Une entreprise peut se trouver dans l’obligation d’établir des fiches de paie mensuelles pour son dirigeant (mandataire social). En réalité, les règles dépendent de la forme juridique de l’entreprise (SARL, SAS, SA, EURL, SNC, SASU…) et du statut social du dirigeant (régime de sécurité sociale). Les dirigeants « assimilés salariés » bénéficient obligatoirement d’un bulletin de salaire. En revanche, pour les dirigeants « non salariés », il n’y a aucune obligation en la matière. Alors, est-il obligatoire de faire une fiche de paie pour le dirigeant ? Voici un point complet…
La fiche de paie : une obligation pour le dirigeant assimilé salarié
Tous les travailleurs indépendants qui exercent leur activité sous le statut d’assimilé salarié doivent obligatoirement se voir remettre une fiche de paie. Il s’agit, plus précisément, des dirigeants affiliés au régime général de la sécurité sociale. Cela concerne les dirigeants suivants :
- Président de SASU, de SAS ou de SA (qu’il ait, ou non, la qualité d’associé) ;
- Directeur général de SASU, de SAS ou de SA (qu’il ait, ou non, la qualité d’associé) ;
- Gérant non-associé d’EURL ;
- Gérant minoritaire ou égalitaire de SARL (nous abordons ce point dans la 2ème partie du dossier).
C’est la société qui doit établir et remettre ce document au dirigeant chaque mois. Elle doit, par ailleurs, établir des déclarations sociales nominatives et payer les charges sociales. La fiche de paie d’un dirigeant assimilé salarié comporte quelques particularités par rapport à celle d’un salarié classique. Par exemple, aucune cotisation relative à l’assurance chômage ne doit y figurer. Également, les règlementations liées au SMIC et aux congés payés ne s’appliquent pas.
Attention, la fiche de paie doit contenir plusieurs mentions obligatoires : mentions relatives à la société employeuse, mentions relatives au dirigeant, mentions concernant le salaire, mentions relatives aux cotisations sociales, etc. Enfin, un écrit doit prévoir les modalités de détermination de la rémunération du dirigeant. Il peut s’agir des statuts, ou d’un procès-verbal d’assemblée générale (ou de décision de l’associé unique).
La fiche de paie n’est pas nécessaire pour le travailleur non-salarié
Contrairement aux règles présentées ci-dessus, il est inutile d’établir une fiche de paie pour le dirigeant considéré comme un travailleur non-salarié (TNS). Aucun formalisme n’existe à son niveau, excepté sur le plan juridique. Il se limite toutefois à la rédaction d’un acte prévoyant les règles applicables en matière de rémunération du dirigeant : procès-verbal ou clause particulière des statuts de la société. La société ne doit pas effectuer de DSN
Cela dit, soulignons qu’un TNS doit, à la différence d’un assimilé-salarié, demander son affiliation à la sécurité sociale (la SSI dans son cas) même s’il ne perçoit pas de rémunération au titre de son mandat social. Il lui appartient également de déclarer lui-même ses revenus aux organismes sociaux, pour qu’ils calculent les cotisations sociales dues. Depuis 2021, il le fait par le biais de sa déclaration personnelle d’impôt sur le revenu (IRPP n° 2042).
Toutes les dispositions applicables au travailleur non salarié et présentées-dessus s’appliquent :
- Au gérant majoritaire de SARL ou au gérant associé unique d’EURL,
- A tous les associés de SNC,
- Et au chef d’entreprise (entreprise individuelle, y compris micro-entreprise et EIRL).
Précisions importantes : un gérant est dit « majoritaire » lorsqu’il détient plus de 50% des droits de vote de la société. En cas de pluralité de gérants, il faut tenir compte des parts détenues par tous les dirigeants. Également, il convient d’inclure dans ce calcul de participation les parts sociales détenues par le conjoint du gérant (mariage) ou par son partenaire (PACS) ainsi que celles possédées par ses enfants mineurs. Un gérant est minoritaire s’il détient moins de 50% du capital, et égalitaire s’il détient exactement 50%.
