Le logiciel de facturation est un outil essentiel pour toutes les entreprises. Il permet d’automatiser, de simplifier et de sécuriser la gestion des factures, des devis, des partenaires, des paiements et de la comptabilité. Avec l’évolution des technologies, ces logiciels intègrent désormais des fonctionnalités avancées pour répondre aux besoins spécifiques des professionnels (logiciels métiers). Ce dossier explore en détail les principales fonctionnalités d’un logiciel de facturation.
La gestion des factures
La gestion des factures de ventes est la fonctionnalité première d’un logiciel de facturation. C’est sa raison d’être. Comme son nom l’indique, elle consiste à créer des factures professionnelles comportant l’ensemble des mentions obligatoires prescrites par la loi et à les personnaliser (logo, délais de paiement, taux d’escompte, etc.).
De nombreux logiciels de facturation sont conformes à la réglementation sur la facturation électronique et bénéficient de l’agrément « PDP – plateforme dématérialisée partenaire » (mais pas tous). Pour vous en assurer, vous pouvez consulter la liste des plateformes dématérialisées partenaires (PDP) sur le site impots.gouv.fr.
Grâce au logiciel de facturation agréé PDP, l’entreprise utilisatrice peut notamment :
- Éditer, émettre et conserver ses factures de ventes au format électronique (UBL, CII ou Factur-X),
- Recevoir et stocker ses factures d’achats au format électronique,
- Transmettre toutes les informations nécessaires à l’administration fiscale (e-invoicing ou e-reporting),
- Suivre le statut en temps réel de ses créances : factures payées, en retard de paiement, impayées,
- Analyser l’historique complet des factures émises (par client, par montant ou par période),
- Éditer différents types de tableaux de bord et des tableaux de trésorerie prévisionnelle.
Les facturations récurrentes sont, en général, gérées par les logiciels de facturation, qui permettent :
- La génération automatique de factures à intervalles définis (mensuel, trimestriel, annuel).
- L’envoi par e-mail ou courrier sans intervention manuelle.
- La mise à jour des montants en cas de modification des tarifs ou des services.
La gestion des devis, des bons de commande et des bons de livraison
Cette fonctionnalité est très proche de la première ; elle se situe en amont. Elle consiste, pour l’entreprise utilisatrice à créer des devis, préalablement à leur conversion en bon de commande, puis en bon de livraison et, enfin, en facture de vente.
Concrètement, l’entreprise qui souhaite vendre un bien édite un devis et l’envoie à son client. Lorsque celui-ci l’accepte, elle valide le devis dans son logiciel de facturation. Le devis est alors transformé en bon de commande (BC). Une fois que la marchandise est livrée, le BC est converti en bon de livraison (BL), puis en facture. Pour l’entreprise prestataire de services, le devis est directement converti en facture.
Un système de gestion des devis/bons de commande existe également. Il permet de suivre, en temps réel, l’état des devis : acceptés, refusés ou en attente.
La gestion des partenaires de l’entreprise (clients et fournisseurs)
Cette fonctionnalité concerne les données relatives aux partenaires de l’entreprise : les clients et les fournisseurs. Son objectif est de centraliser toutes les informations dans une seule et unique base de données.
Cette dernière est alimentée par toutes les fiches clients et fournisseurs de l’entreprise :
- Caractéristiques de l’entreprise (numéro d’identification unique, nom, forme juridique…),
- Identité du dirigeant de l’entreprise,
- Coordonnées complètes de l’entreprise,
- Tarifs et conditions de paiement accordés,
- Préférences de paiement (virement, chèque, etc.),
- Notes et commentaires de l’entreprise à propos du partenaire.
La gestion des paiements et de la trésorerie
Les logiciels de facturation permettent de suivre le dénouement des factures, c’est-à-dire leur règlement. Ils tiennent compte des multiples modes de paiement qui existent (Stripe, PayPal, virements bancaires, chèques, traite), ainsi que de leurs modalités.
Certains logiciels de facturation assurent une synchronisation automatique avec les comptes bancaires de l’entreprise. Cette fonctionnalité permet de rapprocher automatiquement les paiements de leurs factures d’origine et de détecter les éventuels écarts pouvant exister.
Dès lors, le système est en mesure de détecter les retards de paiement et de relancer automatiquement les clients retardataires.
L’intégration comptable et le reporting
Le logiciel de facturation comporte, en général, une passerelle avec le logiciel de comptabilité. Cette fonctionnalité permet une génération des écritures comptables dans les journaux appropriés grâce à un export automatique.
Enfin, le logiciel de facturation permet d’éditer de nombreux rapports. Il représente un véritable outil de gestion. Il permet, par exemple :
- D’éditer des tableaux de bord financiers à échéances prédéfinies ;
- De fournir des statistiques précises : chiffre d’affaires facturé ou TVA due, délais moyen de paiement ;
- De générer des tableaux de bord avec des indicateurs clés personnalisables par l’entreprise ;
- D’exporter des fichiers de toute nature (pour des audits, par exemple).
Les fonctionnalités avancées du logiciel de facturation
Les logiciels de facturation les plus avancés comportent des fonctionnalités pointues comme :
- La gestion des stocks et des approvisionnements (fonctionnalité très utile pour les commerçants) :
- Suivi du niveau des stocks en temps réel,
- Alertes de seuil minimal pour éviter les ruptures de stocks,
- La gestion multi-langues et multi-devises (pour les opérations avec l’étranger) :
- Conversion automatique des opérations dans différentes devises,
- Traduction des documents en différentes langues,
- La gestion du travail en équipe :
- Accès multi-utilisateurs avec des droits personnalisés,
- Validation avec plusieurs intervenants,
- La synchronisation en temps réel entre tous les appareils de l’entreprise et le travail hors ligne,
- La possibilité d’éditer et d’envoyer des factures depuis un smartphone ou une tablette,
- La connexion avec d’autres outils (CRM, ERP ou tout autre outil de productivité),
- Etc.