Après la clôture de chaque exercice comptable, il est nécessaire d’enregistrer en comptabilité toutes les opérations relatives à l’exercice, et de préparer plusieurs éléments en vue de l’établissement du bilan (les comptes annuels) : inventaire annuel, enregistrement des écritures de fin d’exercice, révision des comptes…
Dans ce dossier, Le Coin des Entrepreneurs vous donne plusieurs conseils et informations pour vous aider à préparer votre bilan annuel.
- L’enregistrement de tous les mouvements comptables
- La réalisation de l’inventaire
- Le contrôle des comptes clients et fournisseurs
- La comptabilisation des opérations spécifiques pour le bilan
- L’envoi des informations à l’expert-comptable
L’enregistrement de tous les mouvements comptables
Pour préparer le bilan, la première pour le chef d’entreprise va consister à enregistrer en comptabilité tous les mouvements relatifs à l’exercice comptable :
- toutes les charges de l’exercice (factures d’achat, loyers…) ;
- les factures des éventuels nouveaux actifs achetés sur l’exercice ;
- toutes les ventes réalisées sur l’exercice ;
- les mouvements bancaires ;
- les écritures de paie (en présence de salariés) ;
- les écritures relatives aux déclarations de TVA.
Après avoir enregistré toutes ces écritures, il est possible de réaliser un premier contrôle pour détecter d’éventuelles erreurs d’enregistrement, ou des oublis.
La réalisation de l’inventaire
L’inventaire annuel est un travail qui consiste à compter toutes les quantités en stock dans tous les établissements d’une entreprise à la fin de chaque exercice comptable. Cela permet ainsi d’obtenir la valeur globale des stocks présents dans l’entreprise à la clôture de l’exercice. Ce montant est important, car il correspond à des achats qui n’ont pas encore été consommés à cette date, et qui le seront sur l’exercice suivant. En comptabilité, il convient donc d’enregistrer les stocks afin de rattacher les charges correspondantes à l’exercice de consommation.
La réalisation d’un inventaire est également un travail nécessaire, car l’inventaire physique annuel est une obligation pour toutes les personnes physiques ou morales ayant la qualité de commerçant.
Le contrôle des comptes clients et fournisseurs
Pour préparer votre bilan comptable, vous devez également vous assurer que toutes les factures clients et fournisseurs sont bien enregistrées en comptabilité. Afin d’effectuer ce travail, vous pouvez vous appuyer sur les livres comptables suivants :
- Les balances de tiers (clients et fournisseurs), qui vont vous permettre de vérifier les soldes de chaque compte à la date de clôture de l’exercice.
- Le grand-livre des tiers, qui permet d’avoir une vue sur toutes les opérations enregistrées dans chaque compte de tiers sur l’exercice.
Durant vos contrôlées, voici quelques éléments qui doivent retirer votre attention :
- Un compte fournisseur créditeur ou un compte client débiteur, qui peuvent traduire une facture manquante dans la comptabilité.
- Des factures non lettrées qui remontent à plus de deux mois avant la date de clôture de l’exercice. Il convient alors de rechercher la justification : facture enregistrée en double, erreur d’imputation en comptabilité…
Enfin, il est également intéressant de vérifier que toutes les sommes enregistrées en comptabilité et non encore payées à la date de clôture sont bien réglées sur les premiers mois de l’exercice suivant.
La comptabilisation des opérations spécifiques pour le bilan
Ensuite, pour préparer le bilan comptable, il sera nécessaire d’enregistrer des écritures de fin d’exercice en comptabilité. Ces dernières seront plus ou moins nombreuses en fonction des caractéristiques de l’entreprise et de son activité. Voici quelques exemples d’écritures :
- Les dotations aux amortissements (constatation d’une charge en comptabilité pour tenir compte de la dépréciation des actifs dans le temps) ;
- Les charges constatées d’avance (charge enregistrée sur l’exercice mais qui concerne l’exercice suivant) et, inversement, les produits constatés d’avance ;
- Les charges à payer (charges relatives à l’exercice qui ne sont pas encore enregistrées), comme l’impôt sur les bénéfices par exemple.
La plupart du temps, la comptabilité des opérations de fin d’exercice est assurée par l’expert-comptable chargé d’établir le bilan.
L’envoi des informations à l’expert-comptable
Lorsque vous aurez terminé de préparer votre bilan, vous devrez informer votre expert-comptable qu’il pourra commencer à établir vos comptes annuels. Pour cela, il aura besoin d’avoir accès à votre comptabilité (sur votre logiciel ou par un export informatique des écritures comptables) et à toutes vos pièces justificatives comptables.
- Si vous conservez l’ensemble de vos éléments comptables en format dématérialisé, il vous suffira de donner un accès au cabinet à ces éléments.
- Si vous conservez l’ensemble de vos pièces justificatives comptables en format papier, il conviendra alors de déposer votre dossier au cabinet dès que vous aurez terminé de préparer votre bilan.
Une fois que l’expert-comptable a terminé, il vous communiquera les opérations à enregistrer dans votre comptabilité afin de pouvoir clôturer l’exercice.
