Utiliser le service TESE pour gérer les embauches et paies de l’entreprise

Le dispositif TESE, Titre Emploi Service Entreprise, simplifie les démarches administratives et sociales des entreprises qui emploient des salariés. Il permet aux entreprises employeuses qui le souhaitent de gérer l’ensemble du « processus paie », de l’embauche aux déclarations de charges sociales. Très simple d’utilisation, ce service comporte toutefois quelques cas d’exclusion. Cela dit, toutes les entreprises peuvent dorénavant en bénéficier, sans condition d’effectif. Voici tout ce qu’il faut savoir sur le service TESE : caractéristiques, entreprises éligibles, modalités d’inscription et fonctionnement.

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Le TESE : qu’est-ce que c’est ?

TESE signifie Titre Emploi Service Entreprise. Ce dispositif gratuit, mis en œuvre par les URSSAF, permet aux entreprises employeuses qui le souhaite de gérer facilement la paie de leurs salariés et des dirigeants assimilés-salariés. Il vise à simplifier leurs formalités sociales et administratives.

Le TESE est facultatif et exclusif. Les entreprises peuvent choisir librement d’y adhérer ou non (elles peuvent également, si elles le souhaitent, déléguer la gestion de leur paie à un prestataire externe). En revanche, celles qui y adhérent doivent utiliser ce dispositif pour l’ensemble de leurs salariés.

Deux centres nationaux gèrent le titre emploi service entreprise. Le premier se situe à Paris, le second à Bordeaux. Chaque centre s’occupe de plusieurs secteurs d’activité distincts.

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Qui peut bénéficier du dispositif TESE ?

Toutes les entreprises françaises qui emploient au moins un salarié peuvent s’inscrire au dispositif TESE. Il existe toutefois quelques cas d’exclusion : entreprises de travail temporaire, groupements d’employeurs, comités sociaux et économiques (CSE)… Également, le dispositif TESE ne gère pas certaines situations particulières et notamment les cas suivants :

  • Salariés bénéficiant d’un ou plusieurs taux réduits de cotisations sociales (artistes, intermittents du spectacle…),
  • VRP multicartes, travailleurs et vendeurs à domicile,
  • Stagiaires dont la gratification dépasse le montant prévu pour bénéficier de la franchise de cotisations sociales,
  • Exonérations particulières : jeunes entreprises innovantes (JEI), contrat d’appui au projet d’entreprise (Cape), etc.
  • les chèques vacances attribués par les entreprises.

De plus, le TESE ne prend pas en compte les chèques vacances. A contrario, il gère bien les titres restaurant.

Le service peut être utilisé pour les salariés déjà présents dans l’entreprise ou pour toute nouvelle embauche. Les salariés doivent relever du régime général de la sécurité sociale. La nature de leur contrat de travail (CDD ou CDI) importe peu. Le TESE peut également gérer la paie du dirigeant assimilé salarié (président de SASU/SAS ou gérant minoritaire d’EURL ou gérant minoritaire/égalitaire de SARL).

Comment s’inscrire au dispositif TESE ?

Le TESE fonctionnement exclusivement en ligne, sur Internet. Un site dédié lui est consacré (https://www.letese.urssaf.fr/portail/accueil.html). Pour avoir accès au service, l’entreprise doit s’y inscrire au préalable. Elle doit se munir de son numéro SIRET. Puis, elle doit définir un mot de passe et confirmer son adresse e-mail. Le centre enregistre la demande, crée l’espace sécurisé de l’entreprise et l’en informe.

En parallèle, l’entreprise doit, en fonction de la convention collective applicable en son sein, s’immatriculer auprès de certains organismes sociaux. Cette démarche concerne notamment la mutuelle, la caisse de prévoyance, la caisse de congés payés (pour le bâtiment BTP) et la caisse de retraite complémentaire. Pour le reste, le service TESE fonctionne de façon extrêmement simple. Voici comment.

Comment fonctionne le service TESE ?

L’entreprise doit signaler chaque embauche en remplissant un « contrat » sur le site. Ce dernier vaut contrat de travail et fait office de déclaration préalable à l’embauche (DPAE). Attention toutefois, le contrat ne comporte aucune clause particulière et il est conseillé, dans la plupart des cas, de rédiger un contrat de travail distinct. A l’issue la procédure, le service remet un certificat d’enregistrement, à imprimer en deux exemplaire et à cosigner avec le salarié.

Ensuite, l’entreprise doit remplir, chaque mois, un « volet social ». Ce document reprend tous les éléments nécessaires au calcul des charges sociales et du prélèvement à la source de l’impôt sur le revenu : nombre d’heures, heures supplémentaires, absences, congés payés, primes, etc. Il doit être envoyé au plus tard le 5 du mois suivant la période d’emploi. C’est le centre TESE qui calcule automatiquement les cotisations sociales dues et le montant du prélèvement à la source (PAS).

La plateforme TESE met à disposition un décompte de cotisations sociales ainsi que les fiches de paie. Un exemplaire du bulletin de paie doit obligatoirement être remis au salarié. Concernant le paiement des cotisations, le service gère les déclarations sociales nominatives (DSN) et c’est l’URSSAF qui recouvre les montants dus. Un prélèvement intervient sur le compte bancaire de l’entreprise le 15 du mois suivant l’envoi du décompte de cotisations.

L’entreprise doit encore gérer elle-même la déclaration et le paiement de la taxe d’apprentissage, de la contribution à la formation professionnelle, de la taxe sur les salaires, du service de santé au travail, du financement du paritarisme, etc. Enfin, en début d’année, le centre national met à la disposition de l’entreprise plusieurs attestations annuelles qui concernent la période écoulée.

Thibaut Clermont

Co-fondateur du site Le Coin des Entrepreneurs et dirigeant de FCIC, société spécialisée dans l'édition de sites internet sur la création, la gestion et la reprise d'entreprise. Ancien expert-comptable stagiaire.



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