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Gestion des notes de frais

La gestion des notes de frais concerne la plupart des entreprises et beaucoup de questions se posent sur ce sujet, notamment lors de l’établissement des premières notes de frais.

Nous allons donc ici vous proposer un article pratique sur la gestion des notes de frais.

gestion des notes de frais

1. Introduction sur les notes de frais

Figurent dans ces notes tout les frais qui sont engagés par le chef d’entreprise ou par le salarié dans le cadre de sa mission.

Pour qu’elles soient valables, les dépenses exposées dans les notes de frais doivent correspondre à des frais engagés dans l’intérêt de l’entreprise, pour les besoins de l’activité, et être proportionnés. De plus, elles doivent être appuyées par des justificatifs.

Trois systèmes existent pour les remboursements de frais professionnels :

  • le remboursement des frais réellement engagés,
  • le remboursement des frais de manière forfaitaire,
  • ou la déduction supplémentaire pour frais professionnels.

Conseil : Si votre entreprise se développe et que plusieurs salariés doivent effectuer des déplacements (et donc réaliser des notes de frais), une organisation doit être mise en place sur ce sujet (système de validation et de contrôle des notes de frais, consignes à respecter pour les déplacements…) pour vous permettre de maîtriser ces coûts parfois très importants.

A. Principe des frais réels

Le remboursement de frais réels consistent à rembourser exactement les montants payés personnellement par le chef d’entreprise ou par le salarié et qui concernent des dépenses exposées dans le cadre de l’activité professionnelle.

Par exemple, il s’agit de rembourser :

  • les tickets de péage et de stationnement pour les déplacements professionnels,
  • les tickets de restaurant pour les repas professionnels…

B. Principe des frais forfaitaires

Les frais forfaitaires consistent à effectuer un remboursement en se basant sur un barème forfaitaire. Ce dernier est mis à disposition pour l’URSSAF (voir point 2).

C. La déduction supplémentaire pour frais

Il s’agit de la dernière méthode possible pour procéder au remboursement des frais professionnels.

Cette déduction est plafonnée à 7 600 euros par an.

Pour plus d’informations, vous pouvez consulter le dossier de l’Urssaf sur cette déduction

2. Les règles pour les notes de frais

Il existe quelques spécificités à maîtriser lorsque l’on établit une note de frais, notamment pour les éléments suivants : dépenses de restaurant, dépenses d’hébergement, indemnités kilométriques…

A. Notes de frais : dépenses de restaurant

Pour les dépenses de restaurant qui figurent sur la note de frais, le motif de l’invitation et le nom des invités doivent être indiqués sur le justificatif.

B. Notes de frais : dépenses d’hébergement et de logement

Les dépenses d’hébergement et de logement sont remboursables par l’entreprise si l’une des deux conditions suivantes est remplie :

  • le salarié ne peut pas regagner son domicile à cause de l’éloignement (50km minimum),
  • ou lorsque son domicile est faiblement desservi par les transports en commun (1h30 de trajet au moins)

De plus, une règle doit être respectée au niveau de la TVA :

La TVA afférente aux dépenses d’hébergement ou de logement que supportent les entreprises au bénéfice de leurs dirigeants ou de leurs salariés est exclue du droit à déduction. Il n’est donc pas possible de la récupérer.

C. Barème des frais forfaitaires

La barème à utiliser pour le calcul des frais forfaitaires est disponible sur le site de l’URSSAF : barème des frais professionnels.

Ce dernier est mis à jour chaque année.

Précision : les dirigeants assimilés salariés (comme le président de SAS ou le gérant minoritaire de SARL) ne peuvent pas bénéficier de ce mode d’évaluation.

D. Les indemnités kilométriques

Le chef de l’entreprise ou le salarié qui utilise son véhicule personnel pour les besoins de l’entreprise peut se faire indemniser sous forme d’indemnités kilométriques.

Pour intégrer dans votre note de frais des indemnités kilométriques, vous devez signaler :

  • le motif du déplacement,
  • le lieu de la mission,
  • le kilométrage effectué,
  • et la puissance fiscale du véhicule utilisé (justifiée avec la carte grise).

Les indemnités kilométriques sont censées couvrir les frais suivants : carburant, entretien du véhicule, dépréciation du véhicule et assurance.

Conseil : pour les déplacements sur lesquels des frais de péage doivent être payés, il est conseillé de garder les justificatifs des péages pour justifier les déplacements (ces frais peuvent d’ailleurs être ajouté sur le note de frais).

Remarque : les frais liés au trajet domicile – lieu de travail ne peuvent pas être pris en compte dans les notes de frais.

E. Autres frais

Tout autre frais engagé dans l’intérêt de l’entreprise, susceptible d’être remboursé et appuyé par un justificatif, peut être intégré dans la note de frais.

3. Régime fiscal et social des frais forfaitaires

Du côté de l’entreprise, les frais forfaitaires sont exonérés de cotisations sociales si les seuils établis par l’administration ne sont pas dépassés et si ils sont justifiés. En cas de dépassement, les frais qui excèdent les seuils sont soumis aux cotisations sociales. Les frais réels sont exonérés de cotisations sociales

Les frais forfaitaires et les frais réels sont déductibles du bénéfice imposable de l’entreprise.

Pour le bénéficiaire du remboursement de frais, le montant reçu n’est pas imposable à l’impôt sur le revenu.

4. Etablissement des notes de frais

Les notes de frais sont généralement établit à chaque fin de mois mais il est possible de demander une avance à l’entreprise. Aucun délai n’est vraiment prévu par la loi, il convient que toutefois que ce dernier soit raisonnable.

Une simple fiche tenue sous excel suffit pour établir une note de frais. L’essentiel étant que :

  • vous y indiquez toutes les informations pour être en conformité avec la réglementation,
  • vous y joignez tout les justificatifs.

 


Pierre FACON – Webmaster du coin des entrepreneurs

Dirigeant de F.C.I.C, édition et gestion de sites sur la création et la gestion d’entreprise.
Conseiller en création d’entreprise.


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26 commentaires sur “Gestion des notes de frais”

  1. GARAND Max dit :

    Bonjour,

    Je suis gérant d’une EURL et il s’agit de ma première année d’activité(j’ai opté pour le régime à l’IS). J’aurais souhaité savoir au niveau des notes de frais, afin de faciliter la lecture de mon compte pro, je n’utilise pas ma CB entreprise. De ce fait, tous mes frais de restauration a titre professionnel et déplacements sont payés via ma CB perso.

    Je dois cloturer mon bilan prochainement et je vais donc me remboursement les frais en 1 fois au titre de la premiere année afin de les déduire du CA de la société.

    – Pourriez vous me dire si ce mode de fonctionnement est correct ? ou bien je dois me rembourser chaque fin de mois les notes de frais ?

    – Une fois le remboursement réalisé, est ce que le montant viendra compléter ma rémunération et donc sera imposé ? ou bien est que je dois opter pour des frais réels et les déduire de mon imposition ?

    Merci par avance

    Cordialement
    Max

    • Pierre Facon dit :

      Bonjour,
      Oui c’est possible. Je vous conseille d’établir des notes de frais mensuellement.
      Le remboursement peut se faire annuellement. Lors de l’enregistrement de la note de frais, la créance en résultat peut être inscrite temporairement dans votre compte courant d’associé.
      Vous n’êtes pas imposé sur un remboursement de note de frais et il ne s’agit pas d’une rémunération.

  2. Marie R dit :

    Bonjour et merci pour vos article.

    Je suis présidente d’une SASU et j’ai engagé des frais pour l’annonce légale, le greffe du CCI, mes cartes de visite et flyer, etc. sur mes propres deniers. Ce, avant la déclaration de la Société à la Chambre de Commerce et d’Industrie.

    Est-ce possible de récupérer cet argent et comment ? Sous forme de prêt à ma société ? Je suis un peu perdue.

    Merci d’avance et bonne continuation

  3. Christophe V dit :

    Bonjour,

    J’ai créé une EIRL, dossier déposé à l’URSSAF le 1er Avril 2015 (ce n’est pas un poisson…) avec prise en compte au 11 mars 2015.

    Je suis en plein dans les notes de frais mais une question me vient : jusqu’à combien de temps pouvons nous remonter pour le remboursement des frais de création de la société.

    En effet certain déplacement remonte au mois de Janvier 2015…

    Que peut on inclure ?
    IK + repas lors des déplacements dans les différents organismes URSSAF, RSI etc… ? Chèque perso libellé aux Greffes ? Petites fournitures…. ?
    Merci d’avance pour votre réponse !

    Cdt,

    • Pierre Facon dit :

      Bonjour,
      Remonter à janvier me semble correct. Vous pouvez inclure toutes les dépenses engagées dans l’intérêt de la future entreprise.

  4. Mathias Deremaux dit :

    Bonjour,

    Ma femme est actuellement auto-entrepreneur en coiffure à domicile. Elle effectue donc beaucoup de kilomètres.
    Nous regardons pour passer en régime EIRL afin de pouvoir déduire ses frais kilométriques (environ 20000km/an).
    Comment peut-on justifier ses frais sachant qu’elle se déplace en moyenne chez 6 à 8 clients différents/jour avec évidemment des distances différentes selon les clients.
    Tenir un tableau me parait tout simplement inconcevable car bien trop laborieux…
    Y aurait-il une sorte de forfait?

    Cordialement

  5. marc Arlotta dit :

    Bonjour,
    Je suis président majoritaire d’une SAS mais pour le moment non salarié.
    Est-ce que je peux obtenir le remboursement de mes frais de déplacements engagés pour la prospection commercial.
    Bien cordialement,

    Marc

  6. Xavier L dit :

    Bonjour,

    Ma question concerne les indemnités kilométriques à déclarer mensuellement dans ma note de frais.

    Dans le cadre de mon activité professionnelle, je suis amené à effectuer des déplacements professionnels et des déplacements domicile/bureau.
    Je réalise environ 500 à 2500 km par semaine et souhaitait connaitre l’indemnité kilométrique à appliquer tous les mois dans ma note de frais.

    Pour info, je suis président de la SAS et je ne déclare pas mes frais réels dans ma déclaration d’impôts sur le revenu.

    Merci.

    Xavier.

  7. Alexandra Z dit :

    Bonjour,
    en tant que trésorière bénévole d’une association, j’a été amenée à payer l’ARRCO pour 2 trimestre et l’AGEFOS avec mon chéquier personnel et j’ai fait une note de frais pour le remboursement.Pourriez vous m’indiquer comment passer l’écriture de règlement.
    Merci de votre réponse.

  8. Bertand dit :

    Bonjour,

    Dans le cadre de la création d’une SASU, ou je demanderai le maintien de l’ARE, les frais antérieurs à la création de la société peuvent-ils être remboursés :
    – Frais d’établissement de la société ?
    – Location bureau (bail), EDF, Eau, Téléphone/Internet ?
    – Déplacements clientèle potentielle et achat fourniture de bureau pour la société ?
    – Déplacement pour formations en relation directe avant la création de la société ?
    – Déplacement Domicile/Travail ?

    Pour ces derniers étant assimilé salarié est-il possible pour ne pas trop pénaliser la société de les déduire en frais réels de mes revenus imposables :
    – Pour ceux avant la création de la société ?
    – Pour ceux après la création de la société ?

    Dans l’attente de vos éclaircissements.

  9. Pavel N. dit :

    Bonjour,

    Je n’arrive pas à trouver une réponse claire à ma question :
    En tant que Président et Directeur Général d’une SAS qui nous amène à voyager pour rencontrer des clients/prospects à l’étranger, peut-on déduire nos frais de repas PERSONNELS lors de ces voyages? Sans que ceux-ci soient forcément adossés à un congrès ou à une invitation, mais simplement notre restauration durant tout le temps de ce voyage.

    Si oui, comment est-ce calculé, frais réels? Nos séjours peuvent être longs (20 jours), ça change quelque chose?

    Merci.

    • Pierre F. dit :

      Oui car il s’agit de frais liés à votre déplacement professionnel. Vous pouvez choisir entre les frais réels ou les indemnités forfaitaires.

  10. Nicolas dit :

    Merci pour cet article très complet.

    En complément et en partant de mon expérience personnelle, depuis que j’utilise la petite application android N2F note de frais mes frais de déplacements sont bien moins pesants pour moi :)

  11. Chloé dit :

    Bonjour,

    Je travaille pour la 1ère fois dans une entreprise qui me rembourse mes notes de frais, donc je connais mal la réglementation de ce système…
    Où dois-je indiquer ces remboursements sur ma déclaration de revenus 2013? S’ils doivent y figurer bien sur…

    Merci.

  12. Bernard dit :

    Bonjour et merci pour votre article.

    Je voulais savoir si pouvait passer en frais l’achat d’un extracteur de jus ? Au même titre que cela se fais couramment pour un micro onde.

    Merci de votre réponse

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