Le recrutement de votre premier salarié fait évoluer votre entreprise, qui occupera désormais le rôle d’employeur. En conséquence, vous aurez de nouvelles obligations à respecter, car vous devrez vous conformer au Code du travail.
Ce dossier a pour objectif de vous informer à propos de plusieurs points que vous ne devrez pas oublier pour embaucher votre premier salarié :
- Rédiger le contrat de travail du premier salarié
- La déclaration préalable à l’embauche du premier salarié
- La souscription d’un contrat de mutuelle d’entreprise
- La mise en conformité de l’entreprise suite au premier recrutement
Rédiger le contrat de travail du premier salarié
La première étape du processus de recrutement, une fois que vous avez trouvé le bon candidat, va consister à rédiger son contrat de travail. Le contenu du document va dépendre de la nature du contrat de travail : CDI (contrat à durée indéterminée) ou CDD (contrat à durée déterminée). Un contrat de travail doit être rédigé avec le plus grand soin, car il va servir de socle pour encadrer les relations entre l’entreprise et le nouveau salarié.
Pour cela, il est très important de vous appuyer sur la convention collective dont relève votre entreprise. Ce document détermine les conditions d’emploi et de travail des salariés : période d’essai, durée du travail, rémunération, congés, ainsi que de multiples autres paramètres. Les dispositions de la convention collective peuvent prévoir des aménagements par rapport aux règles communes prévues par le Code du travail.
En l’absence de connaissances spécifiques en la matière, nous vous conseillons de confier la rédaction du contrat de travail à votre expert-comptable.
La déclaration préalable à l’embauche du premier salarié
La déclaration préalable à l’embauche (DPAE) s’effectue auprès de l’URSSAF 8 jours au plus tôt avant l’embauche. Cette formalité permet de faire une seule déclaration auprès de l’URSSAF pour les formalités d’embauche : inscription du salarié à la sécurité sociale, adhésion à la médecine du travail, inscription à la caisse d’assurance maladie…
Pour les petites entreprises, il existe également un dispositif gratuit pour simplifier les formalités sociales liées à l’emploi de vos salariés et vous faire gagner du temps : le Titre emploi service entreprise (Tese).
La souscription d’un contrat de mutuelle d’entreprise
Depuis 2016, toutes les entreprises doivent souscrire un contrat d’assurance complémentaire santé collective pour leurs salariés. Un salarié peut toutefois en être exempté lorsqu’il dispose déjà d’une couverture complémentaire en complément des garanties de base d’assurance maladie de la sécurité sociale.
Vous êtes libre de choisir librement l’assureur, et de négocier les conditions du contrat d’assurance. Ensuite, vous avez l’obligation de prendre en charge au moins la moitié de la cotisation.
La mise en conformité de l’entreprise suite au premier recrutement
En parallèle des démarches ci-dessus, vous aurez également de nombreuses autres démarches à réaliser en tant qu’employeur. La liste ci-dessous n’est pas exhaustive, nous vous recommandons de vous faire accompagner par un professionnel en cas de besoin.
La visite médicale d’embauche
L’entreprise a également l’obligation de prévoir un rendez-vous d’embauche auprès de la médecine du travail. Il convient donc d’inscrire l’entreprise rapidement auprès de l’organisme dont vous dépendez, et de fixer un rendez-vous pour votre premier salarié. Le rendez-vous doit avoir lieu, au plus tard, dans les trois mois qui suivent la prise de fonction.
La mise en place du registre unique du personnel
Dès la première embauche, vous allez devoir mettre en place un registre unique du personnel qui doit comporter des mentions obligatoires, et être tenu dans l’ordre des embauches. Nous vous fournissons des explications ici : le registre unique du personnel.
La mise en place du document unique d’évaluation des risques professionnels
En tant qu’employeur, vous avez l’obligation d’évaluer les risques éventuels et de prendre toutes les mesures nécessaires pour assurer la sécurité et protéger la santé de vos salariés. Pour cela, vous devez mettre en place, au sein de votre entreprise, un document unique d’évaluation des risques professionnels (DUERP). Ce document doit être mis à jour tous les ans.
Les obligations d’affichage
L’employeur doit afficher ou communiquer des informations au salarié sur le lieu de travail dans un endroit facilement accessible :
- coordonnées de l’inspection du travail, des services de secours d’urgence, de la médecine du travail…,
- consignes de sécurité,
- convention collective…
Vous retrouverez toutes les informations nécessaires à ce niveau ici : les obligations d’affichage.