Le choix d’un logiciel de facturation est une décision importante pour une entreprise. Un outil mal adapté peut entraîner des pertes de temps, des erreurs comptables et des difficultés de gestion. Pour les éviter, il est essentiel de faire un point préalable sur les besoins de l’entreprise, et d’évaluer plusieurs critères fondamentaux. Ce dossier vous présente les critères de choix d’un logiciel de facturation, à savoir :
- La simplicité d’utilisation (intuitivité),
- Les fonctionnalités proposées,
- Le coût de la solution,
- La protection des données sensibles,
- La performance du support client et les avis utilisateurs,
- Et les autres critères de choix.
Avant de choisir un logiciel de facturation, faites un point sur vos besoins
C’est l’étape préalable indispensable au choix d’un logiciel de facturation. En effet, avant de sélectionner et de comparer différentes solutions, vous devez nécessairement faire un point sur vos besoins. Cela vous permettra d’identifier les fonctionnalités indispensables pour votre entreprise, et celles dont elle n’a pas besoin.
Par exemple, si votre entreprise est prestataire de services, elle n’a, en général, pas de stocks (ou très peu). Par conséquent, elle n’a probablement pas besoin de la fonctionnalité de gestion des approvisionnements, mais simplement des fonctionnalités suivantes : gestion des devis, facturation et suivi des encaissements.
Plus globalement, vous devez vérifier l’adaptabilité de votre futur logiciel de facturation à vos besoins métiers. Certains logiciels sont spécialisés pour des secteurs spécifiques (par exemple, le BTP, les freelances, ou l’e-commerce). La taille de votre entreprise influe également sur ce paramètre.
Critère n° 1 : la simplicité d’utilisation du logiciel de facturation
Il est important de choisir un logiciel de facturation avec lequel vous vous sentez à l’aise. La simplicité d’utilisation, et plus particulièrement l’intuitivité de l’interface, est primordiale dans votre choix.
Un logiciel de facturation doit être accessible à tous les utilisateurs, y compris ceux qui n’ont pas de compétences techniques avancées. Voici ce que vous devez vérifier avant de vous engager :
- Design clair et ergonomique : les fonctionnalités doivent être faciles à trouver et à utiliser. Une interface surchargée ou complexe peut décourager les utilisateurs ;
- Navigation intuitive : les menus et les options doivent être organisés de manière logique, une facture doit pouvoir être créée en quelques clics seulement.
- Personnalisation des éléments : le logiciel de facturation doit permettre de personnaliser certaines informations, rapidement et sans complexité particulière.
Crtière n° 2 : les fonctionnalités du logiciel de facturation
Vous devez vérifier que le logiciel de facturation comporte toutes les fonctionnalités de base, indispensables :
- Création et personnalisation des factures : mentions obligatoires, ajout de logo, champs personnalisables ;
- Gestion des devis et bons de commande : conversion automatique des devis en factures ;
- Suivi des paiements : statut des factures (payée, impayée, partielle), relances automatiques des retards ;
- Gestion des clients/fournisseurs : base de données centralisée avec historique des transactions ;
- Export comptable : compatibilité avec les logiciels de comptabilité et intégration des écritures.
Selon vos besoins tels que vous les avez définis dans l’étape 1, certaines fonctionnalités dites avancées peuvent être importantes pour votre entreprise :
- Facturation récurrente : automatisation des factures pour les prestations échelonnées ;
- Multi-devises et multi-langues : si votre entreprise réalise des opérations à l’international ;
- Gestion des stocks : fonctionnalité utile pour les commerçants ou les entreprises avec un inventaire ;
- Synchronisation bancaire : rapprochement automatique entre les factures et les paiements ;
- Gestion des projets : suivi du temps passé, facturation par projet (pour les cabinets de conseil, agences, etc.) ;
- Accès multi-utilisateurs : plusieurs collaborateurs peuvent travailler en même temps sur le logiciel ;
- Gestion des droits d’accès : accès multi-utilisateurs et droits personnalisables pour l’accès à aux fonctionnalités ;
- Etc.
Critère n° 3 : le coût du logiciel de facturation
Les logiciels de facturation proposent généralement plusieurs formules :
- Gratuit : version basique avec des limitations (ex. : nombre de factures/mois, pas de support) ;
- Abonnement mensuel/annuel : tarif fixe selon le nombre d’utilisateurs ou de fonctionnalités ;
- Paiement à l’usage : le coût facturé dépend du nombre de factures émises ;
- Solution sur mesure : pour les grandes entreprises, sur la base d’un devis personnalisé.
À ce stade, il est nécessaire d’effectuer une sélection de plusieurs logiciels de facturation, et de les comparer (en tenant compte, non-seulement du coût, mais également des fonctionnalités proposées).
Par ailleurs, sachez qu’il existe certains coûts cachés que vous pouvez anticiper :
- Frais de mise en route : certains éditeurs facturent l’installation ou la migration des données ;
- Frais de support : ils correspondent à l’assistance technique, lorsque son accès est payant ;
- Frais de stockage : ils ne concernent que les solutions cloud, si vous dépassez la limite de stockage ;
- Mises à jour payantes : certains éditeurs facturent les nouvelles versions ou modules supplémentaires.
Critère n° 4 : la sécurité et la conformité
Le point le plus important concerne l’hébergement des données, c’est-à-dire le lieu où elles sont stockées. Il peut s’agir de serveurs internes (propres à l’entreprise : solution la plus sécurisée, mais la plus coûteuse à mettre en œuvre), de serveurs nationaux (en France), européens (en Europe) ou internationaux (à l’étranger). En cas d’implantation à l’étranger, il faut savoir que les mesures de protection européenne ne s’appliquent pas et que le pays de destination a potentiellement la possibilité de consulter vos données.
Au passage, vous devez vous assurer que les données sensibles (factures, coordonnées bancaires) soient bien chiffrées et que le logiciel effectue des sauvegardes automatiques (fréquence et possibilité de restauration). Enfin, et c’est certainement le point le plus important, vérifiez que le logiciel de facturation bénéficie de l’agrément de l’État en matière de facturation électronique. En tant que plateforme dématérialisée partenaire (PDP), il transmet automatiquement les données requises à l’administration fiscale.
Critère n° 5 : le support client et les avis
C’est un critère assez délicat à évaluer, car il résulte de l’appréciation d’éléments assez subjectifs. Tout d’abord, vous devez prendre connaissance des avis des utilisateurs, tout en appréciant leur pertinence. Pour cela, rendez-vous sur des plateformes de notation (comme Trustpilot, par exemple).
Sur les réseaux sociaux, rejoignez les groupes dédiés au logiciel, ils vous donneront un aperçu du niveau de satisfaction des utilisateurs. Lisez également les guides publiés par les différents éditeurs et plateformes indépendantes. Enfin, essayez d’estimer, à priori, la qualité du support client. Essayez d’évaluer :
- Sa disponibilité : canal de communication, horaires ;
- Sa réactivité : temps moyen de réponse ;
- Son expertise.
Les autres critères importants pour choisir votre logiciel de facturation
Parmi les autres critères importants à analyser avant de choisir le logiciel de facturation de votre entreprise, vous pouvez notamment trouver :
- L’intégration avec d’autres outils (CRM, ERP…),
- La mobilité et l’accessibilité (application mobile, accès hors ligne),
- La compatibilité multi-appareils,
- La scalabilité (aptitude à évoluer facilement en fonction de la variation de la croissance de l’entreprise),
- Les possibilités de migration des données (import et export, assistance…),
- Etc.
Choisir son logiciel de facturation : quelques erreurs à éviter
Voici 5 pièges que vous devez éviter au cours de votre démarche de choix d’un logiciel de facturation :
- Choisir le logiciel le moins cher : un prix bas peut cacher un manque de fonctionnalités essentielles ;
- Ne pas former le personnel : tout logiciel est inefficace si l’équipe ne sait pas l’utiliser correctement ;
- Ignorer la scalabilité : un logiciel adapté peut rapidement devenir obsolète si l’entreprise grandit ;
- Négliger la sécurité : les données sensibles doivent être protégées et hébergées sur des serveurs européens ;
- Ne pas tester : ne vous fiez pas uniquement aux démonstrations ou aux avis en ligne. Testez toujours vous-même !