Le dépôt des comptes annuels au greffe du tribunal de commerce est une obligation légale pour la plupart des sociétés exerçant une activité commerciale. Toutefois, les formalités à accomplir peuvent différer selon la forme juridique de l’entreprise. Par ailleurs, bien que le dépôt soit obligatoire, des dispenses existent afin de rendre les comptes inaccessibles aux tiers.
Le Coin des Entrepreneurs vous informe sur la procédure à suivre pour déposer les comptes annuels au greffe du tribunal de commerce :
- Quelles sont les sociétés tenues de déposer leurs comptes au greffe ?
- Quels sont les documents à déposer au greffe ?
- Comment déposer les comptes annuels au greffe ?
- Comment demander la confidentialité des comptes annuels ?
- Quelles sont les conséquences de l’absence de dépôt des comptes ?
Les sociétés tenues de déposer leurs comptes
Les entreprises concernées par l’obligation de dépôt des comptes annuels au greffe du tribunal de commerce sont :
- Toutes les sociétés par actions : sociétés anonymes, sociétés par actions simplifiées (unipersonnelles ou non), sociétés en commandite par actions…
- Les sociétés à responsabilité limitée à plusieurs associés (SARL) ou à associé unique (EURL),
- Les sociétés d’exercice libéral (SEL),
- Les sociétés en nom collectif (SNC) dont tous les associés sont des SARL ou des sociétés par actions,
- Et les sociétés coopératives agricoles et unions de coopératives agricoles sous certaines conditions.
Remarque : les entreprises individuelles et les SCI ne sont donc pas concernées par l’obligation de dépôt des comptes annuels au greffe.
La liste des documents à déposer au greffe du tribunal de commerce
Le dépôt des comptes annuels au greffe englobe en réalité des informations bien plus larges. Ce dépôt doit contenir :
- Les comptes annuels de l’exercice (bilan, compte de résultat et annexe),
- Le rapport de gestion (uniquement pour les sociétés dont les titres sont admis aux négociations sur un marché réglementé),
- Le rapport du conseil de surveillance (uniquement pour les SA à conseil de surveillance et les sociétés en commandite par actions),
- Le cas échéant, le rapport du ou des commissaires aux comptes sur les comptes annuels,
- Et la proposition et la résolution d’affectation du résultat de l’exercice votée (figurant généralement dans le PV d’assemblée).
Informations supplémentaires pour les SA et les sociétés en commandite par actions :
Il convient également de joindre à ces documents le tableau récapitulatif des délégations en cours de validité et le tableau des résultats des 5 derniers exercices.
De plus, le rapport du président du conseil d’administration ou du conseil de surveillance doit aussi être joint pour les sociétés dont les titres sont admis aux négociations sur un marché réglementé.
Informations supplémentaires en cas de consolidation :
Il convient de joindre à ces documents les comptes consolidés, le rapport de gestion du groupe et le rapport des commissaires aux comptes sur les comptes consolidés.
Le dépôt des comptes annuels au greffe du tribunal de commerce
Le dépôt des comptes sociaux et des autres documents doit intervenir dans le mois qui suit la tenue de l’assemblée générale ayant approuvé les comptes de l’exercice. Le dépôt des comptes annuels peut être effectué :
- Directement au greffe,
- Par courrier, en recommandé avec avis de réception,
- Ou par dépôt électronique.
En cas de dépôt par voie électronique, ce délai est porté à 2 mois. L’entreprise reçoit normalement en contrepartie un justificatif de réception électronique.
Remarque : lorsque les documents déposés ne sont pas des originaux mais des copies, il faut les faire certifier conformes par le représentant légal de l’entreprise.
Le dépôt des comptes et des autres documents obligatoires au greffe a un coût de l’ordre d’une cinquantaine d’euros. Ce montant est doublé lorsque des comptes consolidés sont également déposés.
Le greffier procède à une publication des comptes annuels au BODACC, sauf cas de non-publication présentés ci-dessous.
L’assemblée refuse d’approuver les comptes :
Si l’assemblée générale refuse d’approuver les comptes de l’exercice, il conviendra de déposer uniquement une copie de la décision prise en assemblée.
La déclaration de confidentialité des comptes annuels déposés au greffe
Les sociétés faisant parties de la catégorie des petites entreprises et des micro-entreprises peuvent demander la confidentialité des comptes annuels déposés au greffe. Pour les sociétés qui n’entrent pas dans la catégorie des micro-entreprises mais qui entrent dans la catégorie des petites entreprises, la dispense de publication se limite au compte de résultat.
Pour entrer dans la catégorie des micro-entreprises, la société ne doit pas dépasser deux des trois seuils suivants :
- Total de bilan de 350 000 euros,
- Chiffre d’affaires net de 700 000 euros,
- 10 salariés en moyenne sur l’exercice.
Pour entrer dans la catégorie des petites entreprises, la société ne doit pas dépasser deux des trois seuils suivants :
- Total de bilan de 6 millions d’euros,
- Chiffre d’affaires net de 12 millions d’euros,
- 50 salariés en moyenne sur l’exercice.
Enfin, pour les comptes clos depuis le 23 mai 2019, les moyennes entreprises ont la possibilité de publier un bilan ainsi qu’une annexe sous la forme « simplifiée » si elles ne dépassent pas deux des trois seuils suivants :
- Total de bilan de 20 millions d’euros,
- Chiffre d’affaires net de 40 millions d’euros,
- 250 salariés en moyenne sur l’exercice.
L’option pour la non-publication des comptes annuels déposés s’effectue en transmettant une déclaration de confidentialité à l’occasion du dépôt des comptes.
Conséquences du défaut de dépôt des comptes annuels
Lorsque l’entreprise ne procède pas au dépôt des comptes annuels auprès du greffe, elle encourt une sanction pénale constituée par une amende de 1 500 euros.
Avant d’en arriver là, l’entreprise reçoit par courrier une demande de procéder sous astreinte au dépôt des comptes annuels.
Le montant de l’amende peut être doublé si l’entreprise récidive.
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Bonjour les sociétés civiles ne sont pas tenus de déposer leurs comptes annuels. Cependant j’ai une difficulté pour les SCI à l’IS qui bénéficient d’une fiscalité avantageuse quand elles bénéficient d’un CIOP (crédit d’impôt suite investissement en outre mer). le CGI dispose qu’elles doivent déposer leurs comptes pour bénéficier de cette fiscalité. Le greffe refuse. Quid?
Bonjour,
Je ne connais pas les règles applicables dans ce cas de figure. Toutefois, je ne trouve aucune référence à l’obligation de dépôt des comptes annuels dans la documentation fiscale (https://bofip.impots.gouv.fr/bofip/9463-PGP.html/identifiant%3DBOI-BIC-RICI-10-160-10-20180404).
Il serait étonnant qu’une mesure fiscale oblige une société non tenue de déposer ses comptes annuels à le faire. Posez la question à un expert-comptable, il saura probablement vous répondre.
Bonne journée. Cordialement, Thibaut Clermont.