Toutes les personnes physiques ou morales immatriculées au registre du commerce et des sociétés doivent indiquer plusieurs mentions obligatoires sur leurs documents commerciaux, donc sur les bons de commandes adressés aux clients.
Le bon de commande est un document couramment utilisé par les entreprises et d’une grande importance. Afin d’être en conformité avec la législation, nous vous indiquons toutes les mentions obligatoires à faire figurer sur vos bons de commande.
Les règles d’établissement des bons de commande
Les bons de commande établis par l’entreprise doivent obligatoirement indiquer, de manière lisible et compréhensible, plusieurs mentions obligatoires. Il s’agit notamment :
- des informations permettant d’identifier l’entreprise,
- et des informations spécifiques à la commande, dont l’étendue dépend de la qualité du client (particulier ou professionnel).
La conformité des bons de commande revêt une importance majeure pour l’entreprise. A défaut, le professionnel encourt une amende ainsi qu’un risque de remise en cause de la validité de la commande passée par le client.
Les mentions obligatoires pour identifier l’entreprise
Tout d’abord, les articles R123-237 et R123-238 du Code de commerce précise que les personnes immatriculées doivent indiquer sur leurs bons de commande (ou tout autre note de commande) :
- Le numéro unique d’identification de l’entreprise (numéro SIREN à 9 chiffres) ;
- La mention RCS suivie du nom de la ville où se trouve le greffe où elle est immatriculée ;
- Le lieu de son siège social ;
- Le cas échéant, qu’elle est en état de liquidation ;
- Le cas échéant, la qualité de locataire-gérant ou de gérant-mandataire ;
Voici quelques précisions supplémentaires :
- Pour les EIRL : il faut mentionner l’objet de l’activité professionnelle à laquelle le patrimoine est affecté et la dénomination utilisée par l’entreprise, qui contient obligatoirement le nom de l’entrepreneur ou un nom d’usage précédé ou suivi de la mention « EIRL » ou « Entrepreneur individuel à responsabilité limitée » ;
- Pour les sociétés commerciales, l’article R123-238 précise que la dénomination sociale doit être précédée ou suivie de la forme juridique. Par exemple : « SARL », « SAS », « Société à Responsabilité Limitée ». De plus, l’énonciation du montant du capital social est obligatoire pour les SARL et les sociétés par actions ;
- Pour les sociétés commerciales dont le siège est basé à l’étranger : la dénomination sociale, la forme juridique et le numéro d’immatriculation dans l’Etat où elle a son siège, s’il en existe un ;
- Pour les bénéficiaires d’un contrat d’appui au projet d’entreprise : la dénomination sociale de la personne morale responsable de l’appui, le lieu de son siège social, ainsi que son numéro unique d’identification.
Les mentions spécifiques sur les bons de commande adressés aux clients professionnels
Avant que le consommateur n’achète un produit ou une prestation de services, il doit être informé sur les caractéristiques essentielles de la commande, les prix HT et TTC, les taux de TVA applicables, les modalités de paiement, les modalités de livraison, les modalités de garantie et d’autres informations.
Cette obligation d’information pré-contractuelle est encadrée par les articles L111-1 à L111-3 et R111-1 à R111-3 du Code de la consommation
Pour répondre à cette obligation, il est nécessaire que le bon de commande comporte les mentions suivantes :
- L’identité du client : dénomination sociale (ou nom, prénom pour les entreprises individuelles), numéro SIRET, forme juridique, adresse de l’établissement. Il est également préférable d’indiquer le nom et le prénom de la personne qui passe la commande ;
- Le numéro de commande et la date d’édition de la commande ;
- La description de la commande passée : identification des produits ou marchandises, quantité, prix unitaire hors taxes, taux de TVA. Pour les prestations de services : descriptif de chaque prestation, quantité, durée estimée et prix unitaire hors taxes ;
- Le montant de la commande : total hors taxes (HT) pour chaque ligne de produits, de marchandises ou de services commandés, montant total HT et montant total toutes taxes comprises (TTC) de la commande ;
- Le numéro individuel d’identification à la TVA de l’entreprise ;
- Les modalités de livraison : date de livraison, conditions (franco de port, franco usine…) frais éventuels de livraison ;
- Les modalités d’exécution du contrat ;
- Les modalités de paiement : mode de paiement, délais, acomptes… ;
- Les modalités de garantie ;
- Le délai de rétractation dont dispose le consommateur et ses conditions d’exercice ;
- Le recours possible à un médiateur de la consommation en cas de litiges.
Nous conseillons vivement d’intégrer les conditions générales de vente directement sur les bons de commande, et surtout de les faire signer par le client après qu’il en ait pris connaissance. Nous évoquons ce sujet ici : Où mentionner les CGV et comment les faire accepter ?
Enfin, en cas de conclusion d’une commande à distance, des textes de loi spécifiques s’appliquent. Nous vous invitons à suivre ce lien pour plus d’informations : service-public.fr / achat à distance
Les mentions spécifiques sur les bons de commande adressés aux clients professionnels
Lorsque le bon de commande est adressé à un client professionnel, nous vous conseillons d’y intégrer toutes les mentions obligatoires prévues en matière de facturation. Ces informations sont indiquées dans l’article L441-3 du Code de commerce.
De plus, nous conseillons vivement d’intégrer les conditions générales de vente directement sur les bons de commande, et surtout de les faire signer par le client après qu’il en ait pris connaissance. Tout client professionnel peut demander la communication des conditions générales de vente de l’entreprise. Nous abordons le contenu de ce document dans ce dossier : les clauses des conditions générales de vente.
Enfin, depuis l’entrée en vigueur de la loi Hamon, nous vous rappelons que certains professionnels disposent également d’un droit de rétraction. Nous évoquons ce point ici : le droit de rétractation entre professionnels.
Check-list des points importants à ne pas oublier
Voici une check-list des points importants à ne pas oublier concernant les bons de commande :
- Les bons de commande émis par l’entreprise doivent comporter toutes les mentions obligatoires prévues par la législation ;
- Les obligations applicables en matière d’information pré-contractuelle dépendent de la qualité du client (professionnel ou consommateur). En fonction de cela, il faut suivre la législation applicable ;
- Le bon de commande doit toujours être signé par le client et par l’entreprise. Il est préférable que chaque signataire soit nommé (nom et prénom) ;
- Le bon de commande doit informer le client sur les conditions générales de vente applicables. Il doit en prendre connaissance et les accepter avant de conclure le contrat.
- La facture transmise au client doit faire référence au bon de commande. A ce titre, chaque bon de commande doit comporter un numéro d’identification unique.
