Les textes légaux et réglementaires encadrent de façon exhaustive le fonctionnement de la société a responsabilité limitée (SARL), et notamment le processus de prise de décision. Ce sont les associés qui prennent les décisions relatives à la société. Ils doivent, pour cela, faire l’objet d’une consultation par la gérance. La loi prévoit, en pratique, trois modes de consultation : l’assemblée générale, la consultation écrite ou la décision unanime dans un acte. Voici en quoi consiste chacun d’entre eux.
L’assemblée générale (ordinaire, extraordinaire ou mixte)
C’est le mode de consultation des associés le plus connu et le plus utilisé en pratique en SARL. C’est d’ailleurs le mode obligatoire pour l’approbation du rapport de gestion, de l’inventaire et des comptes annuels. Pour les autres décisions, les statuts peuvent prévoir que les décisions seront prises par consultation écrite ou par consentement de tous les associés donné dans un acte (voir ci-dessous). Tout associé de SARL peut demander la réunion d’une assemblée générale s’il détient la moitié des parts sociales ou 10 % des parts sociales (s’il représente, à lui seul, au moins le dixième des associés de la société). La nature de la décision – ordinaire ou extraordinaire – détermine la majorité à atteindre pour son acceptation.
Il appartient, en principe, au gérant de convoquer les associés de SARL. Il a l’obligation de le faire. Des procédures alternatives sont prévues en cas de défaillance de sa part. Le gérant doit envoyer une lettre de convocation aux associés, au moins 15 jours avant la réunion de l’assemblée. Cette dernière doit notamment comporter les questions inscrites à l’ordre du jour, le rapport de la gérance, le texte des résolutions proposées et tous les documents obligatoires (selon les cas). Les statuts peuvent autoriser un vote à distance par visioconférence ou téléconférence, sauf pour l’approbation des comptes.
Le gérant préside l’assemblée générale d’une SARL. Une feuille de présence peut être établie (elle n’est pas obligatoire, sauf si les statuts l’imposent). Les associés peuvent s’exprimer et débattre. Les résolutions sont mises au vote et peuvent être adoptées ou rejetées. La constatation des délibérations s’effectue au moyen de l’établissement d’un procès-verbal. Ce document doit contenir de nombreuses mentions obligatoires. Il doit être, par ailleurs, signé par le gérant-président de séance. Les PV d’assemblées de SARL sont établis sur le registre des assemblées générales.
La consultation écrite des associés
Ce mode de consultation des associés de SARL est assez simple. C’est le gérant de SARL qui prend l’initiative de la consultation écrite. Il envoie, au préalable et par lettre recommandée, le texte des résolutions proposés ainsi que tout document d’information utile (son rapport par exemple). Les associés disposent alors d’un délai réglementaire de 15 jours à compter de la date à laquelle ils ont reçu les éléments pour émettre leur vote par écrit. Après avoir reçu les votes des associés, le gérant dresse un procès-verbal (PV). Ce dernier doit préciser que la consultation a eu lieu par écrit. Les votes des associés doivent obligatoirement être annexés au PV. Enfin, le gérant doit envoyer une lettre aux associés pour les informer du résultat de la consultation.
La consultation écrite des associés n’est possible que si les statuts de la SARL prévoient expressément ce mode de consultation. Certaines décisions ne peuvent être prises de la sorte. Il s’agit notamment de la décision relative à l’approbation des comptes annuels de la SARL (la réunion d’une AG est, dans ce cas, obligatoire) et de toute décision exclue en vertu d’une clause statutaire. En pratique, la plupart des modèles de statuts de SARL prévoient la possibilité de vote à distance par consultation écrite.
Le principal avantage de la consultation écrite est la simplicité (les associés ne doivent pas se déplacer pour assister à une assemblée, ou donner procuration). Ce mode de consultation permet d’éviter les débats et s’avère utile en présence de conflits internes entre associés. Enfin, il peut faire l’objet d’une délégation totale auprès d’un avocat ou d’un expert-comptable par exemple. La consultation écrite a deux inconvénients : elle obéit à un formalisme contraignant (délai de 15 jours, envoi par LRAR…) et génère, en pratique, un taux d’abstention plus élevé.
La décision de tous les associés dans un acte
Comme pour la consultation écrite, le mode de consultation par « décision de tous les associés dans un acte » n’est possible que si les statuts le prévoient. Il ne s’utilise pas dans le cadre de la procédure d’approbation des comptes annuels, qui nécessite une décision collective des associés de SARL. Les statuts peuvent également exclure certaines décisions pour ce type de consultation. Ils peuvent prévoir que la société l’utilisera en fonction des nécessités du moment. La décision de tous les associés dans un acte est extrêmement simple à mettre en œuvre. Elle consiste à faire signer les associés au pied d’un acte.
Elle a deux avantages : la simplicité et la rapidité du processus de prise de décision. En effet, la décision est prise immédiatement alors que, dans les autres modes de consultation, elle s’effectue généralement en deux temps. Elle ne nécessite pas de convocation comme en assemblée par exemple. Son inconvénient réside dans la majorité requise. Elle suppose, en effet, l’unanimité. Elle n’est donc utilisée, en pratique, que dans les sociétés qui comptent peu d’associés ou qui s’entendent très bien. De plus, les textes ne définissent pas les règles de conservation des documents qui résultent de ce processus de prise de décision.
