Une entreprise doit, dès l’instant où elle emploie au moins un salarié, participer à ses frais de transport. La prise en charge concerne les trajets « domicile-travail » effectués en transport public (autobus, métro, train…). Son montant doit représenter 50% de la dépense. L’indemnité se cumule avec certains autres dispositifs, dont le forfait mobilités durables. Voici tout ce qu’il faut savoir sur l’obligation de participation aux frais de transport des salariés : entreprises concernées, frais éligibles, montant de la prise en charge, imposition fiscale et sociale et cumul.
Participation aux frais de transport des salariés : qui est concerné ?
L’obligation de prise en charge des frais de transport des salariés concerne toutes les entreprises employeuses, sans condition d’effectif. Cela signifie que l’entreprise doit participer aux dépenses de transport, même si elle n’emploie qu’un seul salarié. Le montant de la participation dépend toutefois de la durée de travail de l’intéressé.
La taille de l’entreprise n’a pas non plus d’impact sur l’assujettissement à l’obligation. TPE, PME, grandes entreprises, entreprises innovantes, sociétés ou entreprises individuelles (y compris micro-entreprises)… Toutes sont concernées par cette disposition, à partir du moment où elles emploient au moins un salarié.
De plus, tous les salariés peuvent bénéficier de la participation de l’employeur, quelle que soit la nature de leur contrat de travail : CDD, CDI, à temps complet ou à temps partiel, etc.
Le Code du Travail prévoit les règles applicables au sujet de cette obligation (Article L.3261-2) :
« L’employeur prend en charge, dans une proportion et des conditions déterminées par voie réglementaire, le prix des titres d’abonnements souscrits par ses salariés pour leurs déplacements entre leur résidence habituelle et leur lieu de travail accomplis au moyen de transports publics de personnes ou de services publics de location de vélos. »
Quels sont les frais de transport éligibles à la prise en charge par l’employeur ?
Tout d’abord, la prise en charge ne concerne que les déplacements « domicile-travail ». Il faut donc que le trajet soit effectué entre le lieu de résidence du salarié et son lieu de travail.
Ensuite, le moyen de transport utilisé doit être un transport en commun (métro, train, autobus, bateau…) et/ou un service public de location de vélo (Vélib’ à Paris par exemple). Il peut y avoir une succession de moyens de transport.
La prise en charge ne peut s’effectuer qu’à raison des abonnements souscrits par les salariés. Aucun remboursement ne peut être effectué à partir d’un titre de transport acheté à l’unité (ticket de métro par exemple).
Les salariés doivent se trouver en mesure de présenter leur titre de transport à l’employeur. De plus, il n’existe pas d’obligation de prise en charge des frais de transport individuel des salariés (voiture, moto…).
Enfin, un employeur peut refuser de prendre en charge une partie des frais de transport de ses salariés déjà indemnisés, pour un montant au moins égal à la participation de 50%.
Quel montant l’employeur doit-il prendre à sa charge ?
Pour les salariés à temps complet (et, à minima, à mi-temps), le montant de la participation doit respecter la moitié des dépenses réellement supportées, soit 50%.
Pour les salariés à temps partiel dont la durée de travail ne dépasse pas la moitié de la durée légale ou conventionnelle, la prise en charge est ajustée au prorata des heures effectivement travaillées.
Le remboursement doit intervenir au plus vite, et au plus tard à l’issue du mois suivant la date d’expiration du titre de transport. En cas d’abonnement annuel, la participation s’effectue chaque mois.
Participations aux frais de transport : quel coût et quel formalisme à respecter ?
Le montant versé au titre de la prise en charge des frais de transport bénéfice d’une exonération de cotisations sociales.
L’indemnité est également exclue de la base de calcul de la contribution sociale généralisée (CSG) et de la contribution pour le remboursement de la dette sociale (CRDS).
De son côté, le salarié n’est pas imposé à l’impôt sur le revenu (IRPP). Cela dit, la participation de l’employeur doit tout de même figurer sur son bulletin de salaire.
La prise en charge peut-elle se cumuler avec d’autres indemnités ?
La participation aux frais de transports peut se cumuler avec le « forfait mobilités durables« . Ce dispositif est facultatif. Sa mise en place intervient au moyen d’un accord collectif / de branche ou d’une décision unilatérale de l’employeur.
Toutefois, la prise en charge global (frais de transport + forfait mobilités durables) ne peut dépasser un plafond annuel fixé à 600 euros.
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