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Utiliser la web conférence

L’utilisation des web conférences est actuellement en plein essor, les technologies d’aujourd’hui permettent d’assurer des réunions à distance de qualité.

Voici une présentation des outils de web conférence, leurs avantages et leurs inconvénients.

Présentation des outils de web conférence

Les outils de web conférence permettent de réunir vos salariés, vos clients, vos fournisseurs et vos autres partenaires autour d’une plateforme virtuelle pour une réunion de travail ou un séminaire.

Tous les participants à la web conférence peuvent communiquer et échanger des données en temps réel à distance.

La web conférence est un outil plus complet que la visioconférence car il permet notamment d’échanger des documents en direct.

Avantages et inconvénients de la web conférence

La web conférence est un outil qui a deux avantages majeurs : le gain de temps et le gain d’argent.

Tenir une web conférence évite les déplacements des participants qui, au lieu de se réunir physiquement à un endroit, n’auront qu’à se connecter de leur bureau à la réunion virtuelle. Les participants ne gaspillent pas de temps à se déplacer, ce qui permet également aux entreprises d’économiser les frais de déplacements.

A l’échelle d’un groupe qui compte des entités un peu partout dans le monde, ces avantages sont conséquents.

Les participants doivent être correctement équipés pour pouvoir participer convenablement à une web conférence : il faut un ordinateur et surtout un bon accès au réseau internet.

Enfin, les échanges de documents et entre les participants sont plus difficiles à sécuriser. Attention donc à la confidentialité et à la sécurité des informations échangées en web conférence.

Pour plus d’informations sur la sécurité informatique, vous pouvez consulter le site du gouvernement sur ce sujet : SSI.gouv

Trouver une application de web conférence

Il existe plusieurs outils internet proposant de tenir une web conférence en vous permettant de faire des présentations, de vous réunir en ligne, de collaborer et partager des documents en temps réel avec vos collaborateurs, clients et fournisseurs.

Pour mieux filtrer les applications de web conférence, voici quelques points à prendre en compte :

  • Quels sont les fonctionnalités dont vous avez besoin (échanges vidéos, audio, échanges de documents ? si oui quel est la taille des fichiers en général ? avez-vous besoin d’une messagerie instantanée ?…)
  • L’outil proposé permet-il de bénéficier d’une période d’essai gratuite afin de vérifier que le produit correspond à ce que vous recherchez ?
  • Combien de participants vont participer habituellement à vos web conférence ?
  • Souhaitez-vous que les web conférences soient enregistrées ?
  • Les connexions réseaux de vos salariés et partenaires sont-elles compatibles avec les éventuelles conditions requises par l’application qui vous intéresse ?
  • Souhaitez-vous avoir la possibilité d’adapter comme vous le souhaitez l’interface web ?
  • Quel budget êtes-vous prêt à consacrer à l’application de web conférence ?

Privilégiez les solutions qui vous proposent un essai gratuit pendant quelques jours, afin que vous puissiez juger l’application avant de vous engager.

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Pierre Facon

Fondateur du site Le Coin des Entrepreneurs. Dirigeant d'une société spécialisée dans l'édition et la gestion de sites internet sur la création, la reprise et la gestion d'entreprise. Conseiller et expert en création d’entreprise.



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