L’établissement de la première déclaration de TVA n’est pas une étape forcément évidente pour le créateur ou repreneur d’entreprise qui a décidé de s’en charger sans passer par son expert-comptable.
Voici un guide pratique pour vous aider à faire votre première déclaration de TVA.
Les entreprises déclarant la TVA sur les débits
Le système de la TVA sur les débits consiste à reverser la TVA collectée l’Etat à partir du moment où vous avez émis vos factures de vente (en général), peu importe qu’elles soient payées par les clients ou encore en attente de règlement.
La TVA collectée à déclarer
Pour calculer le montant de la TVA collectée à déclarer, il faut que la comptabilité soit à jour jusqu’à la date de fin de la période déclarée.
Ensuite, le principe est simple pour les entreprises en TVA collectée sur les débits : il faut déclarer l’ensemble de la TVA collectée de sorte que le compte 44571 « TVA collectée » (ou les comptes de TVA collectée s’il y en a plusieurs) soit soldé (à zéro) à la date de fin de la période déclarée.
En effet, dans la plupart des cas l’entreprise doit déclarer la TVA en retenant comme fait générateur la date de facture. Si la comptabilité est à jour, il ne doit plus y avoir de TVA collectée en comptabilité une fois que la déclaration est faite et enregistrée dans les comptes.
La TVA déductible à récupérer
Pour calculer le montant de la TVA déductible à récupérer, il faut également que la comptabilité soit à jour jusqu’à la date de fin de la période déclarée.
Le principe est le suivant :
- Vous pouvez récupérer la TVA déductible sur toutes vos dépenses de biens et de services comportant une TVA sur les débits, c’est-à-dire que votre fournisseur ne pratique pas la TVA sur les encaissements. La TVA est récupérable à la date de facture.
En principe, il s’agit de tous vos achats de biens, de matériel, de fournitures…
- Vous pouvez récupérer la TVA déductible uniquement vos dépenses de biens et services comportant une TVA sur les encaissements qui ont été payées. Il s’agit d’une TVA récupérable sur les décaissements.
En principe, il s’agit souvent des dépenses auprès des prestataires de services : expert-comptable, location de matériel, forfait de télécommunication… Il convient de vérifier sur les factures fournisseurs si la mention « TVA sur les encaissements » y figure ou pas.
Pour faciliter le travail au niveau de la TVA déductible, on utilise souvent deux comptes pour enregistrer la TVA déductible en comptabilité :
- Un compte 44566 pour enregistrer la TVA déductible sur les débits,
- Et un autre compte 44566 pour enregistrer la TVA déductible sur les décaissements.
Enfin, il convient de ne pas oublier de récupérer la TVA déductible afférente à vos investissements. Le principe est le même que ce que nous venons d’exposer :
- on récupère la TVA relative aux investissements à la date de facture lorsque le fournisseur pratique la TVA sur les débits,
- et on récupère la TVA relative aux investissements lors du paiement de la facture lorsque le fournisseur pratique la TVA sur les encaissements (donc déductible sur les décaissements).
Vérification de la TVA déclarée avant l’envoi
Une fois que vous avez établi votre déclaration de TVA et après que vous l’ayez enregistrée, vous devez retrouver dans votre comptabilité, à la date de fin de la période déclarée :
- Dans le compte ou les comptes 44571 : le solde doit être à zéro.
- Dans le compte ou les comptes 44566 et 44562 : le solde doit correspondre au total des TVA sur les factures fournisseurs comportant une TVA déductible sur décaissements et que vous n’avez pas encore payées,
- Dans le compte 44551 ou 44567 : le montant de la TVA due ou du crédit de TVA figurant sur la déclaration.
Les entreprises déclarant la TVA sur les encaissements
Le système de la TVA sur les encaissements consiste à reverser la TVA collectée l’Etat à partir du moment où les clients paient leurs factures.
Pour une période d’imposition donnée, la TVA grevant les créances clients non soldées à l’issue de la période ne doit pas être déclarée.
L’établissement de la déclaration de TVA est un peu plus complexe pour ces entreprises par rapport à celles qui déclarent sur les débits. Par contre, cela confère un avantage au niveau de la trésorerie car on reverse la TVA collectée quand le client a payé.
La TVA collectée à déclarer
Pour calculer le montant de la TVA collectée à déclarer, il faut que la comptabilité soit à jour jusqu’à la date de fin de la période déclarée.
En étant en TVA collectée sur les encaissements, il convient de déclarer la TVA collectée sur tous les règlements reçus par l’entreprise sur la période d’imposition. Pour cela, vous pouvez procéder ainsi :
- Vous prenez vos créances clients non soldées (solde du compte 411 « clients » ou des comptes 411 « clients ». Lorsque vous facturez avec des taux de TVA différents, il est important de créer plusieurs comptes 411 clients et 44571 « TVA collectée » afin de pouvoir séparer les différents taux de TVA collectée ;
- Vous calculez le montant de la TVA lié à ces créances non soldées. Attention à bien prendre également en compte les acomptes clients si vous les comptabilisez ailleurs qu’en 411 (en 4191 par exemple).
- Ensuite, vous déclarez la différence entre le solde de votre compte 44571 et la TVA que vous venez de calculer (TVA collectée sur les créances non soldées).
Exemple : une entreprise pratiquant TVA sur les encaissements tient sa comptabilité à jour et a dans sa balance comptable les montants suivants à la fin de la période à déclarer :
- Compte 411001 « clients TVA à 20% » : 80 000 euros,
- Compte 411002 « clients TVA à 10% » : 35 000 euros,
- Compte 445711 « TVA collectée à 20% » : 34 000 euros,
- Compte 445712 « TVA collectée à 10% » : 7 000 euros
La TVA collectée sur les créances non soldées est égale à :
- TVA à 20% : (80 000 / 1,20) * 20% = 13 333 euros,
- TVA à 10% : (35 000 / 1,10) * 10% = 3 182 euros.
L’entreprise doit donc déclarer sur cette période d’imposition :
- 34 000 – 13 333 = 20 667 euros de TVA collectée à 20%.
- 7 000 – 3 182 = 3 818 euros de TVA collectée à 10%.
Après la déclaration, il ne doit rester dans les comptes 44571 que la TVA collectée sur les factures clients non soldées à la fin de la période déclarée.
La TVA déductible à récupérer
Pour calculer le montant de la TVA déductible à récupérer, il faut également que la comptabilité soit à jour jusqu’à la date de fin de la période déclarée.
Ensuite, en matière de récupération de la TVA déductible, le principe est le même que celui exposé pour les entreprises en TVA sur les débits :
- vous pouvez récupérer la TVA déductible sur toutes vos dépenses de biens et de services comportant une TVA sur les débits,
- vous pouvez récupérer la TVA déductible uniquement vos dépenses de biens et services comportant une TVA sur les encaissements qui ont été payées.
Vérification de la TVA déclarée avant l’envoi
Une fois que vous avez établi et enregistré votre déclaration de TVA, vous devez retrouver dans votre comptabilité, à la date de fin de la période déclarée :
- Dans le compte ou les comptes 44571 : le solde doit correspondre au total des TVA sur les factures envoyées aux clients et qui ne sont pas payées ;
- Dans le compte ou les comptes 44566 : le solde doit correspondre au total des TVA sur les factures fournisseurs comportant une TVA déductible sur les décaissements et que vous n’avez pas encore payées ;
- Dans le compte 44551 ou 44567 : le montant de la TVA due ou du crédit de TVA figurant sur la déclaration.
Remplir la déclaration de TVA CA3
En fonction de ce que nous vous avons expliqué ci-dessus, il convient ensuite de reporter vos informations dans la déclaration de TVA CA3.
Nous sommes actuellement en train de finaliser l’article « Comment compléter la déclaration mensuelle de TVA », il sera disponible très prochainement.
Nous vous expliquons quand et comment envoyer l’imprimé dans cet article : la déclaration de TVA CA3 3310.
A lire également sur la TVA :
- Comment choisir son régime de TVA
- Le système des acomptes forfaitaires de TVA
- La déclaration de TVA CA12
