Après avoir accompli vos formalités d’immatriculation auprès du greffe du tribunal de commerce, vous pouvez démarrer votre activité professionnelle. D’un point de vue administratif, vous allez avoir plusieurs obligations à respecter durant toute la vie de votre société, parmi lesquelles :
- La facturation des clients
- La tenue d’une comptabilité et l’établissement des comptes annuels
- L’approbation des comptes et l’affectation du résultat
- La gestion juridique de la société
Des obligations administratives spécifiques peuvent également concerner votre société en fonction de la nature de votre activité. Pour cela, vous devez vous renseigner auprès des organisations de votre profession. Vous pouvez également consulter nos guides métiers.
La facturation des clients
Une facture est un document qui détaille les ventes ou les prestations que vous avez réalisé auprès de vos clients. Pour l’établir, des règles de forme sont prévues : plusieurs informations obligatoires doivent figurer sur une facture. Un exemplaire doit être remis au client, et un autre doit être conservé par l’entreprise.
La facturation d’un client est obligatoire dans les situations suivantes :
- Si votre client est un professionnel ;
- Si votre client est un particulier et que vous lui vendez une prestation de services d’un montant supérieur à 25 euros TTC, ou s’il vous en fait la demande.
En général, une société utilise un logiciel de facturation pour respecter ses obligations à ce niveau. Cela permet d’être certain d’établir des factures conformes, et d’opérer un suivi efficace des recouvrements. De plus, la plupart des logiciels transfèrent automatiquement les factures dans la comptabilité.
La tenue d’une comptabilité et l’établissement des comptes annuels
Toutes les entreprises ont l’obligation de tenir une comptabilité, en respectant les règles propres à leur régime d’imposition. En dehors des EURL ayant opté pour le régime fiscal de la micro-entreprise, toutes les sociétés doivent ensuite établir des comptes annuels après la clôture de chaque exercice. Les comptes annuels comprennent un bilan, un compte de résultat et une annexe.
Généralement, la tenue de la comptabilité est confiée à un expert-comptable, qui est le seul professionnel habilité à le faire. Pour vous renseigner sur les obligations comptables de votre société, vous pouvez lire ce dossier proposé sur le site internet service-public.fr : Obligations comptables du commerçant.
Enfin, en parallèle de la comptabilité, la société doit également respecter toutes ses obligations fiscales, qui dépendent également de son régime d’imposition. Ces obligations concernent notamment la TVA, les impôts sur les bénéfices et la cotisation foncière des entreprises.
L’approbation des comptes et l’affectation du résultat
Comme nous l’avons précisé précédemment, une société doit établir des comptes annuels. Ensuite, dans les six mois qui suivent la date de clôture de l’exercice, les associés doivent se réunir en vue de délibérer sur l’approbation des comptes annuels et sur l’affectation du résultat. Pour cela, les associés se réunissent en assemblée générale ordinaire, sur convocation des dirigeants. Avant la tenue de l’assemblée, les dirigeants communiquent les comptes annuels aux associés et le texte des projets de résolution.
En cas de perte de la moitié du capital social, les associés de la société doivent être consultés dans les 4 mois qui suivent l’approbation des comptes ayant fait apparaître les pertes. Cette obligation vise uniquement les SARL et les sociétés par actions.
Enfin, les dirigeants devront procéder au dépôt des comptes annuels auprès du greffe du tribunal de commerce. Nous vous expliquons comment faire ici : le dépôt des comptes annuels.
La gestion juridique de la société
Une société dispose d’une personnalité juridique propre, distincte de celle de ses fondateurs. Elle acquiert la personnalité morale lors de sa création. Pour la faire fonctionner, les associés doivent se conformer à toutes les dispositions prévues par les statuts. En cours de vie sociale, il est possible que les associés puissent avoir besoin de modifier certaines clauses des statuts. C’est par exemple le cas lorsque le siège social de la société est déménagé, ou en cas d’augmentation de capital.
Pour accomplir ces modifications, des formalités spécifiques doivent être réalisées. La réunion d’une assemblée générale par les dirigeants est nécessaire, en vue de délibérer sur les modifications envisagées. En cas d’acceptation, des démarches devront être effectuées pour mettre à jour les statuts de la société, et déclarer les modifications auprès du greffe du tribunal de commerce.
Enfin, un registre des assemblées générales doit également être tenu au niveau de la société. Ce registre contient, par ordre chronologique, tous les procès-verbaux de décision.
Voici plusieurs dossiers qui vous informent sur les modifications les plus courantes :
- Le transfert du siège social d’une société
- Le changement de dénomination sociale
- Le changement d’objet social
