Toutes les sociétés ont obligatoirement un siège social, dont l’adresse est mentionnée dans leur statuts, car il s’agit d’une information obligatoire. Ce siège social correspond à l’adresse juridique et administrative de la société. Le premier siège social d’une société est choisi par les associés au moment de sa création. Ultérieurement, il sera possible de modifier cette adresse autant de fois que nécessaire. Chaque changement de siège social implique l’accomplissement de plusieurs formalités administratives.
Dans ce dossier, Le Coin des Entrepreneurs vous propose un rappel au sujet des formalités à accomplir pour transférer le siège social d’une société.
Première étape : décider de transférer le siège social de la société
La première étape indispensable pour procéder au transfert du siège social d’une société consiste à prendre la décision d’effectuer un tel changement. Cette décision entraîne une modification des statuts de la société, il est donc nécessaire de convoquer l’assemblée générale des associés, car ce sont eux qui ont le pouvoir de valider le transfert.
Les dirigeants de la société doivent donc convoquer les associés pour la tenue d’une assemblée, en précisant dans l’ordre du jour l’objet de la réunion, et en leur proposant un projet de résolution qui fournira les informations sur l’opération de changement d’adresse du siège social.
Si la résolution est adoptée par les associés, selon les règles de majorité qui sont appliquées au sein de la société, le transfert du siège social va pouvoir se réaliser.
Deuxième étape : rédiger le procès-verbal d’assemblée
À l’issue de la réunion, le dirigeant de la société va pouvoir rédiger un procès-verbal d’assemblée qui précisera la décision qui a été prise par les associés. Ce document va devoir être conservé par la société et un exemplaire sera nécessaire pour accomplir les formalités administratives liées au transfert du siège social.
Troisième étape : mettre à jour les statuts de la société
Le dirigeant de la société va également devoir mettre à jour les statuts de la société suite à la décision de transférer son siège social. En effet, l’adresse du siège social est une information obligatoire des statuts. Tout changement à ce niveau entraîne donc une mise à jour du document afin de l’actualiser.
Un exemplaire des statuts mis à jour sera nécessaire pour accomplir les formalités administratives.
Quatrième étape : publier le transfert du siège social de la société
La décision de procéder au transfert du siège social de la société doit être publiée dans un journal d’annonces légales du lieu du siège social, dans un délai d’un mois à compter de la date du procès-verbal d’assemblée. Si le siège social est transférer dans un autre département, il sera nécessaire de publier deux annonces légales, le premier dans un journal d’annonces légales de l’ancien siège et le second dans un journal d’annonces légales du nouveau du siège social.
Le contenu de l’avis est réglementé. Il faut obligatoirement y indiquer :
- L’opération de transfert du siège avec l’indication du nouveau et de l’ancien siège social ;
- La dénomination sociale de la société suivie, si nécessaire, de son sigle ;
- La forme juridique de la société ;
- La montant du capital social ;
- L’adresse du siège social ;
- Le numéro SIREN de l’entreprise, suivi de la mention « RCS » et du nom de la ville où se trouve le greffe ayant immatriculé la société ;
- Le cas échéant, la mention du RCS où la société sera immatriculée suite au transfert de son siège social ;
- L’identité des personnes ayant le pouvoir général d’engager la société : nom, prénoms, domicile.
Cinquième étape : déclarer le transfert du siège social à l’administration
Enfin, le dirigeant de la société va devoir déclarer le transfert du siège social de la société à l’administration. Pour cela, il va devoir réaliser une formalité sur la plateforme internet du guichet unique. Dans cette démarche, il sera nécessaire de fournir plusieurs informations au sujet de l’opération. Ces informations serviront à compléter automatiquement le formulaire M2 (qui permet de déclarer une modification intervenant sur une société).
Ensuite, pour finaliser le dossier, il conviendra de fournir plusieurs justificatifs :
- Un exemplaire du procès-verbal d’assemblée générale ;
- Un exemplaire des statuts mis à jour ;
- L’attestation de parution de l’avis de transfert du siège social publié au journal d’annonces légales ;
- La liste des sièges sociaux antérieurs occupés par la société (lorsque le transfert intervient dans un autre département) ;
- Le justificatif d’occupation du nouveau local.
Enfin, le dirigeant va devoir s’acquitter des frais administratifs pour valider sa demande.
