ce niveau, les entreprises ont de nombreuses règles à respecter.
Le coin des entrepreneurs vous propose une liste de questions-réponses au sujet des règles en matière de facturation qui s’appliquent aux entreprises.
Quelle est l’utilité d’une facture ?
Tout d’abord, la facture va permettre à l’entreprise de prouver qu’un bien a été vendu ou qu’une prestation a été réalisée, et d’exiger le paiement de la somme due en contrepartie.
Ensuite, la facture est également un document qui sert de justificatif en comptabilité, aussi bien au niveau des ventes qu’au niveau des achats réalisés par l’entreprise. Les factures doivent être conservées pendant dix ans minimum. De plus, elles ont également une importance majeure pour la gestion de la TVA, car c’est sur ce justificatif que la taxe appliquée à une opération figure.
Quelles sont les entreprises concernées par la facturation électronique ?
Pour le moment, la facturation électronique n’est obligatoire que pour les organismes publics. Toutefois, à compter de septembre 2026, son application va progressivement s’étendre à toutes les entreprises. Tout d’abord, seules les grandes entreprises vont être concernées. Puis, à compter de septembre 2027, toutes les entreprises vont être concernées.
Les factures électroniques doivent transiter par une plateforme utilisée par l’émetteur et le destinataire de la facture. Celle-ci sera nécessairement une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) validée par l’administration fiscale. La liste des plateformes accréditées est disponible ici : Liste des PDP.
Est-il obligatoire de délivrer une facture aux clients ?
L’obligation de délivrer une facture va dépendre de la qualité du client et, le cas échéant, du montant de l’opération.
- Lorsque le client est un professionnel, une facture doit obligatoirement être établie pour chaque vente de bien ou prestation de services.
- Lorsque le client est un particulier, la facture est obligatoirement émise lorsque le client en fait la demande, lorsque l’opération concerne une vente à distance ou lorsque le montant de la prestation dépasse 25 euros TTC.
Quelles sont les règles de forme à respecter pour établir une facture ?
Pour établir une facture, une entreprise doit respecter des conditions de forme. En effet, le document doit tout d’abord contenir plusieurs informations obligatoires : identité de l’entreprise et du client, date de la facture, numéro de la facture, description des biens ou services vendus, montant total hors taxes et TTC à payer… Il convient d’être particulièrement vigilant par rapport à cette règle, car les omissions d’informations obligatoires sur les factures sont sanctionnables.
Ensuite, une entreprise doit obligatoirement rédiger ses factures en français, et en deux exemplaires minimum (un exemplaire pour le client et un exemplaire pour l’entreprise). La facture peut être émise sous format électronique, ou sous format papier.
Quand faut-il transmettre la facture aux clients ?
La facture doit normalement être délivrée au client au moment de la livraison du bien ou de la réalisation de la prestation de services. Lorsqu’une entreprise réalise plusieurs ventes ou prestations pour le compte d’un même client, il est possible de les regrouper au sein d’une même facture qui devra être émise à la fin du mois au cours duquel les opérations ont été réalisées.
Comment fonctionne la numérotation des factures ?
Des règles strictes de numérotation sont à respecter au niveau des factures. Pour cela, un numéro unique doit être utilisé pour chaque facture, de sorte que deux factures ne peuvent pas avoir le même numéro. Cette numérotation doit également être basée sur une séquence chronologique et continue, et sans rupture (c’est-à-dire sans trou dans la numérotation).
La numérotation peut éventuellement se faire par séries distinctes (par exemple avec un préfixe par année et/ou par mois), si les conditions d’exercice le justifient.
