Après avoir recruté un ou plusieurs salariés, l’employeur aura des obligations administratives supplémentaires à respecter : établissement des fiches de paie, établissement des déclarations de cotisations sociales et envoi aux organismes compétents, dépôt d’une déclaration annuelle des données sociales (DADS)…
Il est très rare que la gestion de la paie soit assurée directement au sein des petites entreprises, qui préfèrent la plupart du temps la déléguer à un prestataire spécialisé en la matière (l’expert comptable généralement).
Ensuite, pour les entreprises plus importantes, le comptable interne ou le service des ressources humaines sera généralement chargé de gérer la paie.
Établissement des fiches de paie
Dès le moment où l’entreprise verse un salaire à un salarié, un bulletin de paie doit être remis à ce dernier. Certaines mentions figurent obligatoirement dans ce document et d’autres sont en revanche strictement interdites.
Les informations devant figurer obligatoirement dans un bulletin de paie sont les suivantes :
- A propos de l’employeur : Nom ou raison sociale, adresse, code APE, numéro SIRET, numéro d’immatriculation et référence de l’organisme auprès duquel sont versées les cotisations ;
- A propos du salarié : Nom, poste occupé, classification dans la convention collective ;
- La convention collective applicable ;
- Concernant le salaire : Les éléments qui constituent la rémunération brute (nombre d’heures de travail, taux horaire, heures au taux normal et heures majorées, primes…), les éventuels congés payés pris durant la période et le montant de l’indemnité correspondante, les prélèvements sociaux et fiscaux, les éléments non soumis à cotisation, le montant et la date de versement du net à payer ;
- Lorsque c’est le cas, les réductions de cotisations sociales sur les heures supplémentaires ou complémentaires doivent également apparaitre sur le bulletin de paie ;
- La mention selon laquelle le salarié doit conserver sans limitation son bulletin de paie.
En revanche, il est interdit de faire figurer les mentions suivantes :
- Toute mention relative au droit de grève ;
- Et toute mention relative aux fonctions de représentation du personnel.
Enfin, l’employeur a l’obligation de conserver dans l’entreprise un double des bulletins de paie pendant au moins 10 ans.
Paiement des salaires
L’employeur a la possibilité de payer les rémunérations de ses salariés :
- Soit en espèces, à condition que le montant n’excède pas 1 500 euros ;
- Soit par chèque ;
- Soit par virement.
Le paiement des salaires peut faire l’objet d’acomptes. Le code du travail ne prévoit les acomptes sur salaire que pour les salariés mensualisés, qui peuvent percevoir un acompte correspondant à la moitié de leur rémunération mensuelle s’ils en font la demande.
Lorsque les salariés sont mensualisés, le paiement du salaire doit intervenir au moins une fois par mois. Pour les autres salariés, le paiement du salaire doit intervenir au moins deux fois par mois, avec 16 jours d’intervalle maximum entre chaque règlement.
Établissement des déclarations de cotisations
Pour acquitter les cotisations sociales, l’entreprise doit remplir un bordereau de cotisations contenant plusieurs informations et adresser son règlement avec le bordereau à l’organisme compétent.
Un tableau récapitulatif annuel doit également être fourni aux organismes sociaux avant le 31 janvier de l’année suivante. Ce tableau reprend les salaires déclarés sur la DADS multipliés par les taux de cotisations en vigueur au cours de l’année écoulée.
Lorsque l’entreprise a versé plus de 150 000 euros de cotisations au titre de l’exercice précédent, elle devra obligatoirement déposer son bordereau de cotisation et son tableau récapitulatif par voie électronique.
Un système permettant de dépose en une seule fois le bordereau de cotisation et le tableau récapitulatif existe : il s’agit de la déclaration unifiée de cotisations sociales (DUCS).
La DUCS peut être effectuée :
- Soit sous format papier,
- Soit sous format EDI (échange de données informatisées)
- Soit au format EFI, qui permet à l’entreprise de saisir ses données sur internet.
Pour utiliser le système DUCS, l’entreprise (ou le prestataire qui est en charge de la gestion de la paie) doit être équipé d’un logiciel permettant d’utiliser ce fonctionnement.
Établissement annuel d’une DADS
La DADS doit être déposée annuellement dès lors que l’entreprise verse des rémunérations qui sont imposables au titre des traitements et salaires. La déclaration doit être déposée dans le courant du mois de janvier de l’année qui suit celle au cours de laquelle les versements ont été effectués.
La DADS regroupe les déclarations relatives aux impôts et à la sécurité sociale sur l’année écoulée.
Normalement, la DADS doit être souscrite via internet, sur le site www.netentreprise.fr. Toutefois, lorsque l’entreprise inscrit moins de 200 bénéficiaires sur sa déclaration, elle a la possibilité de l’établir en format papier.
Utiliser un logiciel fiable pour faire votre paie
Afin de sécuriser et de faciliter la gestion de la paie, il est recommandé d’utiliser un logiciel de paie spécialisé. Pour cela, de nombreux éditeurs fiables existent et des versions gratuites d’essai sont généralement proposées.
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