La facture est un document émis par support papier ou par voie électronique, attestant de l’achat ou de la vente d’un ou de plusieurs biens ou services. Il doit compoter un certain nombre de mentions obligatoires. C’est, en général, le vendeur (ou prestataire) qui émet sa facture. Il peut toutefois mandater un tiers spécialement à cet effet. Parfois, le client peut même procéder à une auto-facturation. Quoiqu’il en soit, la facturation doit respecter un certain formalisme. Ce dossier aborde l’ensemble des points liés à la facturation :
- La facture est-elle obligatoire ?
- Quel support faut-il utiliser pour faire une facture ?
- Quand faut-il faire et envoyer une facture ?
- Quelles sont les mentions obligatoires d’une facture ?
- Quelles solutions de gestion choisir pour faire une facture ?
Est-il obligatoire de faire une facture ?
L’établissement d’une facture est obligatoire pour les transactions effectuées entre professionnels. Aucune dérogation à cette règle n’existe. La facture est une note détaillée des marchandises vendues et/ou des prestations de services réalisées. Elle comporte de nombreuses mentions obligatoires et obéit à un certain formalisme (voir ci-dessous).
En revanche, si le client est un particulier, l’entreprise ne doit lui délivrer une facture que si ce dernier en fait expressément la demande. Certaines opérations spécialement prévues par la loi requièrent également l’établissement d’une facture. Il s’agit des ventes à distances et des livraisons intracommunautaires exonérées de TVA.
Attention, toute prestation de service rendue à un particulier doit faire l’objet d’une note lorsque son montant total (TTC) est supérieur ou égal à 25 €. En-deçà, la note est facultative. Le client particulier peut toutefois en exiger une. Le contenu d’une note est moins important que celui d’une facture.
Quel support utiliser pour faire une facture ?
Deux types de support permettent de faire une facture : les factures sous format papier et les factures sous format électronique. Le premier format n’est autorisé que pour les facturations B2C (business to consumer) c’est-à-dire pour les entreprises qui travaillent avec des clients particuliers. Pour les facturations entre professionnels B2B (business to business), c’est le format électronique qu’il faut obligatoirement utiliser.
Les factures sous format papier
La facture sous format papier doit faire l’objet d’une émission en double exemplaire, le premier étant pour l’émetteur et le second doit être remis au client. Elle peut émaner soit du vendeur/prestataire, soit d’un mandataire qui effectue la facturation pour son compte. Comme indiqué ci-dessus, la facture au format papier ne concerne que les clients particuliers.
Les factures sous format électronique
La facturation électronique est le mode de facturation obligatoire entre professionnels. Ce type de factures doit permettre de garantir l’intégrité et la pérennité du contenu des factures. Plusieurs règles encadrent la facturation électronique.
Facturation entre professionnels
Tout d’abord, toutes les entreprises, quel que soit leur statut juridique, doivent établir des factures électroniques si elles sont assujetties à la TVA (même si elles n’en sont pas redevable, grâce à un dispositif d’exonération comme la franchise en base de TVA par exemple). Cela signifie qu’une entreprise qui facture à des clients professionnels doit obligatoirement émettre des factures électroniques, même si elle bénéficie de la franchise en base de TVA.
Elle doit choisir une plateforme dématérialisée partenaire (PDP) qui permet de recevoir et d’envoyer des factures électronique, puis y déposer sa facture sur cette dernière. Sa PDP transfère automatiquement sa facture à la plateforme choisie par son client professionnel. On parle d’obligation de « e-invoicing ».
Lorsque l’entreprise effectue des prestations de services et qu’elle est est redevable de la TVA sur les encaissements, elle doit indiquer sur sa PDP la date de paiement par le client. Cette information est transmise à l’administration fiscale. Cela s’appelle le e-reporting de paiement.
Facturation à des particuliers
Les entreprises qui facturent des clients non-assujettis à la TVA française (qui n’ont, pour leur part, pas à choisir de PDP) ont une obligation de « e-reporting » de transaction. Elle consiste à envoyer à l’administration fiscale certaines informations concernant l’opération. On y retrouve notamment (liste non exhaustive) :
- La date de la transaction,
- La nature de l’opération (vente ou prestation de services),
- Les montants hors taxes et de TVA correspondants, ventilés par taux de TVA,
- Le taux de TVA appliqué ou l’indication d’une exonération,
- La période de référence,
- Le pays.
Cette règle s’applique lorsque l’entreprise effectue des transactions avec des particuliers et/ou avec des entreprises étrangères non-redevable de la TVA en France.
Quand faut-il faire et délivrer une facture ?
Principe : émission lors de la livraison ou à la fin de l’exécution
En principe, l’émission d’une facture doit avoir lieu au plus tard lors de la livraison du ou des biens (pour une vente) ou à la fin de l’exécution des prestations de services.
Lorsqu’un client retire la marchandise à la commande, la facture est donc, en principe, émise immédiatement. En revanche, lorsque la livraison intervient ultérieurement à la commande, la facture est émise à la livraison de la marchandise.
Il est néanmoins possible de faire des factures périodiques et de ne pas émettre une facture à chaque livraison.
Le cas particulier des factures d’acomptes
Chaque versement d’acompte ayant lieu avant la réalisation de la livraison de biens ou de la prestation de services doit donner lieu à l’émission d’une facture par le prestataire ou le vendeur.
Néanmoins, pour les prestations de services, deux cas sont à distinguer : Les prestations à exécutions successives pour lesquelles il n’est pas obligatoire d’émettre une facture, et les prestations ponctuelles qui elles doivent obligatoirement donner lieu à l’émission d’une facture d’acompte.
Faire une facture : quelles sont les mentions à insérer ?
On distingue deux types de mentions à faire facturer sur une facture. Il y a, d’un côté, les mentions générales et, de l’autres, les mentions particulières. Voici une liste :
- Mentions générales
- Date d’émission,
- Numéro de facture,
- Date de la vente ou de la prestation de services,
- Identité complète de l’entreprise qui facture (nom, adresse, numéro d’identification),
- Identité complète du client ou de l’acheteur (avec numéro d’identification si professionnel),
- Numéro individuel d’identification à la TVA du vendeur et du client (si professionnels)
- Numéro du bon de commande (le cas échéant),
- Désignation et décompte des biens vendus et/ou services rendus (quantité, nature, prix…),
- Mentions sur le prix (rabais, remises, ristournes, escomptes…),
- Mentions sur le paiement (date ou délai de paiement, taux des pénalités, indemnité forfaitaire).
- Mentions particulières
- « Auto-facturation » si le client établit lui-même la facture à la place du vendeur/prestataire,
- « TVA non applicable, art. 293 B du code général des impôts » pour la franchise en base de TVA,
- « Auto-liquidation » lorsqu’il appartient au client de liquider lui-même la TVA dans son pays,
- « Membre d’une association agréée, le règlement par chèque et par carte bancaire est accepté »,
- Etc.
Quelle solution de gestion choisir pour faire une facture ?
Les factures sont généralement établies grâce à une application professionnelle. Idéalement, cette application doit être reliée à votre application de comptabilité pour vous permettre de basculer automatiquement vos factures de vente en comptabilité.
L’utilisation d’une application permet de disposer de modèles de factures dont le contenu respecte la législation applicable et de gagner un temps précieux dans la gestion administrative de votre entreprise (édition des factures, suivi des paiements, transfert en comptabilité…).
Avec l’entrée en vigueur de la facturation électronique, il est préférable de choisir une solution de facturation qui dispose de l’agrément spécial (plateforme dématérialisée partenaire – PDP). Cette stratégie permet d’éviter des tâches chronophages : établir des factures, puis les retranscrire dans la PDP…
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