La facturation est un processus commercial essentiel pour n’importe quelle entreprise. Il est nécessaire de suivre une législation stricte pour éditer et transmettre des factures dans le respect des règles applicables.
Ce dossier vous propose une synthèse des obligations à respecter en matière de facturation : que faut-il facturer obligatoirement ? quelles sont les règles de forme à respecter ? quand facturer et comment transmettre les factures ? peut-on rectifier, annuler ou supprimer une facture ?
Qu’est-ce que la facturation ? A quoi ça sert ?
La facturation consiste à établir une note détaillée des prestations ou des marchandises vendues. Ce document, aussi important tant au niveau comptable que commercial, constate les conditions des achats et ventes de produits, de marchandises ou de services rendus.
Dans le cas des professions libérales, la facture est appelée « note d’honoraires ». Elle doit satisfaire aux mêmes règles que les factures.
Une facture doit être rédigée en français, établie en deux exemplaires sous format papier ou électronique, et comporter toutes les mentions obligatoires.
L’obligation de facturation entre professionnels
Entre professionnels, l’établissement d’une facture est obligatoire pour tout achat de produits ou toute prestation de services réalisés. La facture doit être effectuée en deux exemplaires, l’un pour le vendeur et l’autre pour l’acheteur.
L’obligation de facturation entre un professionnel et un particulier
Entre une entreprise et un particulier, l’obligation de facturation dépend de l’opération réalisée :
- pour la vente de marchandises, la délivrance d’une facture est obligatoire si le client le demande,
- la délivrance d’une facture est obligatoire en cas de vente à distance,
- pour les prestations de services, la délivrance d’une note est obligatoire lorsque le montant TTC dépasse 25 euros ou si le client le demande.
Les mentions obligatoires dans les factures
Chaque facture doit comporter plusieurs mentions obligatoires : identification de l’entreprise, identification du client, numéro, détail des marchandises ou prestations facturées, prix, TVA, mode et délai de règlement…
Nous abordons ce point en détail dans cette publication : les mentions obligatoires sur les factures.
Les règles de numérotation en matière de facturation
La numérotation des factures doit être effectuée par un numéro unique basé sur une séquence chronologique continue et sans rupture. Chaque facture à un numéro qui lui est propre, il est impossible d’avoir deux factures avec un même numéro. L’entreprise ne doit pas pouvoir émettre des factures à posteriori.
Nous abordons ce sujet en détail ici : comment numéroter correctement ses factures ?
Il est possible de prévoir un préfixe en début de numérotation pour faciliter le classement des factures, comme par exemple une année, une année et un mois ou tout autre identifiant (pour identifier un établissement par exemple).
Lorsque la numérotation est prévue sur une période (année, année et mois…), la numérotation repart de zéro en début de nouvelle période.
Les règles de transmission des factures aux clients
L’entreprise doit adresser la facture au client dès la réalisation de la vente ou de la prestation. Il existe toutefois plusieurs cas spécifiques où il est possible d’établir une facture périodique ou de manière différée.
En principe, les entreprises transmettent leurs factures aux clients en format papier par voie postale ou les remettent en main propre directement.
Il est également possible pour les professionnels de les transmettre par voie électronique à condition que le client accepte ce mode d’envoi. Ce procédé est intéressant pour les entreprises qui dématérialisent leur processus de facturation.
Les règles de conservation des factures adressées aux clients
L’entreprise doit obligatoirement conserver les factures qu’elle adresse à ses clients :
- La législation fiscale prévoit que les factures clients doivent être conservées pendant au moins 6 ans à compter de leur date d’établissement ou de la date de la dernière opération mentionnée sur les livres ou registres de la société ;
- Le code de commerce prévoit que les factures clients doivent être conservées pendant au moins 10 ans à compter de la date de clôture de l’exercice.
Nous abordons ce sujet en détail ici : la conservation des factures.
La rectification, l’annulation et la suppression des factures
Une entreprise a la possibilité de rectifier une facture après l’avoir transmise, par exemple lorsqu’elle comporte une erreur ou qu’une remise est accordée. Il est également possible d’annuler une facture.
La rectification ou l’annulation doit être effectuée :
- en établissant une nouvelle facture qui remplace la précédente. La facture remplacée doit être mentionnée sur la nouvelle facture,
- en établissant un avoir faisant référence à la facture sur lequel il porte.
Par contre, il est impossible de supprimer une facture.
Confier la facturation à un tiers
Une entreprise a la faculté de déléguer la facturation à un prestataire en le mandatant à cet effet. Ce dernier établira puis émettra les factures au nom et pour le compte de l’entreprise.
Également, l’entreprise peut demander à un client d’effectuer de l’auto-facturation.
Bonjour,
Une entreprise peut-elle prélever le montant d’une facture au même moment que son émission, avant même que le client ai pu la voir et la vérifier ?
Existe-t-il un délai minimum à respecter entre l’envoi d’une facture et son règlement ?
Merci d’avance,
JC
Bonjour,
Oui, il est possible de pratiquer un acompte (ce qui implique une facture d’acompte) ou un paiement à la commande (ce qui implique un bon de commande).
Par contre, faire payer un client avant de lui permettre de vérifier sa facture ou de la voir n’est pas une bonne pratique.
Idéalement, il faut remettre la facture en même temps que le paiement.