Les entreprises commerciales doivent tenir une comptabilité régulière en respectant un certain nombre de règles. Le dirigeant doit nécessairement mettre en place une organisation au sein de son entreprise pour la gestion de sa comptabilité.
Au titre de chaque exercice social, les entreprises doivent établir des comptes annuels. Tous les mouvements enregistrés en comptabilité doivent pouvoir être justifiés par un document. Ensuite, tout au long de l’exercice, des livres comptables facilitent le suivi de la comptabilité.
Ce dossier vous informe sur les règles importantes connaître concernant les principaux documents comptables de l’exercice.
Les pièces justificatives en comptabilité
Les pièces justificatives comptables correspondent aux documents qui justifient les écritures enregistrées en comptabilité. Ces justificatifs correctement notamment aux factures de ventes, aux factures d’achats, aux relevés bancaires, aux échéanciers d’emprunt, aux contrats de location et de crédit-bail, l’inventaire…
Pour le dirigeant, la règle est la suivante : chaque mouvement enregistré en comptabilité doit avoir un justificatif.
Les pièces justificatives comptables doivent être conservées pendant 10 ans à compter de la date de clôture de l’exercice. La conservation des justificatifs comptables peut s’effectuer en format papier, ou en format électronique.
Le livre-journal, le grand-livre et le livre d’inventaire
Les entreprises, à l’exception de celles qui relèvent du régime de la micro-entreprise, sont tenues de tenir un livre-journal, un livre d’inventaire et un grand-livre. Ces documents doivent être conservés pendant 10 ans à compter de la date de clôture de l’exercice.
Le livre-journal est un document qui enregistre, de manière chronologique, tous les mouvements qui affectent le patrimoine de l’entreprise. Les principes suivants sont à respecter :
- l’enregistrement des opérations est effectué au jour le jour,
- chaque opération doit être enregistrée distinctement,
- l’enregistrement est effectué en respectant le plan de compte de l’entreprise et le système comptable retenu,
- et tout enregistrement figurant dans le livre doit faire référence à une pièce comptable qui le justifie.
Le grand-livre reprend tous les mouvements enregistrés en comptabilité en les classant compte par compte et chronologiquement.
Enfin, le livre d’inventaire regroupe la quantité et la valeur des éléments d’actif et de passif relevés lors de l’inventaire.
Ces livres comptables peuvent être tenus :
- sous format électronique, à condition qu’ils puissent être identifiés et datés dès leur établissement par des moyens offrant toute garantie en matière de preuve,
- sur un registre à feuillets mobiles ou sur un véritable registre.
Par contre, il n’est pas obligatoire d’établir une balance des comptes. Toutefois, ce document est souvent pratique pour mener des analyses en comptabilité.
Les comptes annuels et l’annexe
Au titre de chaque exercice comptable, une entreprise commerciale doit établir des comptes annuels. Ceux-ci correspondent à un ensemble de documents composés du bilan, du compte de résultat et d’une annexe :
- le bilan décrit les éléments d’actifs (ce que l’entreprise possède) et de passifs (ce que l’entreprise doit) à la clôture de l’exercice, il met donc en évidence le patrimoine de l’entreprise ;
- le compte de résultat récapitule l’ensemble des produits et des charges de l’exercice, il aboutit, par différence, à la détermination du résultat de l’exercice ;
- l’annexe comptable sert à compléter et à commenter les informations figurant au bilan et au compte de résultat.
Ces documents comptables doivent être conservées pendant 10 ans à compter de la date de clôture de l’exercice. Certaines entreprises de petite taille bénéficient de mesures de simplification au niveau de leurs comptes annuels.
Le fichier des écritures comptables
Les entreprises commerciales soumises à une obligation de présentation de documents comptables et qui tiennent leur comptabilité de façon informatisée (ce qui est le cas de toutes les entreprises commerciales aujourd’hui) doivent être en mesure de produire le fichier des écritures comptables lorsqu’elles font l’objet d’un contrôle fiscal.
Le fichier des écritures comptables contient l’ensemble des données comptables et des écritures retracées dans tous les journaux comptables au titre d’un exercice. Les écritures y figurant doivent être classées par ordre chronologique.
