La facturation est une tâche administrative importante pour les entreprises, elle consiste à établir une note détaillée des prestations ou des marchandises vendues, puis à l’adresser aux clients pour se faire payer du travail réalisé. C’est un document de nature commerciale et comptable établi par l’entreprise.
Les opérations de facturation sont encadrées par la loi, qui impose un formalisme au niveau du document (des mentions obligatoires doivent y figurer), un cadre strict (règles de numérotation, interdiction de supprimer ou de modifier une facture…), ainsi que des règles de conservation.
Ce dossier vous informe au sujet de plusieurs pièges à éviter quand on fait une facture.
Oublier des mentions obligatoires sur le document
Tout d’abord, le premier piège à éviter lorsque vous réaliserez votre modèle de facture consiste à oublier des mentions obligatoires sur le document. En effet, le contenu des factures est réglementé par la loi. Si vous ne respectez pas la réglementation, une amende de 15 euros est appliquée sur chaque omission ou inexactitude, un plafonnement des sanctions à hauteur de 25 % du montant de la facture.
Il est donc important de construire un modèle de facture avec le plus grand soin, en validant la présence de toutes les mentions obligatoires.
Respecter les règles strictes en matière de facturation
En plus des règles relatives aux mentions obligatoires sur les factures, d’autres règles très importantes doivent être respectées lors de la facturation :
- Les factures doivent être numérotées à l’aide d’un numéro unique basé sur une séquence chronologique continue, sans rupture.
- Les factures ne peuvent pas être supprimées. Si vous avez commis une erreur sur une facture, il n’est pas possible de la supprimer pour la remplacer par une facture corrigée. Vous devez réaliser un avoir, puis une nouvelle facture.
- Les factures doivent être rangées chronologiquement dans votre comptabilité. Les dates d’émission et la numérotation des factures doivent se suivre et être cohérentes.
Copier une facture d’une autre entreprise pour effectuer son modèle
Il peut être tentant de vouloir copier la facture d’une autre entreprise pour créer son propre modèle de facture, par souci de simplicité. Toutefois, cette pratique n’est pas sans risques puisque cela suppose que le modèle copié soit en totale conformité avec la loi (toutes les informations obligatoires y figurent), et que ses spécificités coïncident avec celles de votre entreprise.
Cette pratique peut être utilisée à condition que la société en question ait exactement la même activité que l’entreprise, et que vous avez vérifié que toutes les mentions obligatoires figurent dans le document. Bien entendu, vous allez devoir mettre à jour toutes les informations qui y figurent pour renseigner vos propres informations (nom de votre entreprise, adresse de votre entreprise, votre RIB…).
Ne pas utiliser un véritable logiciel de facturation
Un dernier piège à éviter correspond à la gestion manuelle des factures, au moyen d’un tableur comme Excel par exemple. Même si cette solution peut être simple à mettre en œuvre au départ, elle doit être évitée par mesure de sécurité. Pour réaliser ses factures, il est préférable d’avoir recours à un véritable logiciel de gestion qui propose la facturation.
De plus, un logiciel de gestion vous proposera d’autres tâches qui vont vous aider à simplifier votre gestion administrative au quotidien. Par exemple :
- Vous pourrez préparer vos propres modèles de facture par type de prestation. La facturation sera ainsi grandement simplifiée et vous gagnerez du temps.
- Les logiciels de facturation vous assurent de vous mettre en conformité avec les règles de facturation (numérotation, mentions obligatoires, absence de modification…)
- Votre logiciel proposera plusieurs fonctionnalités qui vont vous aider à y voir plus clair dans le suivi de vos factures clients. Vous aurez accès à des listes récapitulatives avec des filtres, vous pourrez renseigner les règlements des clients, vous aurez une vue claire sur les clients en retard de paiement et des fonctions vous permettront de les relancer… Vous allez également pouvoir créer facilement des comptes clients dans le logiciel et accéder rapidement aux informations (les factures d’un même client sur plusieurs années par exemple).
Ne pas converser les factures clients dans un endroit sûr
Les factures émises par votre entreprise doivent être conservées pendant 10 ans.
Il sera donc préférable de créer des sauvegardes de sécurité pour conserver toutes les factures clients à deux endroits différents. Par exemple, si vous utilisez un logiciel de facturation sur votre ordinateur, vous pouvez les stocker sur ce dernier et effectuer une copie de toutes vos factures sur un disque dur externe, ou sur un autre ordinateur. Vous pouvez également éditer toutes vos factures en format papier et les archiver.
