Dans le cadre de la création d’une société, plusieurs engagements doivent parfois être souscrits avant l’immatriculation définitive de l’entreprise au registre du commerce et des sociétés (RCS). Il pourra par exemple s’agir de la signature d’un bail commercial, ou de la commande d’investissements. Étant donné l’absence d’existence de l’entreprise, des précautions sont nécessaires pour passer ces actes.
- Les actes passés pendant la phase de constitution de la société
- La problématique des actes passés avant l’immatriculation de la société
- La reprise des actes passés pour le compte de la société en formation
Les actes passés pendant la phase de constitution de la société
Dans le cadre de la création d’une société, plusieurs engagements doivent parfois être souscrits avant l’immatriculation définitive de l’entreprise au registre du commerce et des sociétés (RCS), et même avant la signature de ses statuts.
Certains actes sont tout d’abord nécessaires à la création de la société, comme la commande de l’avis de constitution au journal d’annonces légales ou la paiement des frais de greffe. D’autres peuvent ensuite être nécessaires, compte tenu du projet, comme la procédure de dépôt d’une marque.
En parallèle des actes purement liés à la création de la société, les participants au projet de création d’entreprise peuvent également avoir besoin de conclure d’autres engagements pour préparer le lancement de leur activité. Par exemple, il peut notamment s’agir :
- De la signature du contrat de bail commercial, ou d’une promesse de bail, pour le local devant servir de siège social à la société en formation, ou d’un contrat de location de bureau ;
- De la signature de devis pour la commande de matériel, d’engins et d’outillage.
La problématique des actes passés avant l’immatriculation de la société
La problématique liée à tous les engagements passés avant l’immatriculation de la société au RCS est que la société ne dispose pas encore d’une réelle existence juridique (sa personnalité morale). En principe, aucun engagement ne peut donc être passé en son nom. Toutefois, dans la pratique, il est indispensable de pouvoir prendre des engagements au nom et pour le compte de la future société.
La personne qui prend un tel engagement est solidairement et indéfiniment responsable des engagements ainsi souscrits tant qu’ils ne sont pas repris par la société. De plus, si les associés refusent de reprendre les actes selon les modalités que nous allons présenter ci-dessous, la personne en restera solidairement et indéfiniment responsable.
Pour éviter ces situations, il existe toutefois des solutions, et notamment l’octroi d’un mandat par les autres associés. De plus, pour chaque engagement souscrit pour le compte d’une société en formation, il est conseillé d’insérer une condition suspensive liée à l’immatriculation de la société.
La reprise des actes passés pour le compte de la société en formation
Lorsque des actes doivent être passés avant l’immatriculation de la société, les associés fondateurs ont la possibilité :
- De donner mandat à un ou plusieurs d’entre eux pour prendre des engagements précisément indiqués. Cette technique est notamment utile pour les engagements passés dans la période allant de la signature des statuts jusqu’à l’immatriculation de la société au RCS. Tous les engagements listés dans le mandat seront ensuite automatiquement repris lors de l’immatriculation de la société au RCS.
- D‘annexer aux statuts de la nouvelle société un état des actes accomplis pour son compte et automatiquement repris à compter de la signature des statuts et de l’immatriculation au RCS. Cette option n’est utilisable que pour les actes passés jusqu’au moment de la signature des statuts.
En-dehors de ce deux solutions, les associés pourront également et ultérieurement décider, en assemblée, de reprendre un engagement passé pour le compte de la société. Cette option peut être utilisée dans le cas d’un acte qui n’est pas listé dans l’état annexé aux statuts, ou en l’absence de mandat.