Dans le cadre du développement de votre entreprise, et parfois même dès le lancement de votre activité, vous pourrez être amené à recruter et embaucher un ou plusieurs salariés. Dès que vous réaliserez votre premier recrutement, vous deviendrez un employeur. À ce titre, vous aurez plusieurs obligations à respecter.
Ce dossier vous explique tout ce qu’il faut savoir pour recruter et embaucher un salarié :
- Recruter et embaucher un salarié : combien ça coûte ?
- Les aides de l’État pour recruter un salarié
- Le processus pour recruter un salarié
- Les obligations administratives liées à l’embauche d’un salarié
- Gérer la paie et les cotisations après avoir embauché un salarié
- Le service TESE de l’Urssaf pour embaucher un salarié
Recruter et embaucher un salarié : combien ça coûte ?
Avant de recruter un salarié, vous devez budgétiser le coût de l’embauche au niveau de votre entreprise afin de valider sa faisabilité. Parmi les coûts dont vous devez tenir compte, nous retrouvons notamment :
- le salaire brut et les cotisations patronales,
- la mutuelle obligatoire,
- les frais administratifs (rédaction du contrat, élaboration des fiches de paie, déclaration aux organismes sociaux…).
Au niveau des frais administratifs, vous pouvez partir sur un budget de 20 euros par mois par fiche de paie. Concernant la mutuelle, cela dépend de votre secteur d’activité et de vos besoins. Enfin, pour obtenir une simulation du budget à prévoir en matière de salaire et de cotisations sociales, vous pouvez utiliser l’outil ci-dessous :
Les aides de l’État pour recruter un salarié
Lorsque vous embauchez un salarié, vous pouvez bénéficier de plusieurs dispositifs pour vous permettre d’alléger le coût de votre recrutement. Plusieurs aides sont notamment ciblés sur les embauches de certaines catégories de personnes : les jeunes, les demandeurs d’emploi, les apprentis…
Pour vous renseigner sur les dispositifs dont vous pouvez bénéficier dans le cadre de votre recrutement, nous vous invitons à consulter ce dossier publié par l’administration : economie.gouv.fr – aides à l’embauche.
Enfin, un dispositif général de réduction des cotisations patronales est prévu pour les salaires sont le montant n’excède pas 160% du SMIC.
Le processus pour recruter un salarié
Pour recruter un salarié, un processus doit être suivi. Tout d’abord, il convient de trouver des candidats intéressés. Ensuite, il conviendra de sélectionner le meilleur candidat pour le poste proposé.
Rédiger une offre d’emploi et la diffuser
Dans un premier temps, vous allez devoir trouver un ou plusieurs candidats intéressés. Pour cela, il est souvent nécessaire de rédiger une offre d’emploi, puis de la diffuser. Afin d’intéresser les candidats potentiels, voici quelques conseils de rédaction :
- présentez votre entreprise et le contexte de l’embauche,
- définissez précisément toutes les missions de votre futur salarié afin de proposer un aperçu d’une journée type,
- précisez les qualités, les compétences et l’expérience requises pour le poste,
- indiquez les modalités du poste proposé. Vous n’avez aucune obligation de mentionner le montant du salaire.
Une fois que l’offre d’emploi est rédigée, vous allez la diffuser. C’est à vous de déterminer, en fonction de votre recherche, quels sont les canaux de diffusion les plus efficaces (journaux, réseaux sociaux, Pôle emploi, APEC…).
Parfois, il n’est pas nécessaire d’avoir besoin de diffuser une offre d’emploi pour pourvoir un poste. Vous pouvez également trouver un candidat intéressé au sein de votre réseau ou de votre entourage.
Analyser les candidatures et réaliser les entretiens
Si vous avez reçu plusieurs réponses pour le poste à pourvoir, vous devrez les analyser et sélectionner les candidats qui vous intéressent. De préférence, il convient de répondre à toutes les personnes qui ont candidaté, y compris celles auxquelles vous ne donnerez pas de suite favorable.
Ensuite, vous allez recevoir, sur place ou à distance, chaque candidat sélectionné en entretien. Cet échange permet de poser un certain nombre de questions au candidat. Si nécessaire, l’entretien peut être complété par un test de mise en situation afin de vérifier les compétences d’un candidat.
Enfin, il faut préciser au candidat les prochaines étapes du recrutement, notamment l’échéance à laquelle vous allez lui fournir une réponse.
Choisir le candidat pour le poste
Une fois que les entretiens sont passés, vous effectuerez votre choix. De préférence, tous les candidats, qu’ils soient retenus ou non, doivent être informés de votre décision. Après avoir informé le candidat retenu pour le poste, il conviendra de trouver un accord avec lui sur les modalités du poste, puis de l’embaucher.
Les obligations administratives liées à l’embauche d’un salarié
Lors du recrutement d’un salarié, vous devrez réaliser de nombreuses démarches administratives et vous mettre en conformité avec toutes les dispositions de la loi que doivent appliquer les employeurs.
Effectuer une déclaration préalable à l’embauche
Dans les 8 jours qui précèdent la date de l’embauche du salarié, vous êtes tenu de réaliser une déclaration préalable à l’embauche (DPAE).
Cette formalité peut être effectuée sur le site internet net-entreprises.fr, sur celui de l’Urssaf, ou par l’intermédiaire du service TESE de l’Urssaf (nous présentons ce service ici). Si vous confiez la gestion administrative de vos salariés à un cabinet, ce dernier peut également s’en charger.
Faire passer une visite d’embauche au salarié recruté
Le salarié recruté doit passer une visite d’information et de prévention dans les 3 mois maximum qui suivent la date d’embauche. Cette visite est réalisée par le médecin du travail.
Dans un délai maximum de 5 ans à compter de la première visite, une nouvelle visite devra être réalisée. C’est le médecin du travail qui fixe le délai.
Rédiger et signer un contrat de travail
Le contrat de travail est généralement écrit, il est signé par l’employeur et le salarié. Ce contrat contient notamment les informations concernant la rémunération, la qualification, la durée du travail et les attributions du salarié. Il peut prendre la forme d’un CDI ou d’un CDD.
Le service TESE de l’Urssaf vous permet également d’établir un contrat de travail (voir ici).
Mettre en place une mutuelle d’entreprise
En tant qu’employeur, vous devez proposer une couverture complémentaire de santé collective à chacun de vos salariés. Un salarié a toutefois la possibilité de demander une dispense d’adhésion dans certains cas.
Nous évoquons ce sujet en détail ici : la mutuelle d’entreprise.
Mettre à jour ou créer les registres du personnel
En tant qu’employeur, vous devez obligatoirement tenir plusieurs documents et registres :
- un registre unique du personnel,
- un registre du comité social et économique (CSE),
- un document unique d’évaluation des risques professionnels (DUER ou DUERP),
- et certains autres registres liés aux conditions de travail. Pour plus d’informations : les registres (service-public.fr).
Lorsqu’il s’agit de votre première embauche, vous allez devoir créer ces différents registres. Le cas échéant, nous vous recommandons de vous faire conseiller par le professionnel qui vous accompagne au niveau de la gestion de vos ressources humaines.
Gérer la paie et les cotisations après avoir embauché un salarié
En tant qu’employeur, vous devez vous charger des démarches relatives à la paie de vos salariés. Cette tâche administrative englobe deux éléments : les bulletins de paie et les déclarations aux organismes sociaux.
Établir et remettre les bulletins de paie
Dès que vous versez une rémunération à un salarié, vous êtes tenu de lui fournir un bulletin de paie. Ce document constitue le justificatif de paiement de la rémunération.
Le contenu d’un bulletin de paie est encadré par la loi. Vous retrouverez toutes les informations à ce propos ici : le bulletin de paie (travail-emploi.gouv.fr).
Si vous déléguez l’établissement des fiches de paie, prévoyez un coût compris entre 20 et 30 euros hors taxes par bulletin et par mois.
Déclarer et payer les cotisations aux organismes sociaux
L’employeur est tenu de déclarer les rémunérations versées aux organismes sociaux, et de reverser les cotisations sociales ainsi que le prélèvement à la source de l’impôt sur le revenu.
La déclaration sociale nominative (DSN) est le dispositif à utiliser pour transmettre les données permettant de déclarer et de payer les cotisations sociales aux organismes sociaux. Pour générer une DSN, vous devez utiliser un logiciel de paie compatible. Vous pouvez également souscrire à un service spécialisé dans la gestion de la paie, ou éventuellement demander à votre expert-comptable de s’en charger.
Le service TESE de l’Urssaf pour embaucher un salarié
L’Urssaf propose un service gratuit qui vous permet de gérer vos obligations administratives liées à l’embauche des salariés : le titre emploi service entreprise (TESE). Ce dispositif s’adresse aux entreprises situées en France métropolitaine; qui relèvent du régime général de la sécurité sociale et qui emploient moins de 20 salariés. Le TESE prend en charge une grande partie de vos obligations administratives, il permet notamment :
- de gérer les démarches liées à l’embauche d’un salarié,
- d’établir un contrat de travail,
- d’élaborer les bulletins de paie,
- de déclarer les cotisations sociales auprès des organismes sociaux ainsi que le prélèvement à la source de l’impôt sur le revenu,
- et de payer le montant des cotisations sociales et du prélèvement à la source.
Par contre, les taxes et les contributions recouvrées par d’autres organismes ne sont pas prises en charge (taxe d’apprentissage, contribution à la formation professionnelle…).
À l’exception de certaines situations particulières, toutes les entreprises peuvent recourir au TESE. Vous pouvez accéder à ce service ici : TESE Urssaf.
