La plupart des sociétés ont l’obligation de tenir et de conserver un registre de leurs assemblées générales. Ce dernier obéit à un certain formalisme, notamment en matière de cote et de paraphe. Lors de son remplissage, il convient de respecter de nombreuses règles (pas de photocopie, signatures et paraphes originaux, etc.). Ce dossier vous dévoile les informations importantes à retenir au sujet du registre des assemblées générales : est-il obligatoire ? Que contient-il ? En quoi consiste la cote et la paraphe ? Sous quelle forme le tenir ? Combien de temps doit-on le conserver ?
Le registre des assemblées générales est-il obligatoire ?
Toutes les sociétés, civiles et commerciales, doivent obligatoirement tenir un registre de leurs assemblées générales. Cette règle concerne les sociétés à responsabilité limitée (SARL), les sociétés par actions (SAS, SA), les sociétés en commandite (SCA, SCS), ainsi que toutes les formes de sociétés civiles (SCI, SCM, SCP, etc.). De plus, les sociétés à associé unique (SASU et EURL) sont également visées par cette obligation. Toutefois, dans leur cas, on ne parle pas de registre des assemblées générales, mais de registre des décisions de l’associé unique.
Que contient le registre des assemblées générales ?
Comme son nom l’indique, le registre des assemblées générales contient toutes les décisions prises par les associés ou par l’associé unique en assemblée générale, par ordre chronologique. En pratique, tous les procès-verbaux dressés par une société doivent obligatoirement être imprimés sur des feuillets mobiles cotés et paraphés (voir ci-dessous). La signature originale de l’organe compétent doit apparaître. Il s’agit du gérant (SARL), des associés (SNC, SCS) ou des membres du bureau (SA, SAS, SCA). Le classeur ne doit contenir aucune page blanche. Il ne doit pas non plus y avoir de trous de numérotation.
La cote et le paraphe : qu’est-ce que c’est ?
La cote et le paraphe sont les deux éléments les plus importants à respecter. En effet, le « registre » en tant que tel n’est pas obligatoire pour toutes les formes juridiques (comme les SAS ou les SARL par exemple). Ce sont la cote et le paraphe qui sont indispensables. La cote sert à numéroter les pages ; le paraphe est une signature faite une autorité compétente. Ils ont pour objectif d’empêcher toute falsification d’information et s’effectuent auprès du tribunal de commerce, du tribunal judiciaire ou de la Mairie. Les deux premières solutions sont payantes, la troisième est gratuite.
Comment bien remplir les feuillets mobiles, cotés et paraphés ?
En matière de remplissage du registre, quelques règles de bonne gestion s’imposent. Tout d’abord, les feuillets doivent contenir les signatures et paraphes originaux. Les photocopies de procès-verbaux et collages de PV non cotés ni paraphés sont, en pratique, interdits. De plus, lorsqu’un document n’occupe pas l’intégralité du feuillet, la partie non utilisée doit être barrée afin qu’aucun ajout ne puisse être effectué ultérieurement. Les pages doivent se suivre dans la numérotation. Enfin, il n’est pas possible d’intervertir des feuillets.
Sous quelle forme peut-on tenir le registre des assemblées générales ?
La tenue du registre des assemblées générales peut s’effectuer sous deux formes : au format papier ou au format électronique (depuis le 1er janvier 2020). En ce qui concerne le format papier, il suffit d’acheter un classeur vendu dans les papeteries spécialisées et de le faire coter et parapher comme indiqué ci-dessus. La tenue au format électronique est toujours possible, sauf pour les SAS : il faut que les statuts la prévoient expressément. Les procès-verbaux sont horodatés et signés électroniquement. Infogreffe, par exemple, propose une solution de dématérialisation des PV d’assemblée générale (payante).
Combien de temps faut-il conserver le registre des assemblées générales ?
En principe, le classeur contenant les feuillets cotés et paraphés doit être conservé pendant au moins 6 ans à compter de la date du dernier procès-verbal qu’il contient. La société doit le mettre à disposition au profit de certains organismes en cas de contrôle (URSSAF, administration fiscale). Le représentant légal d’une société qui ne tient pas correctement le registre des assemblées commet une faute de gestion. Cette dernière peut, dans certains cas, faire l’objet de sanctions. En pratique, on recommande de conserver le registre des assemblées indéfiniment.
