Lorsqu’une entreprise transfère son siège social, elle doit effectuer plusieurs formalités légales. Il lui incombe notamment de signaler ce changement au greffe du tribunal de commerce afin que ce dernier modifie les informations du registre du commerce et lui remette un nouvel extrait Kbis. Pour cela, elle doit constituer et envoyer un dossier au greffe du tribunal de commerce dont elle dépend. Mais alors, quel est le contenu exact du dossier ? Voici la réponse.
Un exemplaire du procès-verbal de décision du transfert de siège social
La décision de transférer le siège social appartient généralement à la collectivité des associés, mais ce n’est pas toujours le cas. Par exemple, le transfert du siège social d’une SASU ou d’une SAS peut être décidé par le président, sous réserve de ratification par la prochaine assemblée générale. Pour connaître l’organe compétent, il faut consulter les statuts de la société.
Cela dit, quel que soit le décisionnaire, il lui appartient de retranscrire sa décision dans un procès-verbal (PV). On distingue généralement le PV d’assemblée générale extraordinaire (PV d’AGE) pour les sociétés à plusieurs associés (comme la SAS ou la SARL) et le PV de décision de l’associé unique pour les associés à associé unique (comme la SASU ou l’EURL).
Un exemplaire des statuts modifiés, certifié conforme
Une fois la décision prise, le dirigeant de la société – ou toute autre personne mandatée à cet effet – doit modifier les statuts. Il s’agit, en général, du président ou du gérant. L’opération est très simple puisqu’elle consiste simplement à remplacer l’adresse de l’ancien siège par celle du nouveau siège.
Le siège social fait, en effet, partie des informations contenues dans les statuts. Il représente l’une des nombreuses caractéristiques d’une société. Les statuts doivent être à jour. Le dirigeant doit apposer une mention « Certifié conforme » et signer sur la première page avant de l’envoyer au greffe.
L’attestation de parution de l’annonce légale de transfert de siège
Le transfert de siège social d’une société nécessite l’accomplissement de plusieurs formalités légales. Parmi elle, on retrouve notamment la publication d’une annonce légale dans un support habilité. Il peut s’agir d’un journal d’annonces légales (JAL) ou d’un service en ligne disposant d’une autorisation spéciale.
A l’issue de la démarche, le support remet à l’entreprise une attestation de parution. Ce document fait partie des pièces justificatives à envoyer au tribunal de commerce. En cas de changement de ressort de greffe (déménagement dans un autre département), deux annonces sont nécessaires. Deux attestations sont donc délivrées.
La liste des sièges sociaux antérieurs occupés par la société
Lorsqu’une société change de ressort de greffe de tribunal de commerce (c’est le cas lorsqu’elle change de département et quitte le greffe qui a procédé à son immatriculation), elle doit tenir un document appelé la liste des sièges sociaux antérieurs. Ce dernier est obligatoire, quelle que soit la forme juridique de l’entreprise.
Comme son nom l’indique, la liste des sièges sociaux récapitule tous les sièges occupés par le passé par la société. Elle doit préciser l’adresse de chaque siège, la date de début d’occupation, la date de fin d’occupation et la ville du greffe concernée par l’immatriculation. Elle constitue une annexe aux statuts de la société.
Une déclaration de modification de personne morale (M2)
Le siège social est une information importante qui figure dans l’extrait Kbis d’une société. Pour qu’il soit modifié, la société doit remplir une « déclaration de modification de personne morale ». Plus connue sous l’appellation « Formulaire M2 », cette déclaration correspond au Cerfa numéro 11682.
Le formulaire M2 peut être complété au format papier ou de façon dématérialisée sur Internet. Son remplissage est assez simple en pratique. Il suffit de déclarer la fermeture de l’ancien siège et d’indiquer l’adresse du nouveau siège. Au passage, l’activité du fonds de commerce et son origine doivent être précisés.
Divers justificatifs et un règlement pour les formalités
Enfin, le dossier doit comprendre un justificatif d’occupation du local faisant office de siège social. Il peut s’agir d’une photocopie du titre de propriété, du contrat de bail commercial ou encore de factures d’électricité, par exemple.
Un règlement, par chèque (envoi postal) ou par carte bancaire (envoi dématérialisé), doit accompagner l’envoi. Le coût de la formalité est d’environ 230 euros pour un transfert avec fermeture de l’ancien établissement siège.
